Wat is risicogericht samenstellen en wat betekent dit voor je kantoor?

Risicogericht samenstellen wordt nog niet door alle accountantskantoren toegepast, maar is inmiddels redelijk ingeburgerd als werkwijze voor het samensteldossier. Doordat administraties vaker online worden ingericht en real-time connecties hebben met allerlei andere applicaties, kunnen ze gedurende het hele jaar gemakkelijker actueel gehouden worden. Dit heeft gevolgen voor het samenstelproces. Ook standaarden zijn hier inmiddels op aangepast. Denk aan de herziening van de Standaard 4410, die zorgt voor meer flexibele kaders rond samenstellen. Maar wat is nu precies het verschil tussen risicogericht en traditioneel samenstellen, en wat zijn de gevolgen voor je kantoor?

Risicogericht samenstellen - Wat is het?

Bedrijven die als BV, NV of coöperatie zijn ingeschreven moeten elk jaar een overzicht van hun financiële situatie naar de Kamer van Koophandel sturen, de jaarrekening. Accountants stellen deze jaarrekening samen op basis van informatie die door ondernemers wordt aangeleverd. Bij het traditionele samenstellen worden alle informatie en posten in de administratie goed doorgelopen en door de accountant op een rij gezet en verwerkt. Bij risicogericht samenstellen werkt dit anders en neemt de accountant een groot deel van de gegevens zo over uit de administratie. Alleen voor de risicoposten worden aanvullende werkzaamheden gedaan die worden vastgelegd in het dossier.

Risicogericht samenstellen - een andere mindset

Risicogericht samenstellen vereist van accountants een andere werkwijze dan ze vanuit het verleden gewend zijn. We komen regelmatig accountants tegen die zich verbazen over hoe ‘dun’ een samensteldossier kan zijn, dat bovendien uitstekend voldoet aan regelgeving. In het proces ga je van hele uitgebreide werkprogramma’s naar een situatie van ‘professional judgement’. De accountant heeft de vrijheid om vanuit zijn eigen inschatting de risico’s te bepalen. Kennis van de onderneming is daarbij wel cruciaal. Als je de organisatie al wat langer kent weet je welke stappen belangrijk zijn, waar risico’s zouden kunnen zitten en welke posten een extra check nodig hebben. Daarnaast moet je ook weten voor welke beslissingen de ondernemer de jaarrekening gebruikt, en welke posten dus belangrijk zijn voor hen. Dit zou je ook vast kunnen leggen in een uitgebreide bedrijfsbeschrijving, die geraadpleegd kan worden als bijvoorbeeld iemand anders de jaarrekening maakt.

Als je risicogericht wilt gaan samenstellen moeten de randvoorwaarden goed zijn. Als je ook gedurende het jaar al samenwerkt met een onderneming, bijvoorbeeld voor advies, dan ken je de administratie en monitor je zelf de kwaliteit daarvan. Risicogericht samenstellen is dan een logisch gevolg omdat je bepaalde zaken administratief al op orde hebt. Bij nieuwe klanten zul je je wellicht nog niet volledig kunnen beperken tot risicogerichte benadering. Je moet dan de onderneming nog leren kennen en weten hoe de administratie tot stand is gekomen, en of je kan vertrouwen op de kolommenbalans.

Risicogericht samenstellen - De voordelen

Als je risicogericht gaat samenstellen zul je merken dat je als accountants- of administratiekantoor veel efficiënter gaat werken. Een van de grootste voordelen is dat je geen werkzaamheden meer dubbel doet en daardoor per dossier tijd bespaart. Zo breng je niet meer enkel de historische informatie in kaart, maar je krijgt meer tijd om met je klant te kijken naar het hier en nu en de toekomst. Daarnaast verdeel je de werkzaamheden over het hele jaar en haal je druk weg uit je jaarrekeningseizoen. Doordat je op een andere manier werkt, vanuit een totaalplaatje, wordt de kennis en het bewustzijn van zowel de klant als de collega’s op kantoor vergroot. En de kwaliteit van je administratie en jaarrekening gaat er op vooruit.

Risicogericht samenstellen - Geschikte software

De overstap naar risicogericht samenstellen vereist een ander werkproces met de daarbij behorende software. De uitgebreide werkprogramma’s kunnen worden vervangen door een eenvoudigere werkwijze, die bestaat uit planning, uitvoering en afronding. De Jaarrekening-software van Visionplanner is helemaal ontworpen rondom risicogericht samenstellen. We richten het zo in dat in de planningsfase de risico’s worden gedefinieerd op basis van een bedrijfsbeschrijving en cijferbeoordeling. In de uitvoering werken ondernemer en accountant samen aan het dossier en in de afronding beoordeelt de accountant of de risico’s voldoende gemitigeerd zijn. Uit klantervaring blijkt dat je met Visionplanner zo’n 3 uur per jaarrekening bespaart ten opzichte van klassieke samenstel-software.

Wil je meer weten over de voordelen van risicogericht samenstellen? Op 27 september 2022 organiseren we een webinar met John Weerdenburg van de Auxilium Groep.