Checklist: in 7 stappen van data naar dashboarding

1. Bepaal wat je voor je klanten inzichtelijk wilt maken en met welke frequentie. (KPI’s).

Bespreek samen met je klant welke KPI’s hij of zij van belang vindt. Denk aan KPI’s die van belang zijn voor de sturing van het bedrijf. Bespreek de plannen voor het komende jaar, zodat je gelijk een begroting kunt opstellen. Stem af hoe frequent je de cijfers aan de ondernemer presenteert en leg de gemaakte afspraken vast.

2. Welke data heb je daarvoor nodig?

Maak een goede inventarisatie van de data die je nodig hebt. Heb je de nodige data tot je beschikking? Zo niet, hoe kom je daar aan? Op basis van de inventarisatie kun je heldere afspraken maken over opslag van, toegang tot, en verwerking van data.

3. Start met het verzamelen van de data

Heb je duidelijk welke data er nodig is om de KPI’s inzichtelijk te krijgen? Dan is het tijd om de data te verzamelen. Voor veel accountants een uitdaging, want de data is versnipperd over verschillende databronnen. Daarom moeten er zowel interne- als externe bronnen worden aangeroepen of geraadpleegd om de nodige data te verkrijgen.

4. Het opslaan en opschonen van data

Vervolgens sla je de gegevens centraal op in het boekhoudpakket. Van hieruit kunnen gegevens, indien nodig, worden opgeschoond. Zorg dat alle noteringen overeenkomen en corrigeer of verwijder onjuistheden. Op die manier creëer je één centrale waarheid. Door vervolgens de data te structureren of segmenteren maak je uiteindelijk gedetailleerdere analyses.

5. Verrijk de data

Voeg contextuele data toe vanuit andere (externe) bronnen. Naast financiële cijfers is er ook data die bepalend is voor de operationele KPI’s. Bijvoorbeeld aantal FTE, gewerkte uren, aantal orders, economie, het weer enz. Combineer ze met je financiële data en maak tal van analyses en relevante KPI’s. Het toevoegen van contextuele data helpt je bij het doen van voorspellingen op basis van bepaalde kenmerken/gebeurtenissen.

6. Zorg voor een visueel aantrekkelijke weergave

Visualiseer de data met een Dashboard. Houd deze overzichtelijk, bijvoorbeeld door ze gelaagd op te bouwen. Als de ondernemer inlogt, moeten de belangrijkste KPI’s in één oogopslag zichtbaar zijn. Wil hij meer informatie? Dan kan hij of zij downdrillen om meer detail krijgen.

7. Bespreek het dashboard in een adviesgesprek

Je kent de doelstellingen van je klant en hebt deze in het dashboard verwerkt. Tijdens je periodieke afspraak beoordeel je samen met de ondernemer of die doelstellingen worden gehaald. Bespreek welke acties noodzakelijk zijn om die doelstellingen te realiseren (mogelijk kun je daar zelf ook iets in betekenen). Leg die acties vast zodat je daar in de volgende maand of kwartaal op terug kan komen.

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Download de volledige checklist met voorbeelden uit de praktijk.

Deze blog is een samenwerking tussen dizzydata & visionplanner. Beide onderdeel van Visma.