Zonder blaren overstappen op nieuwe jaarrekeningsoftware?

Soms voelt het alsof het tijd is voor vernieuwing, maar toch blijven we toch vasthouden aan het vertrouwde. Net zoals wandelschoenen die zo comfortabel zitten en het inlopen van een nieuw paar pijnlijk lijkt. Zo is het ook met jaarrekeningsoftware. Je bent er bekend mee en kunt er moeiteloos mee werken. Maar is het de moeite waard om vast te houden aan verouderde onderdelen als een overstap zoveel meer biedt?

Overstappen op nieuwe software kan een pijnlijke ervaring zijn. Daarom geef ik graag enkele tips uit de praktijk om die pijn te vermijden. Een succesvolle verandering begint bij betrokkenheid. Betrek je team vanaf het allereerste moment bij de overstap naar moderne jaarrekeningsoftware. Communiceer open en geef ruimte voor hun waardevolle inbreng. Zo wordt vernieuwing sneller omarmd en stevig verankerd in jouw organisatie.

Pijnpunten vaststellen

In deze fase stel je vast waar de pijnpunten binnen dit proces zitten. Bekijk samen met jouw team:

• Hoe jullie momenteel de jaarrekening samenstellen.
• Welke stappen jullie via de huidige oplossing doorlopen.
• Wat goed werkt en waar misschien te veel tijd in gaat zitten.
• Ontdek ook waarom er, ondanks de eventuele ongemakken, toch vastgehouden wordt aan de oude werkwijze en hoeveel tijd daardoor verloren gaat. Dat geeft een indicatie van de werkelijke kosten van de huidige manier van werken.

Vereisten van nieuwe werkwijzen in kaart brengen

Het moment is daar om afscheid te nemen van verouderde software en te kiezen voor een moderne oplossing. Bijna altijd is een cloudoplossing de beste keuze. Waarom?

• Overstappen naar de cloud is financieel aantrekkelijker dan on-premise installeren; je hoeft geen hard- en software aan te schaffen en te onderhouden.
• De cloud biedt meer stabiliteit dan een eigen omgeving. Het onderhoud en beheer zijn in handen van een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is.
• De cloud integreert diverse toepassingen in één innovatief platform, waardoor het flexibel kan worden ingezet binnen jouw organisatie.

Werkwijzen aanpassen

De verleiding is groot om direct over te stappen en daardoor later pas na te denken over nieuwe werkwijzen. Ervaring leert echter dat dit de verkeerde volgorde is. Wat als je vooraf de mogelijkheden die de cloud biedt bekijkt en die meeneemt in de overstap? Misschien wil je risicogericht samenstellen in plaats van alle stappen van traditioneel samenstellen doorlopen. Zo voorkom je dubbel werk rondom de jaarrekening en verspreid je de werkzaamheden over het jaar. Richt je oplossing daarom direct in (en zorg dat jouw team daardoor wordt gemotiveerd) voor de eerste efficiencywinst direct na de overstap.

Download het e-book met meer tips

Je hebt nu enkele stappen van de overstap naar nieuwe jaarrekeningsoftware gelezen. Maar er zijn er meer die voorkomen dat je struikelt tijdens de overstap. Die staan in het e-book: Overeenkomsten tussen wandelschoenen en samenstelsoftware. Download het document en krijg handvatten voor een soepele overgang zonder blaren te krijgen.