Potentieel datalek: “Doe je ding, ik ga even koffie halen”

Oktober is cyber security month bij Visma waar Visionplanner ook onder valt. Digitale veiligheid is zeer belangrijk en daarom heeft elk Vismabedrijf een data protection manager (dpm). Zij staan in nauw contact met de data protection officers van Visma. Het doel is om software en data van gebruikers veilig te houden. Jordy Willemse is de dpm van Visionplanner. Wat hij soms tegenkomt bij accountants- en administratiekantoren…..

"Een van mijn belangrijkste taken is ervoor zorgen dat we blijven voldoen aan de algemene verordening gegevensbescherming (AVG)”, zegt Jordy. “Bijvoorbeeld, vlak voordat we onze nieuwe Visionplanner-website lanceerden, merkte ik dat de optie om cookie-instellingen op een later moment aan te passen onvolledig was. Zulke dingen moeten onmiddellijk worden aangepakt. Dat heb ik dan ook gedaan.”

Klantgegevens veilig houden

Een groot deel van Jordy’s werk als dpm heeft te maken met klantgegevens. “De klant is de eigenaar van zijn gegevens. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat deze gegevens veilig zijn. We hebben bijvoorbeeld het Visma Trust Center, waar je per product van Visma kunt zien, in welke systemen gegevens worden opgeslagen. Binnen Visionplanner ben ik het eerste aanspreekpunt bij een datalek. We hebben strikte protocollen voor hoe te handelen in dergelijke situaties."

Wat vind je het leukst aan je werk?

Jordy: "Het nieuws staat vol met verhalen over datalekken en beveiligingsproblemen. Ik vind het fascinerend om te weten wat we als bedrijf doen om onze klanten te beschermen. Privacy is een van de belangrijkste rechten die we hebben, en ik ben gepassioneerd over het bijdragen aan de veiligheid van onze klanten." En dat wat voor hen enorm waardevol is, namelijk hun gegevens.

Heb je tips voor accountants- en administratiekantoren over het veilig gebruik van data en software?

Jordy: "Absoluut! Begin met een wachtwoordmanager. Het is essentieel voor zowel zakelijk als persoonlijk gebruik. En kies altijd voor een betaalde versie, omdat gratis tools vaak worden gefinancierd met je gegevens. Gebruik nooit hetzelfde wachtwoord voor verschillende accounts en klik nooit zomaar op links in e-mails of sms'jes."

Beperkt digitaal bewustzijn

Naast zijn rol als data protection manager ondersteunt Jordy als support engineer klanten bij vragen over gebruik van de software. Ook is hij systeembeheerder bij Visionplanner. Hij merkt dat lang niet alle accountants- en administratiekantoren zich bewust zijn van veilig gebruik van digitale gegevens. “Er zijn zeker verbeteringen nodig als het gaat om veilig gebruik van gegevens binnen accountants- en administratiekantoren”, stelt Jordy. Ik heb bijvoorbeeld gezien dat kantoren wachtwoorden opslaan in een Excel-bestand met de naam 'wachtwoorden'. Dit soort praktijken moet echt veranderen.

Koffie halen

Een ander voorbeeld is het gebruik van TeamViewer. Via TeamViewer helpen supportafdelingen klanten met een probleem. Het verbaast me dat sommige mensen zeggen: 'Doe je ding, ik ga even koffie halen'. Vervolgens laten ze hun computer onbeheerd achter. Ik wijs hier dan op, maar het komt niet altijd direct over. Het is mooi dat klanten vertrouwen hebben en wij gaan zeer zorgvuldig om met gegevens. Maar toch is het cruciaal om erbij te blijven als je wordt geholpen met je software.“

Tips

Jordy geeft tot slot enkele tips die helpen om een datalek te voorkomen:

• Sluit programma’s die niet relevant zijn.
• Blijf erbij als iemand op afstand je computer overneemt om te helpen.
• Vergrendel je computer als je wegloopt, zelfs al kom je snel terug.”

Bezoek het Visma Trust Center

Benieuwd naar de systemen die Visionplanner gebruikt voor data-opslag? Voer het product in de zoekbalk van het Visma Trust Center en je krijgt een overzicht.