Zo selecteer je de software die past bij jouw accountants- of administratiekantoor.

Of althans, dat deze procedure verkeerd is ingericht. Een keuze voor de toekomst zou af moeten hangen van... Juist, de toekomst! Toch merk ik dat veel keuzes gemaakt worden op basis van het verleden en keuzes vanuit het verleden.

Ik zal je een voorbeeld geven. Zoek je een rapportgenerator die aansluit bij je handboek of pas je je handboek aan naar aanleiding van je visie op de toekomst van de jaarrekening en de daarbij behorende tools? Het maken van een keuze biedt je de kans om het anders te gaan doen. Juist door naar de toekomst te kijken zal je andere keuzes maken dan door te kijken naar het verleden.

Waarom wil je nieuwe software?

Simon Sinek roept het al jaren: ‘Start with why’. En ook bij de keuze van nieuwe software begin je met het waarom. En in dit geval het waarom van de toekomst. Waarom overweeg je een nieuw pakket? Om hier goed antwoord op te geven, heb je een droom of visie voor de toekomst nodig. Waar staat jouw accountants- of administratiekantoor over vijf jaar? En over tien jaar?

Denk hierbij in standaarden. Je hebt immers niet per klant een andere droom. Juist door je blik vooruit te werpen zul je op een andere manier keuzes maken en zal je keuze ook in het verlengde liggen van wat je in de toekomst wilt bereiken.

Je wilt het anders gaan doen omdat de toekomst anders zal zijn en er juist mogelijkheden liggen als je het anders gaat doen. Als je helder hebt waar je voor werkt en wat het grote doel is voor jouw kantoor, dan is dat waar je de software aan ten dienste moet stellen!

Welke software past bij jouw accountantskantoor?

Nog te vaag? Om het concreet te maken, geef ik je een praktijkvoorbeeld.

Vanuit kantoren ontvangen we met regelmaat een lijst met duidelijk geformuleerde eisen uit de accountantspraktijk. De praktijk wordt echter gekleurd door vandaag en de beperkingen van vandaag. Wensen vanaf de werkvloer zijn gebaseerd op wat er gedaan wordt en hoe er gewerkt wordt.

Zijn die eisen dan niet belangrijk? Zeker wel! Maar niet om mee te beginnen, juist om mee te eindigen.

Stel in het selectietraject de volgende vragen:

• Wat is de visie van de software die ik overweeg aan te schaffen voor het realiseren van mijn visie?
• Is er een gezamenlijke doelstelling?
• Wat moet een pakket minimaal bieden zodat ik mijn visie kan realiseren?
• Wat wil ik bereiken voor mijn klanten?

Leg je droom naast de dromen van de leveranciers van de accountancy-software die je gebruikt. Is er een match? Een droom getuigt immers van een visie. Met een gezamenlijk visie ben je klaar voor de toekomst én voor vandaag, zonder dat je te veel beperkt wordt door het verleden. Als je het hier over gehad hebt, ga je het hebben over details en functionaliteiten.

Softwareselectie begint bij visie in plaats van functie

Om de goede software voor jouw bedrijf te kiezen, moet je dus beginnen met het bepalen van je visie. Pas daarna kijk je naar de diverse functionaliteiten. Ik nodig je graag uit om te sparren over jouw visie! Dan leggen we desgewenst onze visie erlangs om te kijken of we een match hebben. Pas daarna zal ik het met je hebben over het hoe en wat en wat de implicaties zijn voor vandaag. Dan kunnen we samen de accountancy relevanter en toekomstgericht maken!