Profiteer van de verbeterde Jaarovergang.

De jaarovergang

Als je jaarrekeningen opstelt in Visionplanner kun je profiteren van de verbeterde jaarovergang. Ik ben persoonlijk erg blij met deze ontwikkelingen. Ze zorgen er namelijk voor dat je geen dubbel werk meer hebt en dus voor een nóg efficiënter samenstelproces. Dat geeft je meer tijd en ruimte om met je klant bezig te zijn. Zeker in deze tijd is dat van belang. Ik zie een efficiënt samenstelproces als hygiëne factor voor iedereen die zijn klant optimaal wil bedienen. Daarom is de jaarovergang al beschikbaar vanaf het samenstel abonnement ‘basic’. Zo kan iedereen profiteren. In deze blog leg ik je uit hoe de jaarovergang in Visionplanner werkt.

Een nieuw dossier

Bij het aanmaken van een nieuw dossier in Visionplanner selecteer je het dossier van vorig jaar als ‘basisdossier’. Dat kan natuurlijk alleen maar als het dossier van vorig jaar al is afgerond. Timing is dus belangrijk.

Uit het basisdossier worden zoveel mogelijk klantspecifieke instellingen en teksten overgenomen.

Dossierrechten

Allereerst worden de dossierrechten overgenomen. 

Bij de meeste kantoren blijft normaal gesproken dezelfde medewerker opdrachtverantwoordelijke. Het kan uiteraard zijn dat klanten opnieuw verdeeld worden of dat er personeelsverloop is. In dat geval zijn de rechten uiteraard aan te passen. Ook de dossierrechten van de klant worden overgenomen. Je hoeft dus niet ieder jaar opnieuw de klant toegang te geven tot het jaarrekeningdossier.

Dossier teksten

In het uitgebreide risicogerichte samensteldossier met de voorbereidingsfasen worden diverse standaardteksten meegeleverd door Visionplanner t.b.v. cliëntacceptatie, opdrachtcontinuering en planning. Deze teksten worden alleen in uitzonderlijke situaties aangepast en moeten ieder jaar opnieuw beoordeeld worden. Daarom worden deze teksten niet overgenomen uit het basisdossier.

De enige uitzondering hierop is het veld ‘Materialiteit’ in de planningsfase. Deze tekst wordt wel overgenomen omdat materialiteit veelal op dezelfde manier als vorig jaar wordt vastgesteld. Zo niet, dan is het in ieder geval handig om te kunnen zien hoe dat vorig jaar gebeurd is.

Rapportages

Visionplanner zet automatisch dezelfde rapportages voor je klaar die je vorig jaar hebt gebruikt.

Blijf wel zelf nadenken. Het kan natuurlijk gebeuren dat je klant in het nieuwe jaar onder een ander regime valt. In dat geval kun je de rapportages weggooien en zelf de gewenste rapportages toevoegen.

Rapport instellingen

De instellingen in het financieel verslag worden overgenomen uit het basisdossier zodat je niet ieder jaar opnieuw hoeft na te denken over welke onderdelen je wilt opnemen in het rapport.

Grondslagen, toelichtingen en overige teksten

Hier zit een spanningsveld. Enerzijds wil je zoveel mogelijk gegevens overnemen uit het basisdossier. Anderzijds wil je updates van Visionplanner in verband met wijzigingen in wet- en regelgeving wel meekrijgen. Deze kwestie hebben we o.a. voorgelegd aan de ‘Gebruikersgroep Samenstellen’. Alles overwegende zijn we tot de volgende oplossing gekomen.

Omdat in de praktijk bij de grondslagen meestal de standaard tekst gehanteerd wordt is besloten om deze standaard niet over te nemen uit het basisdossier. Op deze manier ben je ervan verzekerd dat je altijd de meest recente tekst onder ogen krijgt. Het is wel mogelijk om alsnog de tekst uit het basisdossier over te nemen. Dat doe je door door op de knop ‘tekst herstellen’ te drukken.

Op het moment van schrijven van deze blog is dit alleen mogelijk in SBR jaarrekeningen. Voor het financieel verslag is deze functionaliteit nog in ontwikkeling.

Alle toelichtingen en overige teksten worden automatisch overgenomen uit het basisdossier.

Dat geldt voor zowel het financieel verslag als de SBR jaarrekening. Voorbeelden hiervan zijn de tekst in het tabblad ‘Voorwoord’ of de beschrijving van de activiteiten van de onderneming in de toelichting op de jaarrekening.

Je kunt aan de labels van de teksten zien of ze standaard, afkomstig uit het basisdossier, of handmatig gewijzigd zijn:

Deze werkwijze zorgt voor een efficiënt samenstelproces waarbij je teven inzicht houdt in de herkomst van alle teksten.

Notulen Algemene vergadering

Sinds kort worden de notulen in Visionplanner zoveel mogelijk automatisch ingevuld. Dat geldt bijvoorbeeld voor de jaartallen en het bedrag van het resultaat in de resultaatbestemming. Daarvoor zijn verwijzingen opgenomen in de tekst. 

De notulen worden ook automatisch overgenomen uit het basisdossier. De verwijzingen in de tekst zorgen ervoor dat alle variabelen in de notulen ieder jaar opnieuw automatisch voor je ingevuld worden.

Wil je meer weten over de jaarovergang in Visionplanner? Bekijk de video over het Jaarrekening Samenstellen met Visionplanner.