3 tips voor het verlagen van piekmomenten bij het samenstellen van jaarrekeningen

Wie werkt bij een accountants- of administratiekantoor weet dat er een aantal momenten zijn in het jaar waarop het in de samenstelpraktijk ‘alle hens aan dek’ is. Doordat we nu eenmaal te maken hebben met een aantal deadlines voor het deponeren van jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel is dat waarschijnlijk niet helemaal te voorkomen. Maar voor veel kantoren valt er echt nog wel wat winst te behalen. Daarom geven we je een aantal tips om de pieken in de werkdruk voor wat betreft het samenstellen van jaarrekeningen te verlagen.

Verspreid de werkzaamheden

Dit is natuurlijk een open deur, maar tegelijkertijd wel de sleutel naar succes! We zien in de praktijk nog veel dat het samenstellen van de jaarrekening wordt gezien als een project. Het project wordt opgestart als de klant om de jaarrekening vraagt of de deadline in zicht komt. Eerst wordt de administratie gecontroleerd en worden afsluitende journaalposten gemaakt. Vervolgens worden benodigde stukken voor de jaarrekening opgevraagd. Als dat allemaal geregeld is kan de jaarrekening pas gemaakt worden.

Dat kan veel slimmer. Door periodiek gedurende het jaar al de administratie te controleren en af te sluiten beschik je aan het einde van het jaar al direct over een uitgewerkte kolommenbalans. En als je toch bezig bent met de administratie, zorg dan ook direct dat je alvast de benodigde stukken ter onderbouwing van het samensteldossier verzamelt. Als je zelf de administratie boekt dan heb je facturen bij de hand. Maar niets hoeft je er van te weerhouden om ook andere stukken zoals een voorraadlijst of onderliggende overeenkomst direct na afloop van het boekjaar op te vragen bij de klant en alvast op te slaan in het samensteldossier.

Als er tijdens het verwerken of controleren van de administratie bijzonderheden geconstateerd worden die relevant zijn voor het samenstellen van de jaarrekening dan is het aan te raden om daarvan alvast een notitie of aandachtspunt vast te leggen en op te slaan in het samensteldossier. Een goede bedrijfsbeschrijving die je actueel houdt kan daarbij ook een belangrijke rol spelen. Geef daarbij indien mogelijk ook direct aan wat de potentiële gevolgen zijn voor de jaarrekening zodat je dat niet (opnieuw) hoeft uit te zoeken.

Als je op deze manier te werk gaat, kun je daadwerkelijk spreken van een samenstelproces in plaats van een samenstelproject en kun je werk dat normaal gesproken tijdens die piekmomenten plaatsvindt naar voren halen of sneller afhandelen.

Besteed minder tijd aan de jaarrekening

Als je ervoor zorgt dat het maken van de jaarrekening minder tijd kost dan verminder je daardoor ook de piekdrukte. Tijd besparen op de jaarrekening kan op verschillende manieren.

Kijk kritisch naar de inhoud van de jaarrekening die je maakt voor de klant.

Het feit dat de jaarrekening traditioneel gezien niet alleen als een verantwoordingsdocument, maar ook als praatstuk heeft gediend, heeft ook zijn uitwerking gehad op de inhoud van het rapport van de jaarrekening. Veel kantoren zijn gewend om buiten de verplichte items ook andere zaken op te nemen. Zo worden bijvoorbeeld kengetallen, een resultatenanalyse, een fiscale positie of andere bijlagen toegevoegd. Bovendien bevat de toelichting op de balans en winst- en verliesrekening vaak veel meer toelichting dan dat volgens regelgeving is vereist. Een effectieve manier om tijd te besparen op het maken van de jaarrekening is om je te beperken tot het presenteren van de informatie die verplicht is.

Adviseer het hele jaar door

Een goed advies is op ieder moment van het jaar waardevol voor je klant. Hoe eerder hoe beter zelfs. Het is dus beter om daar niet mee te wachten totdat je de jaarrekening bespreekt. Als je frequenter met de klant om de tafel zit dan kun je je bij het bespreken van de jaarrekening beperken tot de formaliteiten. Dat scheelt je weer tijd in een toch al drukke periode. Natuurlijk zijn contactmomenten met je klant wel waardevol. Dus die moeten absoluut plaatsvinden. In plaats van het door akkeren van een jaarrekening is het interessanter om te kijken naar de actualiteit. Voorwaarde is natuurlijk wel dat die cijfers netjes op orde zijn. Als je de tips over het verspreiden van de werkzaamheden ter harte neemt dan komt dat goed.

Zien hoe Maas accountants hun zaken op orde heeft?