.png "Terug naar home")
(door Niels Kamerling, consultant bij Visionplanner)
In een supermarkt kun je ‘gewoon’ voor aardappels, groenten en vlees gaan, maar kies je de perfecte aardappel van de boer, haal je groenten bij de groenteboer en een stukje kwaliteitsvlees bij de slager, dan smaakt dat voor je gasten meteen al een stukje beter. Laat je dit dan ook nog bereiden door een specialist die dit trucje al meerdere malen heeft toegepast, dan combineer je het beste van twee werelden!
De diverse hedendaagse (cloud)applicaties die je op elkaar aansluit, zorgen voor een efficiënt en effectief totaalpakket voor jouw gasten: de klant. Hier houdt het echter niet op. Je stemt je software niet alleen af op je klanten, maar natuurlijk ook op je specialisten, jouw medewerkers. Logisch, want als je gasten over de vloer krijgt, stem je je diner ook af op hen.
Waar je het in de vierde blog moest doen met twee voorbeelden m.b.t. het afstemmen van je software op je klant, in deze blog natuurlijk twee voorbeelden van het afstemmen van je software op je medewerkers:
Voorbeeld A:
Je hebt een groep collega’s die ervan houdt de boekhouding van een onderneming aan het eind van het jaar nog eens even flink in te duiken. En in alle eerlijkheid: vanwege de aard van een bepaalde opdracht, is het soms ook gewoon nodig dit te doen. In dit voorbeeld betreft het een consolidatie van een grote groep b.v.’s. Fiscale eenheid, deelnemingsvrijstellingen, herwaarderingen, latente belastingverplichtingen: vrijwel alles komt in deze klant voor!
De groep medewerkers die in dit soort werkzaamheden gespecialiseerd is, geef je een zwaar boekhoudpakket om de administraties van deze b.v.’s in bij te houden of te controleren, waarschijnlijk in samenspraak met je klant. Bovendien heb je voor het samenstelproces een applicatie nodig, waarin je e.e.a. extreem nauwkeurig en zorgvuldig in kunt vastleggen, maar waarbij het ook gemakkelijk is van de ene entiteit, naar de andere te kunnen linken en switchen. Je zorgt er bovendien voor dat je vanuit de jaarrapportgenerator meteen alle b.v.’s kunt doorzetten naar een fiscaal pakket, waarbij je er zeker van kunt zijn dat je de cijfers niet opnieuw nog eens hoeft te controleren (eventuele fiscale - commerciële verschillen buiten beschouwing gelaten). Scheelt je medewerkers dubbel (zoek)werk, ze doen tegelijkertijd wat zij het liefste doen én waar zij het beste in zijn, terwijl dat jou een fikse kostenbesparing oplevert!
Voorbeeld B:
Een andere groep collega’s houdt ervan snel, maar kwalitatief goed werk af te leveren. Voor hen draait het meer om toekomstige cijfers, dan om de cijfers van afgelopen periode. Meerdere malen per jaar contact met klanten, vinden ze geweldig. Een jaarrekening? Die is niets anders dan de laatste tussentijdse rapportage van het boekjaar. En de administratie hebben we bijna geheel geautomatiseerd. Fiscale aangifte? Alleen een huis verkocht, dus voor ons niet heel spannend, voor de klant wel.
Het spreekt voor zich, dat deze groep medewerkers een administratie en jaarrekening verwerken, die gedurende het jaar gemakkelijker te volgen is dan de groep medewerkers vanuit het eerste voorbeeld. Een compact boekhoudpakket waarmee je overzichtelijk, efficiënt en vertrouwelijk kunt boekhouden, is dus al genoeg. Bankkoppelingen en eventuele verkoop- en inkoopapplicaties kun je hierop aansluiten. Mocht een factureerfunctie van het boekhoudpakket namelijk niet voldoen of mocht een klant zijn verkoop bijvoorbeeld in een andere applicatie bijhouden, kun je deze applicatie vaak gewoon met je boekhoudpakket koppelen. De fiscale software hoeft in dit geval ook niet heel spannend te zijn, maar een dashboard met tussentijdse cijfers en toekomstige begrote cijfers, zodat de klant bewust is van waar hij naartoe werkt, zijn een must. Zo hoeft deze groep medewerkers zo min mogelijk tijd te besteden aan boekhoudwerkzaamheden en kunnen ze zo veel mogelijk tijd aan klantcontact besteden, waardoor je aan hieruit volgende additionele opdrachten iets leuks kunt verdienen!
Wat de vierde en vijfde blog gemeen hebben? Software hoef je tegenwoordig echt niet meer één keer in de tien jaar aan te schaffen, níet voor je klant en níet voor je medewerker. Je hebt bovendien veel meer keuzevrijheid dan tien jaar geleden. Schaalvoordelen benut je door goed te kijken naar je klantenportefeuille én kantoormedewerkers. Baseer je op hen om tot een juiste en sterke combinatiekeuze van verschillende softwareapplicaties te komen, zodat je een mooi totaalpakket om mee te werken, realiseert.
Voordelen? Mocht je in de toekomst willen overstappen naar een andere applicatie, loop je minder risico dat je geen enkele medewerker in dienst hebt die niet weet hoe deze andere applicatie werkt. Bovendien is deze applicatie slechts een klein onderdeel van je totaalpakket, wat je op dat moment vervangt. Dit maakt de leercurve dus significant lager, dan wanneer je jouw kantoor nog hebt draaien op één of twee softwareapplicaties. Zet je je medewerkers dan óók nog eens in op hun specialismen, realiseer je daar uiteraard een kostenbesparing op tijd mee!
De volgende blog zal de laatste blog zijn van deze serie. Ik zal het dan afsluitend hebben over mijn favoriete, op elkaar afgestemde, software!
Lees ook onze andere blogs!
