Software voor kleine kantoren, 7 overwegingen.

In het papieren tijdperk was de perforator natuurlijk de onbetwiste productiviteitsmachine. In de meeste eenvoudige vorm, maakte deze niet 1 maar 2 gaatjes in het papier. En als je wat meer geld spendeerde, kocht je zo’n heavy duty unit waar je wel 50 velletjes papier tegelijk mee kon perforeren (dat is 100 gaatjes!). De echte diepte-investering was natuurlijk een perforator voor 4 gaatjes. Bijna exponentiële groei!

Iedereen had zo’n ding. Of je nou fiscalist, boekhouder of accountant was. Big4 of éénpersoons kantoor. Een groene pen, rekenmachine en een perforator en je kon aan de slag.

Inmiddels is het allemaal een stuk minder simpel. Eénpersoons accountants- en administratiekantoren gebruiken andere tools dan grote kantoren met meerdere vestigingen. De kans is groot dat je in je eentje minder behoefte hebt aan een uitgebreid CRM systeem of tools die zich richten op samenwerken. Maar wat is wel handig als je alleen bent?

Een paar overwegingen:

Cloud of niet

Inmiddels aardig uitgekauwd en als je echt alleen werkt, kun je misschien best een boekhoudprogramma op je laptop draaien. Sneller en wellicht goedkoper dan oplossingen in de cloud. De secondes en euro's winst die je daarmee boekt, lijken me alleen niet op te wegen tegen de risico’s en de ergernis van weer een update die je moet managen.

Boekhoud- salaris- en fiscale software

Het lijkt me dat de behoeftes van de klant voorop moeten staan. Hou er wel rekening mee dat sommige pakketten een zware practice management component mee verkopen. Die heb je waarschijnlijk niet nodig. Hier valt uiteraard veel meer over te zeggen maar dat verdient zijn eigen blog.

Communicatie

Met je smartphone kom je een heel eind. Als je zakelijk van privé wilt scheiden, is een dual sim telefoon een optie. Daarnaast kun je overwegen om Whatsapp for Business te gebruiken. Dit geeft je de mogelijkheid om bijvoorbeeld out of office berichten in te stellen.

Documenten

Deze moet je ergens opslaan en de C-schijf is wellicht niet meer helemaal van deze tijd. Maar een uitgebreid DMS hoeft het ook niet te zijn - Office 365/Sharepoint of Google Docs kunnen wellicht uitkomst te bieden.

Productiviteit

Dit hangt uiteraard allang niet meer af van je perforator. Als je op zoek bent naar de laatste seconden winst, dan zou je eens kunnen kijken naar UIPath, of Zapier. Deze tools helpen om je eigen robotic process automation in elkaar te zetten. Een vaderlijke waarschuwing: de tijd om zoiets op te zetten weegt niet altijd op tegen de uiteindelijke tijdsbesparing.

Offertes

Tools zoals PracticeIgnition en GoProposal zijn nog niet zo bekend in Nederland, maar ze bieden zeker voordelen voor kleine kantoren. Zonder veel moeite een professionele offerte uit te brengen, prijswijzigingen door te voeren en te factureren. We zien vaak dat dit een ondergeschoven kindje is, dat je als éénpitter niet kunt uitbesteden aan de administratie of een assistent.

Marketing

Uit onze surveys blijkt dat veel kleine kantoren marketing niet hoog op de agenda hebben staan. Als dat wel het geval is, zijn er genoeg gratis tools voorhanden om je zichtbaarheid te vergroten. Denk aan Mailchimp voor nieuwsbrieven, Wordpress voor een nette website en natuurlijk tools zoals Buffer of Hootsuite om op een makkelijke manier je social media presence te organiseren (want welk accountants- of administratiekantoor zit er nou niet op tiktok 😜).

Afspraken

Afspraken maken kan bij een volle agenda een redelijke nachtmerrie worden. Ook hier kan automatisering je vriend zijn door bijvoorbeeld tools calend.ly in te zetten. Wie heeft er tenslotte tegenwoordig nog een secretaresse?

Een geenszins volledige lijst want selectie en gebruik van IT wordt een steeds belangrijker onderdeel van het moderne kantoor. En uiteindelijk geeft de doorslag wat je klanten willen, de diensten die je verleent en natuurlijk wat je zelf prettig vindt.

Welke tool is voor jou onmisbaar? Laat het weten in de comments hieronder!

Uiteraard kun je als éénpersoons kantoor ook Visionplanner gebruiken. Wil je hier meer van zien? Download dan onze brochure of meld je aan voor één van onze webinars.