Klant aan het woord

Van visie naar realiteit: Hoe VDGC innoveert met geïntegreerde software

Door toenemende digitalisering, personeelstekort en kritische klanten is het voor accountantskantoren belangrijk om vooruit te denken en te innoveren. VDGC beseft dat en handelt ernaar. Het kantoor uit Zeist heeft een belangrijke stap gezet in de modernisering van het werkproces. Overstappen op de online samenstelsoftware Visionplanner Compilation maakt er deel van uit. Vennoot Jan Rijken en accountant Kelvin Hendrikse bij VDGC lichten de keuze toe en vertellen wat de beslissing betekent voor het 77 jaar oude kantoor.

VDGC accountants en belastingadviseurs heeft een duidelijke visie voor 2028; volledige focus op de kerngebieden: compliance, data-analyse en advisering. Dit om klantgericht te kunnen blijven handelen. Dat vereist een geïntegreerde aanpak waarbij alle processen naadloos op elkaar aansluiten. 

Alles verbonden

“Wij willen dat alle softwarepakketten zijn verbonden”, vertelt Jan Rijken. “Via dashboards krijgen we dan snel compleet inzicht van wat er bij de klant speelt. We hebben al sinds de oprichting in november 1946 een zeer klantgerichte benadering en willen die zo houden. Daarvoor moeten we met de tijd mee.” 

De oude jaarrekeningoplossing, Audition en Financial Data Suite, voldeed niet meer aan deze eisen. Dat komt doordat het samenstellen en dossiervorming in twee applicaties plaatsvindt. Het programma heeft beperkte integratiemogelijkheden en draait op eigen servers. 

Alles vanuit één scherm 

Toch ging de keuze voor een nieuwe leverancier niet over één nacht ijs. Jan Rijken kwam de software van MLE (sinds 2020 onderdeel van Visionplanner) enkele jaren geleden tegen tijdens zijn toetsingwerkzaamheden voor de NBA. Wat hem aansprak, was de integratie tussen het dossier en de rapportage, waardoor alles vanuit één scherm toegankelijk is. Dat was voor hem de reden om het gesprek met Visionplanner aan te gaan. 

Visionplanner Compilation is jaarrekeningsoftware die de kracht van MLE en de cloudfuncties van Visionplanner combineert. De koppeling met Exact Online noemt Kelvin Hendrikse de belangrijkste reden om te kiezen voor Visionplanner Compilation. Ook het locatie-onafhankelijk kunnen werken en direct inzicht in de cijfers droegen bij aan de keuze.

In big-bang over

De overstap naar een nieuw systeem is nooit eenvoudig. VDGC heeft gekozen voor een 'big bang'-aanpak, waarbij alle 22 medewerkers in één keer volledig overstappen naar de nieuwe software. "We willen voorkomen dat collega’s in het oude systeem blijven hangen”, legt Jan Rijken uit. Vanaf 1 oktober is VDGC volledig overgegaan naar Visionplanner Compilation. Onderhanden dossiers worden nog afgehandeld in de oude software. 

Kelvin Hendrikse benadrukt het belang van een gewenningsperiode, zodat iedereen tegen januari 2024 volledig vertrouwd is met het nieuwe systeem. “Het is nu wat rustiger dus medewerkers kunnen wennen aan de nieuwe applicatie. Bovendien lopen we nog tegen zaken aan die we samen met Visionplanner kunnen aanpassen. We zijn daarover zeer te spreken. De reactietijd op onze vragen is snel. Daar houd ik van.” 

Kritisch nadenken

Jan Rijken prijst dat Visionplanner kritisch is op verzoeken vanuit zijn kantoor als ze zaken op een bepaalde manier willen terugzien in het pakket. “We krijgen regelmatig te horen wat we met een aanpassing willen bereiken. Dat dwingt ons tot nadenken en vaak is het antwoord: omdat we dit al 20 jaar zo doen. Toch betekent dat niet automatisch dat we dit moeten blijven doen. Door die scherpte bij Visionplanner worden wij getriggerd om werkwijzen aan te passen; uniformeren en standaardiseren om efficiëntie te realiseren. Maar wel vaktechnisch verantwoord.”