Het belang van een bijgewerkte administratie

Op het moment van schrijven van deze blog is het oktober. Een drukke maand dus voor accountants en boekhouders want de BTW-aangiften moeten voor het einde van de maand zijn ingediend. Nu is dat op zichzelf niet het meeste werk, maar om een BTW-aangifte op te stellen zal toch eerst de administratie bijgewerkt moeten zijn.

Dat er nog steeds zoveel administraties zijn die maar één keer per kwartaal bijgewerkt worden vind ik verbazingwekkend. We zien dit ook terug in het gebruik van onze dashboards. Ongeveer de helft van alle dashboards worden namelijk per kwartaal beschikbaar gesteld. Dat er een causaal verband is tussen deze twee zaken lijkt mij aannemelijk.

De vraag is natuurlijk of de ondernemer geen behoefte heeft aan actuele cijfers en dat daarom de administratie niet wordt bijgewerkt, of dat de ondernemer geen dashboard krijgt omdat de administratie niet is bijgewerkt (even los nog van de vraag wie daarvoor verantwoordelijk is).

Ik durf te beweren dat als de administratie van ondernemers op ieder moment van het jaar ‘bij’ zou zijn, dat er meer dashboards beschikbaar zouden worden gesteld door accountants en boekhouders en dat er ook meer interactie zou zijn met de klant over de cijfers. Dat leidt uiteindelijk tot een betere relatie met de klant en meer winstgevendheid. Zowel bij de ondernemer als de adviseur. We hebben hier onlangs nog aandacht aan besteed in een webinar. Kantoren die de administraties van klanten op orde hebben kunnen ook veel sneller schakelen op actuele ontwikkelingen. Dat is ook gebleken toen de eerste NOW-aanvragen gedaan moesten worden.

Aan de beschikbare middelen kan het niet liggen. In de boekhoudsoftware gaan veel dingen tegenwoordig automatisch. Ook zijn er slimme tools beschikbaar die de kwaliteit van de administratie borgen, zoals de checklists in het administratiedossier van Visionplanner. Automatisering maakt het niet alleen efficiënter, waardoor er meer tijd overblijft voor bijvoorbeeld het bespreken van een dashboard, maar het maakt het ook mogelijk om meer detail in je administratie aan te brengen zonder dat daar een extra tijdsbesteding tegenover staat. Die detaillering zie je ook weer terug in de dashboards en helpt je bij het signaleren van advieskansen.

Door het gehele jaar bovenop de kwaliteit van de administratie te zitten creëer je bovendien de randvoorwaarden voor een efficiënt samenstelproces. Als je de jaarrekening moet maken heb je het meeste werk al achter de rug. Zeker in een drukke maand als oktober als je ook nog eens met de deadline voor het deponeren bij de KvK te maken hebt, is dat best lekker, of niet dan?

Wil je zien hoe je in Visionplanner Cloud de kwaliteit van de administratie kunt borgen met behulp van het Administratiedossier? Meld je dan vrijblijvend aan voor het kennismakingswebinar.