4 tips hoe je tijdens piekdrukte maximale aandacht voor je ondernemers blijft houden

Hoe zorg je er als accountants- of administratiekantoor voor dat jouw ondernemers zich altijd gehoord en gewaardeerd voelen? Ook als er piekdrukte heerst, zoals bij de kwartaalafsluiting of ten tijde van het samenstellen van de jaarrekeningen. De klant van vandaag is niet meer loyaal voor het leven en eist te allen tijde maximale kwaliteit en aandacht. Hoe voldoet de accountancy aan deze vraag?

Inspelen op klantbehoeftes

Het werk van een accountant is in grote mate voorspelbaar. Het ritme van het maand-, kwartaal- en jaarwerk is regelmatig. Ook pieken in de workload kun je zien aankomen. Het gevaar van routine ligt daarmee op de loer. De focus ligt op efficiency, waardoor innovatie en veranderende klantbehoeftes onderbelicht kunnen raken. Wat verwachten ondernemers vandaag de dag van hun financieel en fiscaal adviseur? Hoe kunnen jij en je medewerkers daar goed op in blijven inspelen? En hoe kom je erachter wat er speelt bij je klanten?

Wederzijdse verwachtingen

Zoals dat voor elk bedrijf in elke sector geldt, geldt het ook voor accountants: het kennen van je klant is de sleutel tot succes. Voor ons E-book ‘Hoe accountants- en administratiekantoren meerwaarde voor ondernemers kunnen creëren’ spraken we met ondernemers over de relatie met hun accountant. We hebben hieruit een aantal belangrijke conclusies kunnen trekken.

Ten eerste dat ondernemers naast administratieve ondersteuning ook zoeken naar
strategisch- en operationeel advies van hun accountant. Digitalisering en dashboarding bieden immers inzichten die voorheen moeilijker te vinden waren. Daarnaast zoeken klanten een klankbord bij de interpretatie van cijfers en de mogelijke kansen die deze overzichten blootleggen. Wees dus proactief als accountant. Het gaat naast fiscaal en administratief optimaliseren ook om het samenwerken aan business groei.

Op zijn beurt verwacht de accountant vaak dat ondernemers meegaan in de automatisering van hun boekhouding. Bijvoorbeeld door factureren automatisch te laten verwerken, zodat de boekhouding altijd up-to-date is. Dat maakt het werk voor de accountant efficiënter. De vraag is of de ondernemer dat wil en of de software van het kantoor en de klant makkelijk op elkaar aangesloten kunnen worden. Het gebeurt ook dat de ondernemer denkt dat hij heel ver is in zijn automatisering en vindt dat z’n accountant onvoldoende automatiseert.

Om zoveel mogelijk aan elkaars verwachtingen te kunnen voldoen, is een heldere communicatie van groot belang. Wat verwacht je van elkaar? Hoe kun je het proces voor beide partijen optimaliseren? Dat geldt overigens ook voor de kosten. Door digitalisering en de daarmee soms gepaard gaande abonnementsvormen, verandert de manier waarop accountants hun kosten berekenen. Wees daar dus ook helder over. De conclusies uit ons eerdergenoemde e-book laten zien dat dat nog niet altijd het geval is.

Innovatief samenwerken

Samenwerken doe je dagelijks en je doet er natuurlijk al alles aan om ervoor te zorgen dat klanten zo tevreden mogelijk zijn én blijven. Daarnaast zorg je ervoor dat ze altijd bij je terecht kunnen en dat je ze bijstaat met raad en daad. Toch kan deze samenwerking vaak wel wat innovatie gebruiken. Zeker als je de piekdrukte structureel wilt verminderen.

De mogelijkheden om handmatige en repeterende taken te automatiseren nemen nog steeds toe. Blijf dus altijd kijken hoe je sneller op elkaar kunt inspelen. Kijk ook naar de contactmomenten met je klanten. Door Covid is het aantal fysieke afspraken sterk afgenomen. Veel ondernemers hebben nu via een (video)call, mail of WhatsApp contact over hun actuele administratie. Dat bespaart je veel tijd.

Slimmer, niet harder werken

Wil je ondernemers centraal zetten en daarnaast de kwaliteit van je dienstverlening waarborgen? Ook tijdens piekdrukte? Dan kijk je dus hoe je de workload beter verdeeld over de tijd, onder andere door een slimmere automatisering. En je communiceert duidelijk met je klant over de wederzijdse verwachtingen.

Door beter in te spelen op klantbehoeftes, de wederzijdse verwachtingen duidelijk te maken en innovatief samen te werken, komt waardecreatie -het scheppen van waarde voor klanten, de eigen organisatie en andere betrokken partijen- weer centraal te staan in je werk. Want dat is uiteindelijk wat jouw kantoor onderscheidend maakt voor je klanten.