Valkuil bij toetsing: vertrouwen op standaard software

Heeft jouw kantoor bericht gekregen dat de NBA binnenkort langskomt voor de toetsing? Geen stress! John Weerdenburg van Auxilium Adviesgroep vertelt welke valkuilen er zijn en hoe je deze vermijdt. “Software ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden en de toetsing. Maar je moet wel zelf blijven denken.” 

Een accountantskantoor krijgt elke 6 jaar een toetsing. Zie dit als een apk-keuring waarbij een toetser van de NBA beoordeelt of een kantoor de juiste kwaliteit dienstverlening levert. In januari of februari krijgen kantoren bericht als ze zijn geselecteerd voor de toetsing. Daarna kan een kantoor vrijstelling vragen bij een gegronde reden, zoals een overname of beëindiging van de bedrijfsactiviteiten. In april ontvangen de geselecteerde kantoren een uitnodiging met de toetsingsdatum. De eerste toetsingen starten in juni en lopen door tot eind december.

Veranderende regels

De toetser beoordeelt de interne processen en kennis van wet- en regelgeving. Daarnaast neemt de toetser steekproeven bij dossiervorming en checkt of de kwaliteitssystemen voldoen aan de richtlijnen van de NBA. Handig is de checklist met aandachtspunten voor de toetsing. “Moeilijk is het niet om de toetsing door te komen”, stelt John. “De complexiteit zit in de wet- en regelgeving die elk jaar verandert. Daarom is het belangrijk dat een accountant zijn kennis van wet- en regelgeving actueel houdt. Dat gebeurt nu te weinig. Als de toetser langskomt, dan voelen accountants de pijn van het ontbreken van actuele kennis.”

Gelukkig zijn dat vooral ervaringen uit het verleden. Recent heeft de NBA besloten dat er jaarlijks een evaluatie moet plaatsvinden bij een kantoor. Dit heeft de kennis en vaardigheden op het gebied van regelgeving vergroot, merkt John.

Valkuil 1: Eigen vlees keuren

Toch is er een vette valkuil bij dit proces, zegt John. Deze kantoorevaluatie doen kantoren veelal zelf. Dat vergroot de kans dat er onvoldoende kritisch wordt gekeken naar eigen werk. “Een kantoorfout sluipt er zo in”, stelt John. “Als je als kantoor de jaarlijkse evaluatie zelf doet, dan is de kans klein dat iemand de kantoorfout opmerkt. Immers, het hele kantoor werkt zo. Een externe toetser haalt kantoorfouten er makkelijker uit. Daarmee is je eigen vlees keuren echt een valkuil.

Valkuil 2: Onduidelijkheid over regels

Niet echt een valkuil maar toch vervelend: de regels rondom toetsing zijn niet altijd helder. Wanneer krijgt een kantoor een voldoende, wanneer niet. De kennis over wegingsfactoren en procedures is ondermaats, vindt John. Daarnaast komt de NBA regelmatig met nieuwe verordeningen rondom de toetsing. John is het niet eens met de laatste wijzigingen en gaat er in juni tegen amenderen met een aantal wijzigingsvoorstellen. Die brengt hij tijdens de NBA-ledenvergadering in juni ter stemming, als er minimaal 100 handtekeningen zijn opgehaald voor het wijzigingsvoorstel. “Binnen een half uur nadat de actie online stond, waren er al 35 handtekeningen verzameld”, zegt John.

Valkuil 3: Blind vertrouwen op standaardsoftware

Onvoldoende kennis van de specifieke regelgeving en kwaliteitseisen voor je kantoor, noemt John ook als valkuil. Veel kantoren zijn in de veronderstelling dat software compleet ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden en de toetsing. Maar je moet wel zelf blijven denken. Daarom is het belangrijk om regelmatig de werkwijzen tegen het licht te houden.”

Hoe kunnen kantoren deze valkuil vermelden?

John: “Daar ga ik uitgebreid op in tijdens de bijeenkomst Valkuilen bij Toetsing op 24 mei 2023 bij Visionplanner in Veenendaal.”

Scheidsrechter

Hoe andere valkuilen te vermelden, wil John wel alvast kwijt. Heel belangrijk is om de toetser te benaderen als collega, niet als scheidsrechter. “Er zijn voorbeelden uit het verleden dat een toetser niet goed bij de praktijk paste. Dat leidde tot cultuurverschillen. Nu is dat niet meer het geval, het type toetser is meer afgestemd op het kantoor.”  

Wat wil je dat de deelnemer opsteekt van het event?

John: “Mijn doel is dat de kennis van de deelnemers is vergroot, waardoor ze meer op het niveau van de toetser staan dan daarvoor. Zo voelen deelnemers zich comfortabeler om de discussie aan te gaan met de toetser in plaats van discussies uit de weg te gaan. Tijdens het evenement Valkuilen vermijden bij Toetsing wil ik het zelfvertrouwen van de deelnemers vergroten.”