Waar doen we het allemaal voor?

Als je nu één of ander wazig stuk over maatschappelijk belang of vertrouwen in de financiële sector verwacht, moet ik je teleurstellen. Dit gaat over een veel concreter onderwerp. Namelijk wat we allemaal controleren, checken, verifiëren, vaststellen aan de cijfers die we als accountants- of administratiekantoor aan MKB ondernemers opleveren. Nieuwe inzichten laten zien dat het tijd is voor een andere aanpak.

Controles

Ik heb het dan over zaken als een BTW-rondrekeningen, controles van tussenrekeningen, aansluitingen van salarissen en meer van dat soort dingen. Grof gezegd worden deze controles o.b.v. één of meer van de volgende gronden uitgevoerd:

• het moet - ik kan me zo gauw geen voorbeeld bedenken maar wellicht denken we dat er een verplichting is om bepaalde zaken vast te leggen;
• de kans op fouten in de cijfers is groot en de controles helpen ons deze fouten eerder te signaleren;
• we hebben het altijd zo gedaan (dit wordt soms ook wel verward 'het moet').

Administratiedossier

In Visionplanner worden deze controles gedocumenteerd in het administratiedossier. We hebben daar gekozen voor een eenvoudige en efficiënte manier van documenteren. Kort gezegd: een werkprogramma met vragen die je met ja, nee of n.v.t. kunt beantwoorden. De meeste vragen zijn zo geformuleerd dat als er niets aan de hand is, de vraag met ja wordt beantwoord. Dit heeft twee redenen. De eerste is omdat dit het snelste werkt.

De tweede reden is omdat we dan beter inzicht kunnen in de effectiviteit van het uitgevoerde werk. Het administratiedossier wordt inmiddels door veel kantoren gebruikt. Het werd dus tijd voor een eerste grove analyse.

Analyse

In die analyse hebben we bij 200.000 vragen gekeken of deze met "ja", "nee" of "n.v.t." zijn beantwoord. De resultaten geven stof tot nadenken:

• 75% van de vragen wordt met "ja" beantwoord. Interpretatie: "ik heb ernaar gekeken en er is niets aan de hand".
• 5% van de vragen wordt met "nee" beantwoord. Interpretatie: "ik heb ernaar gekeken, het klopte niet maar nu wel".
• 20% van de vragen is kennelijk niet van toepassing. Dat kan allerlei redenen hebben.

De afdronk: 75% van de controles worden uitgevoerd, maar hebben ogenschijnlijk geen effect op de cijfers die bijvoorbeeld in één van onze prachtige dashboards of een BTW aangifte terecht komen. Daar kun je op twee manier over denken.

De optimist zal blij zijn met de zekerheid die dit oplevert. Als je wat kritischer bent, kun je (zoals ik) van mening zijn dat het zonde is van de energie. Immers, de cijfers waren al goed en driekwart van wat je gedaan hebt, heeft de cijfers niet beter gemaakt. Ik snap dat dit een overtrokken standpunt is maar dat is goed voor de discussie.

Het is duidelijk dat automatisering een deel van de 75%-energie vrij zal maken. Dit zullen we met Visionplanner binnenkort gaan ondersteunen. Mijn ervaring is echter dat dit slechts een deel van het probleem oplost. Veel vragen kunnen niet goed geautomatiseerd worden omdat context in de data ontbreekt. Dit leidt dan weer tot 'false positives'. Bijvoorbeeld saldi of transacties die fout lijken maar na analyse toch goed blijken te zijn. Dan kost automatisering uiteindelijk meer tijd dan het oplevert. En dat moeten we natuurlijk voorkomen.

De tweede oplossing vraagt meer lef en is ook wat complexer. Gewoon stoppen met controleren. En met 'gewoon' bedoel ik dan na een grondige analyse van processen en risico’s. Dat geeft inzicht in de echte risico’s en de controles die dan nog resteren.

Zeker voor de interne administraties wordt dit hoog tijd. Veel kantoren investeren erg veel in de betrouwbare automatische verwerking van transacties. Dat moet zijn vruchten afwerpen in de vorm van minder controles. Misschien is 75% wat ambitieus, maar stel je toch eens voor dat we 25% kunnen realiseren. Als we dan ook nog een groot deel automatiseren, blijft het echt interessante werk over.

Als dat soort besparingen je aanspreken, nodig ik je graag uit om een kijkje te nemen bij het administratiedossier van Visionplanner zodat we samen die ambitie kunnen realiseren.

Overigens zijn we ook altijd op zoek naar creatieve en kritische geesten voor de gebruikersgroep Administratiedossier. Klik op de onderstaande button voor meer informatie.