De periodieke toetsing komt er aan. Paniek?!

“De periodieke toetsing door de Raad voor Toezicht brengt voor veel kantoren de nodige stress en onzekerheid met zich mee.” Niet om je bang te maken maar dit zegt de NBA zelf. Met een beetje voorbereiding zou je echter zonder problemen door de toetsing heen moeten komen. Uiteraard moet je goed je werk doen. Lees verder om op deze belangrijke dag fluitend naar je werk te gaan.

Selectie van de toetser

Ons idee is om te beginnen met een kop koffie (taart gaat wellicht wat ver). Wees je bewust dat de toetser is toegewezen op basis van geschiktheid. Daarbij wordt gekeken naar ervaring, het type opdrachten en naar de regio. Wel of geen ervaring met Visionplanner is niet persé doorslaggevend. Hou daar rekening mee en zorg dat je hem of haar in de software wegwijs maakt waar dat noodzakelijk is.

Kwaliteitsbeheersing van het accountantskantoor

Alhoewel de focus soms wel heel erg op dossiers komt te liggen, gaat het om de kwaliteitsbeheersing van het kantoor. Cruciaal is dat de toetser zal kijken naar de naleving van intern geformuleerde normen. Als je dus ergens in een handboek opschrijft dat alle dossiers een OKB moeten hebben, ben je het haasje. Je hebt jezelf daarmee een zwaardere verplichting opgelegd dan de regelgeving vereist. Die zul je dus moeten naleven.

Checklist anyone?

De toetser begint als het goed is met het verwerven van inzicht in jouw kantoor (het is net een samenstel- of controleopdracht). Daarvoor zal hij of zij documentatie doornemen die je zelf hebt voorbereid. Deze checklist helpt je bij die voorbereiding. Tip: ook als je niet getoetst wordt, is het handig om deze stukken te hebben.

Dossiers op orde, voor je de jaarrekening uitbrengt

Uiteraard zal de toetser naar dossiers kijken. Dat is tenslotte een goede graadmeter voor de kwaliteit. Die moeten op orde zijn, uiteraard al voordat je de jaarrekening uitbrengt. Dat voorkomt paniekaanvallen op het moment dat de uitnodiging voor de toetsing op de mat valt.

Ook hier is goede voorbereiding het halve werk:

• Zorg dat er een goede lijst is met klanten en type opdrachten. Dit is de basis voor de selectie dus als daar al begint te haperen, zal dat gezien worden als een veeg teken voor de kwaliteitsbeheersing.
• Zorg dat je de 11 verplichte en 10 ‘verplicht indien van toepassing’-punten kent. Kan geen kwaad om COS4410 en handreiking 1136 er nog eens bij te pakken zodat een discussie over bevindingen met vertrouwen kunt voeren. Je zou namelijk best van mening kunnen verschillen.

Het oordeel over je accountantskantoor

De toetser geeft een advies aan de Raad voor Toezicht. Dit gebeurt in een conceptverslag dat je zelf eerst kunt beoordelen. De Raad velt uiteindelijk het oordeel dat 3 smaken kent:

• voldoet - verwacht geen slingers en ballonnen. Je voldoet aan de regels. Visionplanner zorgt voor taart als we er lucht van krijgen.
• mwah…. of liever gezegd: behoeft verbetering
• voldoet niet (dan dus ook geen taart)

Als het om relatief eenvoudige tekortkomingen gaat, kan de toetser een voortgezette toetsing overwegen. Je krijgt dan wat tijd om e.e.a. te herstellen en de toetsing wordt op een later moment voortgezet. Het overwegen waard. Niet in de laatste plaats omdat je dit, bij succesvol resultaat, minder geld kost dan een hertoetsing.

Er valt nog wel wat meer te zeggen over toetsing - de NBA heeft er een handige pagina aan gewijd. Ook organiseren wij op 25 juni in samenwerking met John Weerdenburg van Auxilium de bijeenkomst 'valkuilen bij toetsing'. Tijdens deze bijeenkomst nemen we je mee door het toetsingsproces en bespreken we de belangrijkste valkuilen die kunnen leiden tot een 'minder positieve toetsingservaring'. Kom je ook?