Hoe stuur je op KPI's

Elke ondernemer begint er vroeg of laat over: key performance indicators, oftewel: KPI’s. Dit zijn variabelen zoals bijvoorbeeld de omzet en het aantal nieuwe klanten waarmee de ondernemer de prestaties van zijn organisatie meet. Dit is geen eenvoudig klusje. Hoe ondersteun je als accountant je klant als het gaat om KPI’s?

Bepaal de juiste KPI’s

Het vaststellen van de juiste KPI’s is cruciaal. Deze KPI’s zijn je uitgangspunt en als je deze niet juist bepaalt, vertrek je al vanaf het verkeerde station. Waar moet je op letten bij het opstellen van een goede KPI?

• De KPI moet meetbaar zijn, zodat je na een bepaalde periode kunt bepalen hoe succesvol de KPI geweest is. Als je KPI niet meetbaar is, kun je er moeilijk op sturen.
• De KPI moet in lijn zijn met de doelstellingen van de onderneming, anders krijg je tegengestelde belangen in de organisatie.
• De uitkomsten van de KPI zijn beïnvloedbaar. Op een KPI die je niet zelf kunt beïnvloeden, kun je nauwelijks sturen.
• Maak een KPI over leading indicators die voorin het proces liggen. Het volgende voorbeeld maakt dit duidelijk: Als je een lang salesproces hebt, is het aantal offerteverzoeken en slagingskansen belangrijker dan wanneer je een webshop hebt met een kort salesproces.

Hang doelstellingen aan de KPI’s

Bij KPI’s horen doelstellingen. Een bekende regel voor het maken van doelstellingen is de SMART-regel. Elke doelstelling moet SMART zijn:

• Specifiek. Wat, wie, waar, wanneer en waarom?
• Meetbaar. Is er een methode om te bepalen of het doel bereikt is?
• Acceptabel. Is er draagvlak voor je doelstelling? Als er geen draagvlak is, is het moeilijk om mensen te motiveren voor een doel. Controleer ook of je doelstelling aansluit bij het doel van de totale organisatie.
• Realistisch. Zorg ervoor dat de doelstellingen die je aan je KPI’s hangt realistisch zijn. Bij een onrealistische doelstelling zakt bij velen de moed al gauw in de schoenen en het zou jammer zijn als dit bij jouw klant het geval is.
• Tijdgebonden. Wanneer begin je, wanneer is het klaar en wanneer is de doelstelling behaald?

Met deze vijf punten van SMART voorkom je dat KPI’s en doelstellingen een perverse prikkel worden, waarbij de KPI het doel wordt en het organisatiebelang ondergeschikt.

Zorg voor betrouwbare data en toegankelijke KPI’s

Als je je doelstellingen en KPI’s bepaald hebt, is het belangrijk om je KPI’s toegankelijk te maken. Hiervoor heb je geen uitgebreide Excelsheets en ingewikkelde Power BI-oplossingen nodig. Sterker nog, je kunt die beter niet gebruiken. Deze tools zijn foutgevoelig en bewerkelijk en dat is nou net wat je niet wilt. Mkb’ers kunnen vaak prima uit de voeten met customisable dashboards, zoals die van Visionplanner. Hierin kun je gebruikmaken van widgets (kleine desktopapplicaties) die je zelf kunt configureren en die elke dag geactualiseerd worden aan de hand van verse data. 

Betrouwbare data is hierbij erg belangrijk. Als je data gebruikt die niet betrouwbaar of volledig is, kijk je naar verkeerde cijfers en kun je je doelstellingen en KPI’s niet meten. Ook voor betrouwbare cijfers kun je het best een tool gebruiken, zoals bijvoorbeeld het administratiedossier van Visionplanner. 

Ondersteun de ondernemer

Als accountant kun je de ondernemer goed ondersteunen in deze zaken. Niet alle ondernemers vinden het plezierig om de cijfers in te duiken, hoe mooi deze er ook uitzien. Als jij alle cijfers eerst doorneemt en voorziet van commentaar, is het voor de ondernemer al een stuk eenvoudiger en prettiger om de cijfers door te nemen. 

Besef dat werken met KPI’s niet voor elke ondernemer weggelegd is. Is jouw klant niet zo gestructureerd, maar laat hij zich liever leiden door de creatieve ideeën die als vanzelf in zijn hoofd oppoppen? Vraag je dan af of het slim is om zo’n ondernemer met KPI’s te laten werken. Hij wordt waarschijnlijk snel gefrustreerd en vindt het niet fijn om op een dergelijke gestructureerde manier zijn onderneming te leiden. Misschien werkt het voor deze ondernemer beter op zijn eigen manier en als zijn accountant kun daar het beste achterstaan! 

Wil je meer weten over software waarmee je op een betrouwbare manier KPI’s meet?