Het auditproces in Visionplanner uitgelegd: deel 1, de voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor het auditproces in Visionplanner Audit. De voorbereiding op je auditproces is bepalend voor de controleaanpak en al het werk dat je verderop in het proces doet. In deze blog nemen we je mee in deze voorbereidingsfase. Dit is deel 1 van een vijfdelige blogserie waarin we het volledige auditproces in Visionplanner stap voor stap uitleggen. De komende weken behandelen we de 5 verschillende fases in het proces: voorbereiding, risicoanalyse op organisatieniveau, risicoanalyse op procesniveau, balans- en gegevensgerichte controle en de afronding.

Stap 1: Profiel opstellen

De voorbereiding op een audit in Visionplanner begint met het opstellen van een opdrachtprofiel. Dit is de basis van je dossier en zorgt ervoor dat je alle relevante informatie direct bij de hand hebt. In Visionplanner Audit worden de basisgegevens van de klant automatisch overgenomen van de klantenkaart. Je kunt de klantenkaart koppelen aan je CRM-systeem of bijwerken via een koppeling met de Kamer van Koophandel. Het voordeel hiervan is dat je altijd werkt vanuit één versie van de waarheid.

Naast de basisgegevens leg je in dit profiel vast om welk type opdracht het gaat en wie de Audit Manager, Audit Partner en Audit Senior zijn voor deze opdracht. In het tabblad Cijfers en posten zie je de cijfers die automatisch vanuit Visionplanner zijn ingelezen in het dossier. Dankzij standaardkoppelingen met veel boekhoudsoftware zijn de cijfers in Visionplanner altijd actueel. Je kunt hier nog een laatste check doen: zijn de cijfers na het aanmaken van het dossier nog gewijzigd dan kun je ze hier bijwerken.

Stap 2: Cliëntacceptatie en opdrachtvoorwaarden

In deze stap bepaal je de reikwijdte van de opdracht. Je geeft aan welk verslaggevingsstelsel is toegepast en welke controlestandaarden gelden. Zijn er extra werkzaamheden of belangrijke opdrachtvoorwaarden? Dan leg je deze hier vast.

Een belangrijk onderdeel is de cliëntacceptatie, opdrachtacceptatie en de opdrachtbevestiging. Dit moet gebeuren volgens de richtlijnen. We maken dit in Visionplanner extra makkelijk met het ingebouwde kennispaneel. Het kennispaneel biedt op elk moment toegang tot relevante richtlijnen, tools en standaardteksten. Zo hoef je nooit te zoeken naar de juiste documentatie en werkt iedereen in je team op dezelfde manier. Je voegt eenvoudig documentatie als bijlage toe aan je dossiers. Deze bijlagen komen automatisch terecht in de SharePoint-omgeving van je kantoor.

Tot slot kun je specifieke opdrachtkenmerken vastleggen, bijvoorbeeld of er sprake is van een initiële controleopdracht voor jouw kantoor of dat er sprake is van groepscontrole en accountants van groepsonderdelen betrokken zijn.

Stap 3: Controlestrategie bepalen

Een slimme planning voorkomt dat je in de uitvoeringsfase tijd verspilt aan onnodig werk of belangrijke risico’s over het hoofd ziet. Daarom is de controlestrategie een cruciaal onderdeel van de voorbereidingsfase.

In deze stap begin je met het bepalen van de materialiteit. Let op: wil je je eigen materialiteitsberekening gebruiken? Voeg deze dan als tool toe aan het kennispaneel, zodat je hem altijd bij de hand hebt en iedereen binnen het kantoor dezelfde methode gebruikt.

Voeg daarna de controleobjecten toe aan het dossier voor de belangrijkste transactiestromen, schattingen, andere rekensaldi en toelichtingen in de jaarrekening. Per controleobject bepaal je of de beheersingsmaatregelen moeten worden getoetst. Visionplanner Audit maakt dit proces visueel en intuïtief: je sleept gewoon de relevante posten uit de jaarrekening naar de controleobjecten.

Zodra je alle controleobjecten hebt toegevoegd, heb je een duidelijk beeld van de controleaanpak en kun je bepalen welke middelen nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Dit leg je vast in het dossier, samen met de teamsamenstelling en belangrijke data.

Stap 4: Teamoverleg en akkoord planningsfase

Voordat je de planningsfase afrondt, vindt het teamoverleg plaats. Leg belangrijke besluiten die in dit overleg zijn genomen over verplichte onderwerpen snel vast in het dossier. Visionplanner Audit helpt je door aan te geven welke onderwerpen dit zijn, zodat je niets over het hoofd ziet.

Na het teamoverleg wordt de planningsfase geaccordeerd door de Audit Partner. Hiermee is de voorbereidingsfase afgerond en heb je een solide basis gelegd voor een efficiënte en goed gestructureerde controle.

Nieuwsgierig naar de volgende stap? In onze volgende blog duiken we in de risicoanalyse op organisatieniveau, waarmee je organisatiebreed mogelijke risico’s inzichtelijk maakt.