Zo zet je AI in bij verbetering van klantcontact

Kunnen accountants en administratiekantoren de betrokkenheid van hun klanten vergroten via Artificial Intelligence (AI)? Tijdens een door Visionplanner georganiseerde hackathon op 24 en 25 april gingen onze developers, testers, product owners in Nederland en India op zoek naar antwoorden op deze vraag met behulp van ChatGPT. Binnen 36 uur zijn meerdere ideeën werkend opgeleverd die direct waarde hebben voor accountants- en administratiekantoren en hun klanten. 

Leuk die nieuwe technologie, maar waar begin je? Het digitale meesterbrein geeft antwoord: “ChatGPT kan de accountancysector en zijn klanten helpen met efficiëntere communicatie, nauwkeurigere gegevensverwerking, betere klantervaring en verbeterde analyse.” 

Cijferschaamte

Het is de deelnemers aan de hackathon duidelijk. Er zijn genoeg kansen om met AI waarde toe te voegen aan bestaande software. Bij jaarrekeningen en financiële overzichten bijvoorbeeld. Die staan vol jargon dat de accountant begrijpt. Voor de ondernemer is het niet altijd duidelijk hoe hij bepaalde ontwikkelingen in de cijfers moet interpreteren. Dit leidt dikwijls tot cijferschaamte bij de ondernemer. Gevolg is een lage betrokkenheid bij de cijfers, waarmee de kans op verkeerde beslissingen toeneemt. Hoe kunnen we cijferschaamte wegnemen? Deelnemers aan de hackathon hebben een oplossing bedacht.

Financiële duiding met AI

Ondernemers krijgen via de informatieknop in de mobiele Visionplanner app een jargonvrije uitleg van financiële begrippen (bijvoorbeeld liquiditeit, solvabiliteit). Daarbij zit ook een uitleg over hoe die ratio’s zijn te verbeteren. ChatGPT baseert zijn advies op de waarden van de betreffende KPI voor de huidige en vorige periodes.

Accountant in de broekzak

“De accountant besteedt relatief veel tijd aan uitleg van ontwikkelingen in cijfers en ratio's binnen jaarrekeningen en dashboards”, zegt Arjan van Beek, product marketing manager bij Visionplanner. “Tijdens de hackathon hebben we daarom geëxperimenteerd met de toepassing van AI in onze mobiele app. Hiermee heeft de ondernemer de accountant altijd in zijn broekzak. Met een druk op de knop krijgt hij uitleg over de ontwikkeling van cijfers en ratio's, ook buiten de kantoortijden van de accountant.”

Vergroting waardering

“Het advies van AI maakt de adviesbehoefte bij ondernemers concreter”, vervolgt Arjan. “De ondernemer krijgt bijvoorbeeld via de mobiele app informatie over zijn solvabiliteit en advies voor verbetering. Als zijn nieuwsgierigheid is gewekt, belt hij zijn accountant om te vragen hoe dit is te realiseren. De accountant op zijn beurt ziet het ook als een ondernemer via de app uitleg over een ratio vraagt en het advies van AI. Hij kan vervolgens contact opnemen en weet bijna zeker dat zijn klant op advies zit te wachten op dat specifieke onderwerp. Dat vergroot de waardering van de ondernemer voor zijn accountant. En tegelijkertijd kan de accountant efficiënter werken.”

Betrokkenheid bij dashboards

Het vergroten van betrokkenheid bij dashboards is een andere functie die tijdens de hackathon is ontwikkeld. De accountant werkt de administratie minimaal maandelijks bij en deelt het dashboard met de ondernemer. Dit gaat via een automatische uitnodiging die voorzien is van een generieke tekst. De ervaring is dat de ondernemer niet altijd kijkt op het dashboard wanneer dat wel zou moeten.

Actief met cijfers aan de slag

Door gebruik van AI is die uitnodiging voor de ondernemer veel relevanter te maken, zonder dat het de accountant extra tijd kost. ChatGPT genereert een toelichting op basis van de cijfers in het dashboard. Denk aan informatie over afwijkingen in de omzet, kosten en winst. Of toelichting van kengetallen. Hierdoor krijgt de ondernemer meer context en is de kans groter dat hij actief met de cijfers aan de slag gaat. Goed om te weten, voor verzending kan de accountant de uitnodigingstekst aanpassen. Huidige AI-modellen kunnen niet garanderen dat de inhoud 100% overeenkomt met de behoefte van de gebruiker. Daarom bepaal je als adviseur altijd welke boodschap je klant te zien krijgt.

IJverige leerling

“ChatGPT is een ijverige leerling, maar niet alle tekstvoorstellen die uit het model komen zijn al goed genoeg”, zegt Joris Joppe, managing director bij Visionplanner. “De ontwikkelingen gaan razendsnel. Daarom is het waardevol om de technologie nu te implementeren en zo snel mogelijk ervaring op te doen. We denken dat de modellen zo snel verbeteren, dat we op korte termijn volwassen oplossingen kunnen aanbieden.” 

Wanneer komen deze AI-toepassingen beschikbaar?

Arjan: “Tijdens de hackathon hebben we beide toepassingen werkend gezien. Onze developers kijken momenteel wat er nodig is om de functies in productie te nemen. We hebben geconstateerd dat ze op korte termijn beschikbaar kunnen zijn als pilotfunctie. Maar dat niet alleen; AI biedt kansen om waarde toe te voegen aan al onze softwareproducten. Die gaan we samen met de gebruikers van onze software onderzoeken." 

Meld je aan als Visionplanner VIP

Wil jij de klantgerichtheid bij jouw kantoor verhogen? Meld je via onderstaand formulier  aan als Visionplanner VIP. Je krijgt een e-mail als de AI-functies voor jou beschikbaar zijn. Dan kun je gaan testen. Wees gerust, we helpen je op weg zodat je snel profiteert van waarde van AI voor jouw kantoor.