Vier signalen die vertellen dat het tijd is om processen aan te scherpen

Als het gaat over gedateerde processen is het makkelijk om iets grappigs te roepen over postboeken, kroontjespennen en blokstempels. Dat stadium zijn de meeste kantoren echter wel voorbij. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat interne processen altijd op orde zijn.

Om daar kritisch naar te kunnen kijken, is het wel belangrijk om scherp te hebben wat we vinden dat een proces zou moeten zijn. En waarom dit zo zou moeten zijn. Dit laatste is makkelijk. Processen laten zich eenvoudiger optimaliseren en op te schalen dan ad hoc werkzaamheden.
De tweede vraag ‘wat is een proces?’ is lastiger. In het extreme kun je alles als een proces beschouwen. Eén van de meest illustere voorbeelden is misschien wel Mark Zuckerberg die zelfs het aankleden tot een proces heeft verheven om er niet meer over na te hoeven denken.

Vertaal dit naar een administratie- of accountantskantoor en je kunt zeggen dat elke vraag van een klant in een proces moet passen. Elke jaarrekening of adviesopdracht kun je via een stramien afhandelen. Je zult die processen ongetwijfeld voor je eigen kantoor herkennen. Al zijn ze niet altijd geformaliseerd.

Het is goed om die processen periodiek te beoordelen in het licht van factoren zoals het team, de klanten en de software die je gebruikt. Periodiek klinkt leuk, maar als je één van onderstaande signalen herkent, is het misschien weer eens tijd om de handboeken figuurlijk ‘af te stoffen’.

Te hoge faalkosten

Het ‘first-time-right’ principe klinkt leuk maar is niet altijd haalbaar. Je moet echter wel kritisch blijven op de fouten die worden gemaakt. Bij voorkeur om ervan te leren, de oorzaak te achterhalen en te zorgen dat ze niet weer worden gemaakt. Die preventie zou je weer moeten verwerken in het nieuwe proces. Maar ook het ‘leren van fouten’ kun je als proces beschouwen. Elk kwartaal de grootste blunders of meest voorkomende fouten analyseren op oorzaak en preventieve maatregelen.

Veel overwerk

Sommige hardliners zeggen dat elk uurtje overwerk teveel is. Dat wil ik zeker niet propageren maar de kans is groot dat overwerk en last minute vaak hand in hand gaan. Los van het feit dat overwerk veroorzaakt kan worden door slechte processen, is de kans dus ook erg groot dat in die avonduurtjes nogal wat bochtjes worden afgesneden. Met alle gevolgen van dien.

Mensen weten niet meer waarom ze iets doen

Als het team niet meer weet waarom ze spreadsheet X of Y bijhouden, wordt het tijd om in te grijpen. Ooit was het een goed idee maar of dat nog steeds zo is, vereist dat je opnieuw naar het proces kijkt. Ook als controles continue worden uitgevoerd maar er komt nooit iets uit, zou een belletje moeten doen rinkelen.

Nieuwe software

Het ligt voor de hand maar wordt niet altijd gedaan. Een andere applicatie vraagt om andere processen om die applicatie heen. Nieuwe functionaliteiten, andere koppelingen moeten worden uitgediept en optimaal worden ingezet voor efficiency en meer toegevoegde waarde voor klanten. Het behoeft eigenlijk geen toelichting meer en toch maakt iedereen zich er schuldig aan.

In de praktijk zijn er vast nog meer signalen die wijzen op verouderde processen. Mijn advies, neem de tijd om er in te duiken. Door het repeterende karakter van veel werkzaamheden, verdien je die dubbel en dwars weer terug.

Een proces dat me na aan het hart ligt is natuurlijk het samenstellen van jaarrekeningen. Als je wil weten hoe Visionplanner dat ziet, kijk dan eens naar het webinar over de hernieuwde aanpak met betrekking tot het samenstellen van jaarrekeningen.