Drie tips voor betere communicatie

Als je alleen maar een hamer hebt, denk je dat alles een spijker is. Als jouw ‘hamer’ toevallig software is, werkt dat principe net zo. Gooi het WC-eend principe in de mix en opeens heb je een software product dat de oplossing voor alles is. Met de focus op procesoptimalisatie en efficiency is dat nog een logische gedachte ook.

Maar als het over de interactie of communicatie met klanten gaat, zijn accountants- en administratiekantoren gebaat bij meer creativiteit. Het is makkelijk om creativiteit de kop in te drukken met generalisaties als “email is achterhaald” of “alle communicatie via één kanaal” maar daarmee doe je geen recht aan de complexiteit van de relatie tussen adviseur en ondernemer.

De ene keer ben je opzoek naar die ontbrekende factuur. De andere keer gaat het over de bedrijfsopvolging of een complexe fiscale aangelegenheid. Wij hebben ook het antwoord niet, maar wellicht ter inspiratie een aantal opties die we in de praktijk (nog) niet vaak tegen komen.

Video

Voor vragen die je van elke klant wel een keer krijgt of uitleg bij een applicatie of zelfs de basisprincipes van boekhouden. De kans is groot dat alles al te vinden is op YouTube, maar dat wil niet zeggen dat jouw klant er ook naar op zoek gaat. Wat is er nou mooier dan de persoonlijk adviseur die, in plaats van een saai pdf document, persoonlijk uitlegt hoe software werkt of hoe een jaarrekening is opgebouwd. Het hoeft allemaal niet professional te worden geproduceerd. Als je het persoonlijk en herkenbaar maakt, komt de boodschap waarschijnlijk des te beter aan. Vidyard kan je hier bijvoorbeeld bij helpen.

Een rekenmachine, maar dan anders

Zo’n rekenmachine met een rol papier. Je ziet ze niet meer zo vaak maar ze waren vast heel handig. Maar nu we met z’n allen de hele dag in Teams rondhangen, is dat natuurlijk geen optie meer. Gelukkig is er een equivalent voor de 21ste eeuw. Met numbr.dev maak je een complexe berekening inzichtelijk door de berekening te verrijken met tekst. Dit doe je in een online tooltje waar je elke keer met een schone berekening begint. Ik kan me voorstellen dat je dit doet in een online sessie met je cliënt. Als je klaar bent, stuur je de link naar de klant zodat die er nog eens rustig over na kan denken. Kijk hier eens voor een voorbeeld (credits voor @JStaatsCPA op Twitter).

Plan die afspraak

Het is verleidelijk om je klant te mailen met een lijst vragen en ontbrekende stukken. Dan is het van je bordje af en kun je door naar de volgende mail. Daarmee vergeet je dat klanttevredenheid direct gecorreleerd is met persoonlijke communicatie. En je raadt het al, persoonlijke communicatie doe je beter ‘in persoon’: fysiek, telefonisch of in een online meeting. En omdat agenda’s weerbarstig zijn, kun je je daar een handje bij laten helpen door tools als savvycal of calendly. Haalt de pijn uit het boeken van de afspraak en als je de link naar het Visionplanner dashboard erin opneemt, ben je verzekerd van een goed gesprek.

Heb je zelf nog goede tips? Laat het weten via een reactie op dit artikel.