6 tips om de toetsing te halen.

De toetsing van je accountantskantoor is een spannend moment. Slaagt jouw kantoor glansrijk voor de test? Of…? Een goed begin is het halve werk, en daarom helpen wij je op weg met deze zes tips voor een geslaagde toetsing van jouw accountantskantoor.

De toetsing van je kantoor bestaat uit de volgende onderdelen:

• Het invullen van een oriënterende vragenlijst;
• Toetsing op kantoor, dit duurt vaak een dag;
• Het toetsingsverslag met het oordeel van de toetsers (met motivatie);
• Een reactie hierop van jouw kantoor;
• Het oordeel van de Raad van Toezicht.

Mocht je het niet eens zijn met het oordeel van de Raad van Toezicht, dan kun je bezwaar maken bij de NBA. Mocht dit niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan kun je ook nog de gang naar het het CBB maken.

De tips in dit blog richten zich op de toetsing bij jou op kantoor.

Tip 1: Krijg de regie over de toetsing van jouw accountantskantoor

Als eerste is het belangrijk dat je de regie krijgt over de toetsing van jouw kantoor. Voor accountants voelt het niet alsof ze deze regie hebben. De toetser geeft een oordeel over je kantoor en dat maakt dat je je afhankelijk van hem voelt. Dit is niet nodig! Als accountant heb je invloed op de toetsing van jouw kantoor. Houd dit in gedachten en neem de touwtjes in handen. Hoe?

• Onthoud dat een toetser ook gewoon een collega is. Jullie zijn gelijkwaardig.
• Wees een goede gastheer. Ontvang de toetser netjes, leid hem rond door het kantoor en bied een kop koffie en een verzorgde lunch aan.
• Maak duidelijke werkafspraken. Aan wie worden vragen gesteld en wanneer is hier gelegenheid voor?
• Geef de toetser een rustige werkplek waar hij niet onnodig gestoord wordt. Hoe meer tijd de toetser heeft, hoe zorgvuldiger hij kan toetsen.
• Plan jezelf de dag van de toetsing vrij, zodat de toetser altijd met vragen bij jou terecht kan en hij niet onnodig tijd verliest.

De toetser zal eerst de ingevulde vragenlijst doornemen. Daarna selecteert hij een aantal dossiers en beoordeelt deze. De dag eindigt met het slotgesprek. Dit is een belangrijk moment. De toetser vertelt zijn bevindingen en als je het er niet mee eens bent, is dit het moment om dit te bespreken en bewijs te geven voor jouw standpunt.

Tip 2: Breng de toetser op de hoogte van de wijze van dossiervorming

De meeste toetsers kennen de verschillende samestelpakketten redelijk tot goed. De Raad van Toezicht houdt hier waarmogelijk rekening mee en selecteert een toetser die bij jouw kantoor past. Desalniettemin is het verstandig om je toetser niet te laten zoeken! Geef hem als het ware een TomTom van het dossier en laat zien wat waar is vastgelegd. Zo weet je zeker dat de toetser niks afkeurt omdat hij het niet kan vinden én bespaar je de toetser eventueel zoekwerk. Bekijk de checklist

Tip 3: Wees op de hoogte van relevante regelgeving

Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de regelgeving die relevant is voor jouw kantoor. Denk aan NVKS, NV-COS (m.n. 4410), Leidraden 1136, VGBA en Wwft. De NVKS bestaan uit verschillende regimes waaraan verschillende voorwaarden hangen. Hier lees je welke NVKS voorwaarden van toepassing zijn op jouw kantoor. Zorg dat je van deze regelgeving beter op de hoogte bent dan de toetser!

Tip 4: Weet welke eisen er gesteld worden aan de opdrachten die je uitvoert

Als kantoor voer je verschillende soorten opdrachten uit. Denk bijvoorbeeld aan assurance en non-assurance opdrachten. Zorg ervoor dat je weet welke eisen bij deze verschillende opdrachten horen.

Daarnaast bepaalt de opbouw van je omzet de selectie van je dossiers. De toetsers zijn verplicht om van elk type dossier er minimaal één te selecteren.

Tip 5: Documenteer significante aangelegenheden voldoende onder de aandacht

De toetser heeft een dossier van jouw kantoor geselecteerd voor toetsing en gaat aan de slag. Eén van de kernvragen van de toetsing is: komen de voor de opdracht relevante significante aangelegenheden voldoende uit de verf in het dossier? Als startpunt zal de toetser waarschijnlijk de jaarrekening lezen zodat hij zich daar een oordeel over kan vormen.

Wat zijn significante aangelegenheden? Een significante aangelegenheid is een zaak die op basis van professionele oordeelsvorming door een account als belangrijk is aangemerkt voor de jaarrekening. Een significante aangelegenheid signaleer je als volgt:

• Als deze beschreven is in de bedrijfsbeschrijving
• Als de cijferbeoordeling niet uit te leggen is
• Op basis van actualiteiten en ontwikkelen bij de klant
• Op basis van actualiteiten en ontwikkelingen in de jaarverslaggeving

Significante aangelegenheden worden altijd met je klant besproken. Vergelijk het maar met de apk van je auto. De monteur checkt je auto en aan het eind ontvang je een document waarin precies omschreven staat hoe het ervoor staat met je auto. Als er opvallende dingen zijn, bespreekt de monteur deze met jou. Zorg dat dit ook uit het dossier blijkt.

Waar moet je op letten bij significante aangelegenheden? Deze twee zaken zijn belangrijk:

1. Is de verslaggeving van de significante aangelegenheden volgens de norm?
2. Kan je op de informatie van de klant vertrouwen?

Tip 6: Ken de spelregels van het slotgesprek

Zoals in de eerste tip al genoemd, is het slotgesprek een belangrijk deel van de toetsing. De toetser spreekt hierin zijn bevindingen met je door. Zorg ervoor dat je de spelregels voor het eindgesprek kent! In dit gesprek kun je nog onderhandelen over de uitkomst. Zo kun je vragen of de toetser bepaalde dingen anders formuleert. Het slotgesprek is ook het laatste moment waarop je de beoordeelde dossiers er nog bij kunt pakken.

Bij sommige kantoren komen er twee toetsers op bezoek. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die een kantoor verricht. Is dat bij jou het geval? Zorg dan dat je het slotgesprek niet alleen doet, maar dat er een partner naast je zit. Zo voorkom je dat het twee tegen één wordt. Probeer de sfeer in het gesprek vriendschappelijk te houden. Ben je het niet eens met de toetser en komen jullie er samen niet uit? Leg dit dan vast en maak desgewenst een kopie van het geschilpunt.

Vergeet niet om voldoende tijd in te plannen voor het eindgesprek. Hiermee voorkom je dat je het gesprek met een ontevreden gevoel moet afsluiten omdat er niet genoeg tijd is.

Formeel mag de toetser de uitkomst niet aan je doorgeven. Dit is immers het oordeel van de Raad voor Toezicht. De toetsers geven hier de Raad hier echter wel de input voor. Daar kun je zeker naar vragen.

Met deze tips bereid je je goed voor op de toetsing bij jou op kantoor. We wensen je veel succes met de toetsing en hopen op een mooi resultaat.

Wil je meer weten?

Ben je accountant en word je binnenkort door de NBA getoetst? Dan is dit echt interessant voor je. Op 16 april organiseren we het event 'Valkuilen bij Toetsing'. Samen met John Weerdenburg van Auxilium nemen we je mee door het toetsingsproces en bespreken we de belangrijkste valkuilen die kunnen leiden tot een 'minder positieve toetsingservaring'.