6 tips voor een goede begroting

Een begroting is essentieel voor financieel inzicht. Of het nu gaat om kostenbeheersing, het aantonen van financiële stabiliteit bij een financieringsaanvraag of strategische planning. Een goed onderbouwde begroting helpt om grip te krijgen en houden op de toekomst. Maar hoe zorg je ervoor dat de begroting je daadwerkelijk waarde biedt, en niet alleen een mooi overzicht is op ‘papier’? In dit blog geven we je 6 praktische tips voor een goede begroting, waar je echt iets aan hebt.

Betrek de ondernemer bij het opstellen van de begroting

Deze tip is voor accountants en adviseurs: neem je klant mee wanneer je een begroting opstelt. Het gebeurt nog vaak dat de accountant of adviseur de begroting opstelt voor de ondernemer, zonder actieve betrokkenheid van die laatste. Een gemiste kans, want de begroting is van de ondernemer. Hij is de expert van zijn bedrijf en kan daarom het beste de cijfers duiden. Als de ondernemer meewerkt aan het opstellen van de begroting, is hij beter op de hoogte van de financiële doelstellingen, en voelt het meer als zijn document. Dit vergroot de kans dat hij de begroting gedurende het jaar gebruikt als actief stuurmiddel. Bovendien biedt het adviseurs de gelegenheid om hun financiële expertise in te zetten voor nuttige adviesgesprekken. Je ziet op tijd waar je klant voor- of achterloopt en kunt dan samen kijken aan welke knoppen je gaat draaien om weer in de pas te lopen.

Er zijn twee manieren om de ondernemer te betrekken bij het opstellen van de begroting: je kunt in een vraaggesprek samen door de cijfers heen lopen. Vraag je klant naar de benodigde informatie, laat hem zijn visie tonen en vraag door. Of laat de ondernemer zelf de begroting opstellen en kijk daarna als accountant of adviseur mee. In Visionplanner kun je de ondernemer toegang geven tot de begroting en kunnen ze makkelijk zelf aan de slag.

Werk vanuit historische cijfers en herken patronen

Om realistische verwachtingen te formuleren, is het slim om een begroting op te stellen vanuit een referentiepunt. Namelijk de cijfers van voorgaande jaren. Zo wordt snel duidelijk welke patronen zich herhalen, zoals seizoensgebonden pieken en dalen in de omzet en kosten. Stel: een onderneming heeft 120.000 euro omzet in een jaar, maar het gaat om een ijssalon. Dan is het waarschijnlijk niet keurig 10.000 euro per maand, maar is de omzet hoog in de zomer en laag tot niets in de winter.

Wanneer je historische gegevens gebruikt als basis, wordt de begroting realistischer. In Visionplanner importeer je eenvoudig de cijfers van vorig jaar als startpunt. De software neemt seizoenspatronen automatisch mee, en verdeelt deze keurig naar rato over de maanden zodat het klopt met de werkelijke situatie. Dit bespaart tijd en zorgt voor een nauwkeurig uitgangspunt.

Maak verschillende scenario’s voor flexibiliteit

Met de begroting maak je een inschatting van de toekomst, maar de werkelijkheid wijkt daar meestal van af. Onvoorziene marktomstandigheden, veranderende kosten of onverwachte meevallers kunnen de cijfers gedurende het jaar beïnvloeden. Als je goed voorbereid wil zijn op verschillende situaties, doe je er goed aan om meerdere scenario’s door te rekenen.

Door te werken met een optimistisch, realistisch en worst-case scenario kan de ondernemer snel bijsturen als het nodig is. Je krijgt inzicht in de impact van bijvoorbeeld hogere energiekosten of een stijging in personeelskosten. In Visionplanner kun je verschillende scenario’s opzetten en direct vergelijken, zodat je onderbouwde financiële beslissingen neemt.

Gebruik bestaande begrotingen uit Excel

Ondernemers maken soms al een begroting in Excel. Dit is voor de meeste mensen een bekende, uitgebreide en laagdrempelige manier. Toch is een begroting in Excel niet ideaal, omdat deze losstaat van de dagelijkse financiële administratie. Hierdoor wordt het lastiger om actuele cijfers en prognoses op elkaar af te stemmen.

Daarom is het in Visionplanner mogelijk om snel een bestaande Excel-begroting te importeren, zodat je deze kunt koppelen aan de actuele cijfers van een organisaties. Werken in Visionplanner heeft tal van voordelen vergeleken met Excel, met name de scenariofunctionaliteit, automatische berekeningen en de integratie met de jaarrekening en dashboards. Dit alles bespaart handmatig werk en verkleint de kans op fouten.

Monitor de begroting met dashboards

De begroting heeft de meeste waarde als je hem actief monitort. In de praktijk verdwijnt een begroting vaak na het opstellen in een map of digitaal archief, om pas weer tevoorschijn te komen aan het einde van het jaar. Dat is zonde. Door de begroting actief te monitoren en vergelijken met de actuele cijfers, kun je op tijd ingrijpen als de resultaten afwijken van de verwachtingen.

In Visionplanner kun je de begroting koppelen aan je dashboards, zodat je tijdens het jaar ziet hoe de cijfers zich verhouden tot je doelstellingen. Zo stuur je snel bij en voorkom je financiële verrassingen aan het einde van het boekjaar. Je voegt de begroting eenvoudig als widget toe aan het dashboard, waardoor de belangrijkste cijfers altijd inzichtelijk blijven.

Neem niet-financiële gegevens mee in de begroting

Aanvullende niet- of semi-financiële cijfers kunnen waardevolle inzichten opleveren. Denk aan het aantal verkochte producten in verhouding tot de omzet, personeelskosten tegenover het aantal fte of de omzet per vierkante meter winkeloppervlak.

Wanneer je deze informatie meeneemt in de begroting ontstaat er een completer beeld van de prestaties van een bedrijf. In Visionplanner kun je aanvullende cijfers gewoon bijvoegen, zodat je eenvoudig de financiële en operationele gegevens combineert. Zo analyseer je snel wat deze cijfers wel of niet bijdragen aan het halen van je doelstellingen.

De begroting: meer dan een financieel overzicht

Een begroting kan een strategisch hulpmiddel zijn om grip te krijgen en te houden op de toekomst, in plaats van alleen maar een financieel overzicht. Wanneer je samenwerkt met de ondernemer, gebruik maakt van historische patronen, scenario’s opstelt en de begroting integreert in je dashboards, blijft de begroting relevant.

In de volgende blog vertellen we je meer over het integreren van de begroting in je dashboards en hoe dit je nog meer financieel inzicht geeft.

Via de onderstaande knop kun je met een interactieve demo meer ontdekken over de begrotingsfunctionaliteit in Visionplanner. Let op: deze demo is alleen beschikbaar op een desktop.