Hoe fusiekantoor telt® pijlsnel de efficiency verhoogt dankzij gamification

telt®, ontstaan uit een fusie tussen Staerk Accountants en ODG in januari 2023, streeft naar het elimineren van traditioneel handwerk door automatisering. Onder leiding van partner Martin Hazeleger heeft telt® een innovatieve aanpak geïmplementeerd die handmatig werk minimaliseert en efficiëntie maximaliseert.

De fusie werd ingegeven door een gezamenlijke visie op automatisering en efficiëntie. Martin Hazeleger, die zelf in 2012 begon met automatiseringsprocessen, zag de voordelen van deze samenwerking. "We wilden vooral de dingen blijven doen die we graag doen. Omdat te kunnen, speelt automatisering een grote rol."

Gebruik van Visionplanner en software-integratie

Een van de belangrijkste pijlers van de aanpak van telt® is het gebruik van Visionplanner voor de jaarrekening en tussentijdse cijfers. Daarmee werkten beide kantoren al voor de fusie. Ook werkten ze met dezelfde boekhoudsoftware: Twinfield en Exact Online. "Het mooie is dat we met dezelfde software werkten, wat de fusie een stuk eenvoudiger maakte," zegt Martin.

Recent is Hix geïmplementeerd als klantportaal voor aangiftes en digitale ondertekening, en Zenvoices voor automatisering van documentverwerking en boekhouding. Zo ontstaan actuele en complete gegevens voor tussentijdse rapportages en de jaarrekeningen.

Gefaseerde implementatie

Het accountantskantoor met vestigingen in Barneveld en Lunteren heeft gekozen voor een gefaseerde implementatie. Als eerste zijn klanten waarvoor telt® de boekhouding verzorgt overgegaan, gevolgd door klanten die hun eigen boekhouding doen.

Om het personeel vertrouwd te maken met de software, zijn er samen met de leveranciers trainingen georganiseerd. Ter ondersteuning van een efficiënte implementatie hielden medewerkers een document bij met vragen en problemen tijdens het proces. Daarnaast zijn er sessies om specifieke uitdagingen aan te pakken, zoals het automatisch verwerken van facturen die in eerste instantie niet door het systeem herkend werden.
“De ontwikkelingen gaan hard op softwaregebied en de implementatie van Zenvoices en Hix hebben we kort na elkaar uitgevoerd”, aldus Martin. “De flexibiliteit van ons personeel geeft ons de mogelijkheid om snel te handelen, daar zijn we heel trots op!

Wedstrijdelement en efficiëntie

Om het personeel te motiveren en efficiëntie te stimuleren, heeft telt® een wedstrijdelement geïntroduceerd. Werknemers worden aangemoedigd om doelen te behalen, zoals een bepaald percentage aan automatische factuurverwerking. Wanneer deze doelen worden bereikt, krijgen medewerkers een beloning, variërend van traktaties tot teamuitjes. “We zijn nu anderhalve maand onderweg met de automatisering en verwerken nu 29,1 procent van de administraties automatisch”, vertelt Martin met een glimlach. "Als we op 60% zitten met de automatisering, gaan we een activiteit organiseren. Hoe hoger het percentage, hoe groter de beloning wordt."

Voordelen van automatisering

Dankzij automatisering kan telt® meer werk verzetten met hetzelfde aantal medewerkers, waardoor een klantenstop niet nodig is. Het kantoor hoeft minder uit te besteden en kosten besparen, terwijl de controle over processen toeneemt. Ook is er meer ruimte voor proactief advies waarbij Visionplanner een ondersteunende rol biedt.

Continue verbetering

telt® laat zien hoe een accountantskantoor kan profiteren van fusies en automatisering om efficiënter en effectiever te werken. Door het omarmen van innovatieve technologieën en het creëren van een werkcultuur gericht op continue verbetering, verhoogt telt® niet alleen de efficiëntie, maar ook de kwaliteit van dienstverlening en realiseert het kantoor duurzame groei. “Wil je hier ook (aan) meewerken, neem gerust contact met mij op”, besluit Martin Hazeleger.

Schrijf je in voor Visionplanner Inspire

Wil jij ook een efficiëntieslag doorvoeren in jouw kantoor en ben je op zoek naar praktische handvatten hiervoor? Kom naar Visionplanner Inspire op 19 september in DeFabrique in Utrecht. Tijdens dit evenement zijn er diverse sessies waarin kantoren vertellen hoe zij succesvol veranderingen hebben doorgevoerd. Het wordt een leerzaam en inspirerend event. Zien we je daar?