Budget niet gehaald, wat nu? Zo stuur je slim bij als accountant of ondernemer

Je hebt samen met je klant een begroting opgesteld en het jaar is in volle gang. Maar nu blijkt dat de werkelijkheid anders is dan de verwachting. De omzet blijft achter, kosten lopen op, of juist andersom: de cijfers zien er veel rooskleuriger uit dan gedacht.

Wat doe je als de begroting niet meer aansluit op de realiteit? Het heeft weinig zin om het hele jaar vast te houden aan een begroting die in januari al achterhaald was. Maar je wilt ook niet continu bijstellen, waardoor de begroting een kopie wordt van de actuele cijfers. In dit blog vertellen we hoe je slim bijstuurt met een dynamische en relevante begroting.

Analyseer de verschillen: waarom wijkt de begroting af?

Belangrijk bij financiële sturing is niet alleen het zien van verschillen, maar ook begrijpen waarom ze ontstaan. Een goed dashboard helpt je hierbij. Door de begroting en actuele cijfers naast elkaar te leggen, zie je direct waar afwijkingen zitten. Is een bepaalde kostenpost veel hoger dan verwacht? Dan is het tijd om kritisch te kijken of er moet worden bijgestuurd. Blijft de omzet achter? Dan kun je samen met de ondernemer bespreken of er strategische aanpassingen nodig zijn.

Een valkuil is om direct de begroting aan te passen zonder eerst te kijken wat er aan de hand is. Een incidentele afwijking betekent niet direct dat de begroting niet klopt. Misschien zijn er in een kwartaal extra kosten gemaakt die in de rest van het jaar worden gecompenseerd. Daarom is het goed om halfjaarlijks of per kwartaal een ijkmoment te nemen: loop je echt uit de pas, of is het nog te vroeg om te concluderen dat de begroting niet klopt?

Werk met scenario’s om flexibel te blijven

Als de situatie verandert, hoef je niet direct je begroting te overschrijven. In plaats daarvan is het beter om met scenario’s te werken. Dit geeft de mogelijkheid om verschillende uitkomsten te verkennen en een plan te maken voor verschillende situaties.

In Visionplanner zet je eenvoudig verschillende scenario’s naast elkaar om de impact van wijzigingen inzichtelijk te maken. Stel dat de energiekosten fors zijn gestegen, dan kun je een scenario maken waarin je deze hogere kosten meeneemt en bekijkt hoe dat zich vertaalt naar het nettoresultaat. Of als de omzet groeit, kun je een nieuw scenario maken waarin je extra investeringen meeneemt, zoals het aannemen van personeel.

Laat de oorspronkelijke begroting intact en maak een nieuw scenario waarin je de meest actuele ontwikkelingen meeneemt. Zo kun je later terugkijken naar je oorspronkelijke plan en evalueren hoe de financiële situatie zich tijdens het jaar ontwikkelde. Je blijft controle houden zonder dat je oorspronkelijke doelstellingen verloren gaan.

Gebruik Auto Forecast om vooruit te kijken

Soms wil je niet de hele begroting aanpassen, maar wil je wel weten waar je eindigt als de huidige trend zich voortzet. Dan biedt de Auto Forecast in de begrotingsmodule van Visionplanner uitkomst.

Auto Forecast combineert actuele cijfers met de begroting en maakt op basis daarvan een jaarvoorspelling. Stel dat je werkelijke cijfers bekend zijn tot en met maart, dan wordt de forecast automatisch aangevuld met de begrotingscijfers voor de rest van het jaar. Zo krijg je direct inzicht in waar je aan het einde van het jaar staat als alles op deze voet doorgaat.

Het handige hiervan is dat de voorspelling steeds realistischer wordt naarmate het jaar vordert. Elke maand komen er actuele cijfers bij, waardoor je een steeds beter beeld krijgt van waar je financieel op uitkomt. Dit helpt ondernemers om te bepalen of ze hun strategie moeten aanpassen en het geeft accountants handvatten voor hun advies.

Betrek de ondernemer bij het maken van de begroting

Veel ondernemers hebben hun doelen en plannen in hun hoofd, maar vertalen die niet altijd direct naar cijfers. Dit is waar samenwerking met een accountant belangrijk wordt. Een begroting is namelijk niet alleen een document dat door de accountant wordt opgesteld. Het is een hulpmiddel waarmee de ondernemer actief kan sturen.

In de praktijk gebeurt het nog vaak dat accountants de begroting helemaal zelf maken, terwijl de ondernemer vooral wordt geïnformeerd over het eindresultaat. Maar door ondernemers actief mee te laten werken, wordt de begroting een veel krachtiger instrument. Dit kan bijvoorbeeld door hen editing rechten te geven in Visionplanner, zodat ze zelf scenario’s kunnen opstellen en bijwerken waar nodig.

Of spreek af dat de accountant en de ondernemer elk in een apart scenario werken: scenario 1 blijft bij de accountant, scenario 2 wordt door de ondernemer gebruikt om nieuwe plannen en verwachtingen te verwerken. Zo blijft de accountant de controle houden, maar krijgt de ondernemer de ruimte om actief betrokken te blijven.

Je kunt als accountant ook kiezen voor een vraaggesprek met de ondernemer en op basis van de antwoorden de begroting opstellen. Vraag dan naar concrete ontwikkelingen in zijn bedrijf. Welke trends ziet de ondernemer? Zijn er veranderingen in klantgedrag? Moet het prijsmodel worden aangepast? 

Door op deze manier het gesprek aan te gaan, help je de ondernemer om zijn plannen concreet te maken en vertaal je zijn inzichten naar een realistische begroting.

Van passief afwachten naar proactief sturen

Het hoeft geen probleem te zijn als je de begroting niet haalt, zolang je op tijd bijstuurt. Door actief de verschillen te analyseren, scenario’s op te stellen en met Auto Forecast vooruit te kijken, zorg je ervoor dat de begroting een levend document blijft dat je helpt om onderbouwde beslissingen te nemen.

Of het nu gaat om kostenbeheersing, strategische investeringen of het herzien van groeiplannen, het belangrijkste is dat ondernemers en accountants samen de cijfers blijven bespreken en op basis daarvan beslissingen nemen. Want financiële grip krijg je niet door alleen terug te kijken, maar vooral door vooruit te denken.

Dit was de derde blog in een reeks over de begrotingsfunctionaliteit in Visionplanner. Lees ook eens de vorige blogs ‘6 tips voor een goede begroting’ en ‘4 redenen waarom je een begroting moet toevoegen aan je dashboard’. 

Via onderstaande knop ontdek je in een interactieve demo meer over de begrotingsfunctionaliteit in Visionplanner. Let op: deze demo is alleen beschikbaar op een desktop.