Checklist: ben je klaar voor toetsing?

Deze checklist kun je gebruiken in de periode voorafgaand aan de toetsing. Volg alle stappen en jouw kantoor is tip top in orde voor de toetsing!

Deze documenten moet je klaar hebben liggen op het moment van toetsing.

• Een beschrijving van de juridische en organisatorische structuur van de organisatie. Hieruit moeten tenminste alle eigendomsverhoudingen en posities van (mede)beleidsbepalers blijken.
• Statuten of overeenkomsten waarin deze juridische en organisatorische structuur van de organisatie zijn vastgelegd. Hieruit moet ook de structuur tussen het hoofdkantoor en de vestigingen blijken.
• Een uittreksel van de inschrijving van je kantoor in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit uittreksel mag niet ouder dan zes maanden zijn.
• Een uittreksel van de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel van alle kantoren die aandeel houden en/of partij zijn bij de overeenkomst van maatschap of vennootschap van uw accountantspraktijk. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan zes maanden.
• Een beschrijving van de juridische en organisatorische structuur van het netwerk (indien van toepassing).
• Een schriftelijk vastgesteld kwaliteitsbeleid.
• Een beschrijving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing van je accountantspraktijk.
• Een beschrijving van het stelsel van kwaliteitsbewaking van je accountantspraktijk.
• Een beschrijving van de voorgeschreven standaard aanpak voor het verrichten van assurance, non-assurance en overige opdrachten.
• Een overzicht van het aantal behaalde PE-uren.
• De meest recente rapportage over de werking van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Hierbij horen ook interne dossieronderzoeken.
• Een beschrijving van de IT-structuur van je accountantspraktijk.
• De polis van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en het betalingsbewijs van het afgelopen jaar.
• Een arbeidscontract waarin onafhankelijkheid en geheimhoudingsplicht zijn vastgelegd.
• De algemene voorwaarden van je kantoor, waarin de aansprakelijkheid is geregeld.
• De waarnemingsovereenkomst
• De meest recente jaarrekening van je accountantspraktijk.
• De ingevulde oriënterende vragenlijst die je vooraf hebt ontvangen.

(bron: NBA)

Aan deze eisen moeten je dossiers voldoen:

• De betrokkenheid van de accountant blijkt uit het samensteldossier.
• De integriteit van de klant is nagegaan en er is inzicht in het risico van witwassen.
• Er is een identificatie en verificatie van de klant.
• Er zijn schriftelijke voorwaarden bij de opdracht.
• Er is inzicht in de activiteiten van de entiteit (waaronder het administratieve systeem en administratieve vastleggingen) en het stelsel van financiële verslaggeving.
• Er is een aansluiting van de jaarrekening op de saldibalans.
• In het dossier staat informatie over de journaalposten/aanpassingen die met het management zijn overeengekomen om tot de jaarrekening te komen.
• Een toelichting op de jaarrekening.
• De jaarrekening is doorgelezen.
• In het dossier is een erkenning van het management opgenomen waarin verantwoordelijkheid wordt genomen voor de definitieve jaarrekening.
• Het dossier bevat een kopie van de definitieve versie van de samengestelde jaarrekening, waarvoor het management zijn verantwoordelijkheid heeft erkend en de samenstellingsverklaring.

Hiernaast zijn er nog tien aspecten die uit je dossiers moeten blijken als de betreffende omstandigheden zich voordoen. Deze tien aspecten lees je hier. 

Regel verder de volgende praktische zaken:

• Regel een ruimte waar de toetser in rust zijn werk kan doen.
• Plan jezelf de hele dag vrij.
• Regel een verzorgde lunch voor de toetser zodat hij daar zelf niet teveel tijd aan kwijt is.
• Als er bij jouw kantoor twee toetsers op bezoek komen, zorg er dan voor dat je een partner naast je hebt zitten bij het eindgesprek.

Op 25 juni 2020 organiseren we een bijeenkomst over toetsing. Samen met John Weerdenburg van Auxilium nemen we je mee door het toetsingsproces en bespreken we de belangrijkste valkuilen die kunnen leiden tot 'een minder positieve toetsingservaring'. Meld je aan door op onderstaande button te klikken.