Zo overtuig je de partners bij jouw kantoor om Visionplanner te omarmen

Een van de dingen die wij vaak merken en zien, is dat er grote verschillen kunnen zijn tussen partners binnen één en hetzelfde accountantskantoor. De één richt zich sterk op de vaktechniek, hecht veel waarde aan uitgebreide (branche-specifieke) werkprogramma’s en houdt zich liever bezig met de cijfers van de klant, dan met de klant zelf. Terwijl de andere partner misschien juist bezig is met het zo veel mogelijk standaardiseren van interne processen, graag diensten wil uitbreiden met nieuwe adviesmogelijkheden en zich juist graag bezighoudt met de klant zelf.

Frictie in het kantoor?

Wellicht is bovenstaande situatie ook voor jou herkenbaar. Herken jezelf meer in het eerste beeld of in het tweede? Als er zulke grote verschillen zijn tussen de partners binnen één kantoor, kan dat voor veel frictie zorgen. Of is er juist helemaal geen frictie en werkt iedereen straks langs elkaar heen? Welke van de twee situaties erger is, laten we maar even in het midden.

De neuzen dezelfde kant op.

Mocht jij jezelf meer herkend hebben in het beeld van de tweede partner, dan is de kans groot dat je al werkt met Visionplanner of daar graag mee zou willen beginnen. Maar hoe mooi zou het zijn als echt iedereen in het kantoor op dezelfde manier werkt en dat de neuzen dezelfde kant op staan? Het zou jouw verbeteringen nog impactvoller maken.

Maar hoe krijg je nou echte intern draagvlak voor een nieuwe manier van werken? In dit blog geven we je maar liefst 7 argumenten die je kan aanvoeren om de andere partners in het kantoor te overtuigen. Laten we beginnen!

1. Wij gaan efficiënter werken.

Het eerste argument zal iedere partner moeten aanspreken: Visionplanner helpt bij het efficiënter inrichten van de processen in het kantoor. Met de oplossing krijg je een stevige basis voor de kantoorprocessen en ontstaat er eenduidigheid in de werkwijze.

Naast de jaarrekening en tussentijdse rapporten kan er gewerkt worden met handige checklists die zorgen voor verdere standaardisatie. Hiermee wordt de kwaliteit gewaarborgd van kolommenbalansen en administraties. Uit eigen onderzoek blijft dat de uiteindelijke efficiëntieslag kan oplopen tot 9 uur per gebruiker per maand. Dus voor elke 4,5 medewerkers op jouw kantoor die met Visionplanner werken, krijg je er in totaal een dikke werkweek per maand voor terug.

2. Wij krijgen een betere verdeling van de workload.

In het vorige punt hebben we het al gehad over het efficiënter werken. Maar het werken met Visionplanner zal ook een positief effect hebben over de werkverdeling gedurende het jaar. Op dit moment zal het waarschijnlijk het aller drukst zijn op jullie kantoor wanneer de jaarrapporten gemaakt worden. Maar met Visionplanner werk je in het jaar, aan het jaar. Je kan werken met maand-, kwartaal- én jaarcijfers voor je klanten. Zo bespaar je veel tijd aan het einde van het jaar wanneer alle administratiedossiers compleet gemaakt en gecontroleerd worden.

Uit ervaring blijkt dat je door het werken met Visionplanner drie uur bespaart op het maken van elke jaarrekening. Dus voor elke 13 jaarrekeningen die jouw kantoor met Visionplanner maakt, krijg je bijna een volledige werkweek terug per jaar.

Bovengenoemde aantallen zijn een tijdsbesparing in vergelijking met klassieke rapportgeneratoren. Werk je nu nog niet met een rapportgenerator, dan zal die tijdsbesparing nog hoger liggen.

3. Wij gaan minder afboeken.

Waarschijnlijk wordt er nog altijd veel afgeboekt op jouw kantoor. In ons eigen onderzoek gaf 41% van de respondenten aan dat zij meer dan 5% afboeken. Afboeken is het resultaat van onduidelijkheid rondom facturen of een inefficiënt proces.

Voor de twee reden is Visionplanner een directe oplossing. Door volgens een duidelijk, gestandaardiseerd en overzichtelijk proces te werken, weet je precies waar je afboekt. Ook hangt het proces minder af van de klant en ben jij als kantoor in de lead. Een klant houdt natuurlijk geen rekening met vaste prijsafspraken, waardoor de kans op afboeken vanwege inefficiënte groter is dan wanneer jij het proces leidt.

Weer een heldere reden waarom je kosten bespaart met het gebruik van Visionplanner.

We hebben net drie harde, cijfergerichte argumenten gegeven waarmee jij de partners op jouw kantoor kan overtuigen van een andere aanpak en oplossing. De volgende vier argumenten hebben ook een effect op je bottomline, maar zullen minder direct meetbaar zijn. 

4. Wij breiden ons dienstenaanbod uit, maar blijven binnen onze comfortzone.

Misschien zou jij het liefst direct het hele dienstenaanbod in jullie kantoor omgooien en allerlei innovatieve diensten toevoegen aan jullie portfolio. Maar het kan goed zijn dat de andere partners nog niet zo ver zijn. Misschien is het goed te beginnen met een kleinere uitbreiding: tussentijdse cijfers.

Voor de klant is het ideaal en voor het kantoor is het een subtiele verandering waarmee je toch direct profiteert van de drie hierboven genoemde voordelen.

4.1 Tussentijdse cijfers voor jouw klant

Wanneer jij de jaarrekening voor de klant maakt en bespreekt, zit je samen naar gegevens te kijken van drie maanden tot zes maanden oud. Tuurlijk, deze cijfers zijn ook belangrijk, maar is het voor de klant niet veel fijner om met recentere cijfers te werken? Hij kan dan in dat jaar nog bijsturen op basis van jouw cijfers en adviezen.

4.2 Tussentijdse cijfers voor jouw kantoor

De voordelen voor jouw kantoor wanneer gewerkt wordt met tussentijdse cijfers zijn duidelijk: je werkt met een betere verdeling van de workload in het jaar, je breidt je diensten uit en je werkt aan je klantbinding dankzij de meerdere contactmoment in het jaar. Op dit laatste punt gaan we dieper in bij het volgende argument.

5. Wij krijgen een betere binding met onze klant.

Het maken van maand- en kwartaalcijfers voor je klant is met Visionplanner in een paar klikken gedaan. Het is niet meer dan logisch om ook rond deze cijfers contactmomenten te plannen. Samen met de klant kan je aan de hand van deze cijfers bepalen of het bedrijf op koers ligt om een goed jaar te draaien en de doelen te halen.

Dankzij deze extra contactmomenten bouw jij een sterkere band op. De klant ziet je vaker en elk moment is waardevol. Hij krijgt immers een steeds beter inzicht in (de cijfers van) het bedrijf. Dankzij de extra contactmomenten verlaag je ook de drempel om contact op te nemen over andere vragen.

6. Wij vergroten ons onderscheidend vermogen.

De jaarrekening, juist dat document waar jullie waarschijnlijk de meeste tijd aan kwijt zijn, is niet onderscheidend. Althans, veel accountant (52%) geven zelf aan dat het hun niet lukt te onderscheiden met de jaarrekening. En dan alsnog, stel jij bent er wel van overtuigd dat de jaarrekeningen die jullie maken onderscheidend zijn; vindt de ondernemer dat dan ook?

Een mooie vormgeving of een uitgebreider rapport? Het is en blijft gewoon een jaarrekening. Jezelf onderscheiden als accountant terwijl je alleen maar jaarrekeningen maakt, is bijzonder lastig. Juist met diensten buiten de jaarrekening om kan jij je onderscheiden. Tussentijdse cijfers en een nauwere relatie met de klant zijn de eerste twee manieren waarop jij je meer kan onderscheiden.

Vraag de partners bij jouw kantoor wat jullie uniek maakt. Wat is het onderscheidend vermogen in jullie dienstverlening? Waarom worden jullie klanten juist door jullie het beste bediend; beter dan door het kantoor twee straten verderop? Blijft het bij algemeenheden of komt er helemaal geen antwoord, dan weet jij dat het tijd is om jouw visie te delen en ook de andere argumenten aan te dragen.

7. Wij worden de onmisbare partner van onze klant.

We hebben het gehad over de klantrelatie en hoe het bespreken van tussentijdse cijfers bijdraagt aan het onderscheidend vermogen. Maar eigenlijk zou je met het kantoor nog een stap verder willen: een onmisbare partner zijn voor jouw klant.

Wat bedoelen we daarmee? Wanneer ben je echt een onmisbare partner voor jouw klanten. Dat is het moment waarop jouw klant je factuur betaald en niet aan het bedrag denkt, maar denkt: “Tjonge, wat heb ik veel waarde teruggekregen hiervoor. Hoe zou het met mijn bedrijf zijn gegaan zonder mijn accountant?”. Dit is de positie die je wilt hebben in het brein van jouw klant.

Maar hoe bewerkstellig je zoiets? Zijn het alleen de tussentijdse cijfers en een paar losse aanvullende diensten? Nee!

Zo’n verhouding ontstaat wanneer je meer brengt dan alleen cijfers. Jij bent degene die dagelijks de financiële motor bekijkt van tientallen bedrijven. Door jouw kennis en ervaringen beschik jij over inzichten die een ander niet heeft. Dit combineer je met een voortdurende, nauwe klantrelatie. Een relatie waarin de ondernemer op elk moment van het jaar met jou kan bespreken wat de financiële consequenties zijn van elke beslissing. Een relatie waarin de ondernemer zelfs nog voor het maken van deze beslissingen vraagt naar jouw visie. Dan ben jij echt de onmisbare partner geworden van jouw klant.

Welke eerste stap kan jij vandaag zetten?

Een efficiëntere manier van werken, een onmisbaar en onderscheidend partnership met je klant en een betere verdeling van de workload: een korte samenvatting van de argumenten die jij kan gebruiken om jouw partners te overtuigen van een nieuwe manier van werken en het gebruik van Visionplanner.

Hoewel dit alles prachtig klinkt, moeten we ons ook realiseren dat dit een ingrijpende verandering kan zijn. Zoals aangegeven bij het vierde argument, kan een eerste stap zijn om met tussentijdse cijfers te gaan werken. Hoe jij precies deze slag wilt maken binnen het kantoor is aan jou. Maar wij willen jou er graag bij helpen.

Volg een demo

Ben je overtuigd van de kansen en besparingsmogelijkheden van Visionplanner? Wil je graag zien hoe jouw kantoorproces efficiënt in één software te ondervangen is? Boek hier je demo en we laten je het graag zien!

Maak samen met onze kantooradviseur een plan van aanpak

Gebruikt jouw kantoor al Visionplanner en kan de implementatie van Visionplanner op jouw kantoor wel een beetje hulp gebruiken? De Visionplanner Kantooradviseur helpt je graag verder! Boek hier je afspraak.