Hoe selecteer je de juiste kpi’s

Het opstellen van de juiste KPI's is cruciaal om cijfers te vertalen naar inzicht. Begin met het stellen van haalbare doelstellingen voor succes die kunnen worden gemeten en binnen een bepaald tijdsbestek kunnen worden bereikt. Met specifieke doelen zul je snel merken dat je beter resultaat bereikt dan ooit tevoren! Maar hoe stel je goede KPI’s op? 

Een KPI, ook wel bekend als Key Performance Indicator, is de ultieme maatstaf waarmee je jouw succes kunt meten en laten zien dat je een absolute topper bent in wat je doet. KPI's zijn dé manier om je prestaties in kaart te brengen en te bewijzen dat je jouw doelen bereikt.
Stel je voor: je hebt een doel voor ogen, een missie die je wilt volbrengen. Maar hoe weet je of je op het juiste spoor zit? Hoe kun je met zekerheid zeggen dat je vooruitgang boekt en succesvol bent? Dat is waar KPI's om de hoek komen kijken.

Of je nu een team leidt, een afdeling beheert of gewoon je eigen prestaties wilt meten, KPI's zijn jouw geheime wapen. Ze stellen je in staat om specifieke doelstellingen te meten, te analyseren en te verbeteren. Denk aan het aantal verkopen dat je behaalt, de omzet die je genereert, de klanttevredenheid die je opbouwt of zelfs de efficiëntie van je productieproces.
Maar let op, niet zomaar elke willekeurige metriek kan een KPI zijn. Het moet een meetbare waarde zijn die direct gerelateerd is aan jouw doelstellingen. Het moet je een duidelijk beeld geven van je voortgang en je in staat stellen om tijdig bij te sturen als dat nodig is.

Stappenplan opstellen KPI’s

Het opstellen van de juiste KPI's (Key Performance Indicators) vereist een zorgvuldige benadering. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

1. Bepaal je doelstellingen 
   Identificeer de belangrijkste doelen die je wilt bereiken. Deze doelstellingen moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden (SMART) zijn.
2. Identificeer de belangrijkste prestatiegebieden 
   Identificeer de belangrijkste gebieden waarop je je prestaties wilt meten. Dit kunnen aspecten zijn zoals omzet, klanttevredenheid, operationele efficiëntie, kwaliteit, productiviteit, kostenbeheersing, enzovoort.
3. Kies de juiste KPI's
   Identificeer de belangrijkste prestatie-indicatoren die in lijn liggen met je doelstellingen en benchmarks. Kies KPI's die meetbaar, relevant en specifiek zijn. Voor elk prestatiegebied bepaal je de specifieke meetbare indicatoren die de voortgang en prestaties op dat gebied kunnen meten. Bijvoorbeeld, als je de omzet wilt meten, kan een indicator het aantal verkopen per maand zijn.
4. Stel streefwaarden vast 
   Stel voor elke KPI een streefwaarde vast die aangeeft wat je wilt bereiken. Dit kan een bepaald cijfer zijn of een percentageverbetering ten opzichte van eerdere prestaties of benchmarkgegevens.
5. Bepaal de meetmethode 
   Bepaal de beste manier om de KPI's te meten. Dit kan bijvoorbeeld handmatige rapportages, geautomatiseerde systemen, enquêtes of andere gegevensverzamelingsmethoden omvatten. Zorg ervoor dat je betrouwbare en vergelijkbare gegevensbronnen gebruikt.
6. Bepaal een meetfrequentie 
   Beslis hoe vaak je de geselecteerde KPI's wilt meten en vergelijken. Dit kan maandelijks, kwartaal- of jaarlijks zijn, afhankelijk van de aard van je bedrijf en de beschikbaarheid van gegevens.
7. Analyseer en interpreteer de resultaten 
   Zodra je de gegevens hebt verzameld, analyseer je ze grondig en interpreteer je de resultaten. Identificeer gebieden waarin je prestaties achterblijven of verbetering behoeven in vergelijking met de benchmarks.
8. Monitor en communiceer 
   Monitor regelmatig de prestaties ten opzichte van de KPI's en communiceer deze resultaten naar relevante belanghebbenden. Dit kan bijdragen aan het nemen van beslissingen, het identificeren van kansen en het stimuleren van verbeteringen.
9. Evalueer en pas aan 
   Evalueer regelmatig de effectiviteit van de KPI's en pas ze aan indien nodig. Als bepaalde KPI's niet langer relevant of haalbaar blijken te zijn, kun je ze heroverwegen en vervangen door nieuwe indicatoren.

Het opstellen van de juiste KPI's vereist dus een goede planning, gegevensanalyse en actiegerichtheid. Visionplanner Insights heeft een rijke bibliotheek met vooraf gedefinieerde KPI's die direct toe te voegen zijn aan een dashboard. Dit helpt je bij het vertalen van cijfers naar inzicht!

Boekhoudpakket of dashboard?

Heb je KPI's opgesteld, dan is het verstandig om gespecialiseerde rapportagesoftware te gebruiken in plaats van het meten van monitoring van je KPI’s via je boekhoudpakket. Dit is vooral relevant voor bedrijven met uitgebreide rapportagevereisten, zoals meerdere dochterondernemingen of internationale operaties. Rapportagesoftware biedt geavanceerde functies zoals uitgebreide consolidaties, scenarioanalyses en integratie met andere systemen, essentieel voor strategische besluitvorming en nauwkeurige financiële rapportage. Lees er meer over in het blog: Waarom Visionplanner in plaats van dashboard uit boekhoudpakket?