7 tips voor een snelle en soepele jaarafsluiting

De jaarafsluiting is voor veel accountants en administratiekantoren een intensieve periode. Klanten verwachten hun cijfers steeds sneller, waardoor de piekdrukte snel toeneemt. Maar wat als je het hele jaar door slim werkt aan je administratie, zodat de jaarafsluiting een fluitje van een cent wordt? Yuki en Visionplanner delen samen 7 praktische tips om je jaarafsluiting snel en efficiënt te laten verlopen.

1. Werk het hele jaar door aan je administratie

Door periodiek je administratie op orde te brengen, voorkom je verrassingen. Waarom zou je alle correcties en controles aan het eind van het jaar doen, als je het ook automatisch kan laten controleren met de Kwaliteitsmonitor van Yuki. 

Deze geeft dagelijks een rapportcijfer op basis van kwaliteitscontroles, zodat je real-time inzicht hebt in de volledigheid en correctheid van de administratie. Door hier maandelijks een rapport van te draaien, zorg je ervoor dat je al verslaglegging van 12 periodes hebt en kom je niet achter eventuele discrepanties aan het einde van het jaar. Ook weet je zeker dat jouw klant in de dashboards van Visionplanner en Yuki kijkt naar kwalitatieve cijfers.

2. Betrek de ondernemer tijdig bij het proces

Een snelle jaarafsluiting begint bij een ondernemer die zijn zaken op orde heeft. Dat betekent: tijdige aanlevering van facturen en bonnetjes. Door zoveel mogelijk processen te automatiseren – zoals automatische bankkoppelingen en digitale factuurverwerking – zorg je ervoor dat de ondernemer nauwelijks handmatige handelingen hoeft te verrichten. In Yuki kun je bovendien vragen sturen over documenten, direct bij het betreffende document of de factuur, zodat de ondernemer precies weet waar het over gaat. Zo hoef je niet aan het einde van het jaar nog achter informatie aan.

3. Werk met real-time data voor een foutloze jaarrekening

Dankzij de integratie tussen Yuki en Visionplanner heb je continu inzicht in de meest actuele cijfers. Zodra er iets wijzigt in de administratie, zie je dit direct terug in Visionplanner. Door te werken met periodeafsluitingen zorg je ervoor dat de cijfers per afgesloten periode definitief zijn. Dit voorkomt dat je tijdens het samenstellen van de jaarrekening in Visionplanner Compilation wordt verrast door tussentijdse mutaties.

4. Zorg dat de ondernemer zelf gemotiveerd is

Hoe beter de ondernemer meewerkt, hoe soepeler de administratie verloopt. Maar hoe krijg je hem zover? Door hem inzicht te geven in de voordelen. Een up-to-date administratie betekent grip op de financiële situatie en altijd inzicht in de actuele cijfers. Gebruik dashboards en rapportages om de impact te laten zien. Dit motiveert ondernemers om zelf ook proactief te zijn.

5. Automatiseer waar mogelijk

Maak gebruik van de juiste tools om administratieve processen te stroomlijnen. Denk aan  het inzetten van de Yuki Assistant app voor het eenvoudig uploaden van bonnetjes of de automatische bankkoppeling voor transacties die automatisch in je administratie terechtkomen. En handmatig koppelen van grootboekrekeningen voor de dashboards en jaarrekening? Dat is verleden tijd, Yuki en Visionplanner ondersteunen namelijk beiden RGS. Hoe minder handmatig werk, hoe minder fouten en hoe sneller de jaarafsluiting verloopt.

6. Gebruik checklists om niets te missen

Checklist voorkomen dat je aan het eind van het jaar nog ontbrekende posten moet opsporen. In Yuki is de Kwaliteitsmonitor een opbouw van de complete checklist in Yuki. Bij de jaarafsluiting doorloop je in Yuki de gehele checklist en geef je per grootboekrekening aan dat deze is gecontroleerd. In Visionplanner controleer je de rubrieken op stamenstelwaardigheid en afwijkingen ten opzichte van vorig jaar. Hierbij kun je notities en bijlagen makkelijk laten terugkomen in het samensteldossier.

7. Werk met dezelfde datasets

Zorg ervoor dat de gegevens in de administratie overeenkomen met de jaarrekening. Werk je met verschillende datasets, dan loop je het risico dat correcties niet goed doorkomen en de aansluiting ontbreekt. Door consistent te werken binnen dezelfde systemen, voorkom je tijdrovend speurwerk en fouten bij de aansluiting.

Bespaar tijd en help je klant met actuele cijfers

In de ideale situatie ben je in Yuki altijd bij met je administratie door continu de controle uit te voeren en deel je deze met de klant via interactieve dashboards in Visionplanner. Als alle periodes zijn afgesloten, controleer je de samenstelwaardigheid, waarna het opstellen van de jaarrekening een fluitje van een cent is. Dit voorkomt veel uitzoekwerk en controles met terugwerkende kracht. En dat bespaart je als accountantskantoor weer veel tijd én zorgt ervoor dat je je klant snel kunt helpen met actuele cijfers.

Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? Meld je dan aan voor het webinar van Yuki en Visionplanner op donderdag 27 maart om 10 uur. We laten je aan de hand van een demo webinar zien hoe je voortaan moeiteloos en snel tot een jaarrekening komt.