5 tips om samenstelstress te voorkomen

Traditioneel betekent het samenstellen van jaarrekeningen een pijnlijk piekmoment voor accountants. De periodes februari tot en met mei en de maanden november en december zorgen niet alleen voor extra drukte en daarmee voor overwerken en stress bij medewerkers. Het ontneemt de accountants ook de tijd die ze eigenlijk willen hebben om hun klanten te adviseren over hun bedrijfsvoering. In dit blog geven we een aantal tips om die beruchte piekmomenten te voorkomen.

Actuele cijfers

Voor ondernemers geldt dat ze het meeste belang hechten aan inzicht in actuele cijfers. Dat geeft immers aan hoe ze ervoor staan en waar de kansen liggen voor de nabije en verdere toekomst. In het interpreteren van die cijfers zit de meerwaarde van de accountant. Maar ruwweg de helft van het jaar komt de accountant niet toe aan die adviesrol omdat de jaarrekening alle tijd opslurpt. Dat is vervelend voor de ondernemer, die daardoor waardevol advies mist. Maar ook voor de accountant die zijn concurrentiepositie wellicht verzwakt en omzet misloopt. Gelukkig zijn er manieren om jaarrekeningen efficiënter samen te stellen.

Tip 1 - Zorg voor spreiding van de werkzaamheden

Er zijn veel onderdelen van de jaarrekening waarmee je niet hoeft te wachten tot het moment van samenstellen. Je kunt er maandelijks of per kwartaal voor zorgen dat de administratie is bijgewerkt. Dat moet sowieso voor de BTW-aangifte. Met een beetje extra werk neem je daarin ook de overige zaken mee. Het identificeren van risicoposten bijvoorbeeld. Het waarderen van de voorraad. De openstaande debiteuren en crediteuren. En de afschrijvingen op vaste activa. Door het werk op die manier te spreiden over het jaar neem je al veel druk weg van de piekperiodes.

Tip 2 - Verdeel het werk

Traditioneel verzorgt dezelfde accountant de administratie én de jaarrekening. Maar dat hoeft natuurlijk niet. De administratie kan door andere medewerkers opgepakt worden. Sommige kantoren outsourcen dat deel van het werk zelfs naar het buitenland. Zolang je zeker bent van de kwaliteit van de administratie, en de software goed op elkaar aansluit, zijn dit twee goede manieren om de werkdruk bij de accountant te verlagen zodat er meer tijd overblijft voor consultancy.

Tip 3 - Beperk je tot verplichte onderdelen

De jaarrekening is in de basis een verantwoordingsdocument. Maar in de loop van de tijd is het voor veel meer doeleinden gebruikt en daardoor uitgegroeid tot grotere proporties. Veel kantoren zijn gewend om buiten de verplichte onderdelen ook andere zaken op te nemen. Denk aan een bedrijfsbeschrijving, kengetallen, een resultatenanalyse of andere bijlagen. En de toelichting op de balans en winst- en verliesrekening is vaak veel uitgebreider dan vereist is. Er is veel tijd te besparen door je te beperken tot het presenteren van de informatie die verplicht is.

Tip 4 - Stel risicogericht samen

Een modern boekhoudpakket biedt veel voordelen voor zowel de ondernemer als de accountant. Als de kwaliteit van de administratie hoog is, en er gewerkt wordt met goede rapportage software, zijn veel posten gedurende het jaar al grondig gecheckt. Dat houdt in dat tijdens het samenstellen alleen nog naar risicoposten hoeft te worden gekeken. Dit scheelt op iedere jaarrekening een paar uur.

Tip 5 - Zorg voor een kwaliteitscontrole

Naast alle efficiencyvoordelen blijft de kwaliteit van de jaarrekening natuurlijk het belangrijkste. Deze kun je borgen door van begin tot eind een kwalitatief proces in te richten. Als je aan de voorkant van het proces al begint met checklists voor het administratiedossier dan werkt dat door in de kwaliteit van het samensteldossier. En uiteraard is het van belang te kiezen voor samenstelsoftware die de regelgeving eenvoudiger maakt.

Goed voornemen

Het samenstellen van de jaarrekening kan dus slimmer, waardoor piekmomenten worden voorkomen. Wacht niet tot je straks weer zo druk bent dat er nauwelijks tijd is om over iets anders na te denken. Voorkom dat ondernemers overstappen naar een accountant die wél tijd heeft om in bredere zin met ze mee te denken. Bereid je dit jaar nog voor op het anders aanpakken van de jaarrekeningen. Dat werkt sneller en leuker voor iedereen.

Om je op weg te helpen hebben we een webinar georganiseerd over Risicogericht Samenstellen met John Weerdenburg van de Auxilium Adviesgroep. Laat je e-mailadres hieronder achter en we sturen je de opname toe.