Niks doen is het meest efficiënt: wat is een samenstelwaardige administratie?

Softwareleveranciers beloven gouden bergen als het om efficiency gaat. En voor de kritische gebruiker is het nooit goed genoeg. Zo houden we elkaar scherp. 

Discussies over hoe vaak je moet klikken om een handeling uit te voeren of hoe snel pagina’s laden. Soms heb je het over secondes. Secondes die, opgeteld per dag, misschien wel oplopen tot het equivalent van één toiletbezoek of een kop koffie. Ook belangrijk natuurlijk.

 Kennelijk doen we dat goed want uit de laatste survey van AccountancyVanmorgen blijkt dat we de afgelopen vijf jaar substantiële tijdsbesparingen hebben weten te realiseren in het samenstellen van jaarrekening. Bijna een vijfde van de accountants rapporteert een tijdwinst van circa 50%! Software werpt duidelijk zijn vruchten af als het gaat om efficiency.

Toch ben ik bang dat we soms de grote lijnen uit het oog verliezen. Want met alle discussies over efficiency vergeten we soms om te evalueren of we nog wel de goede dingen doen. Gelukkig geeft software je daarvoor handige inzichten. Zo geeft onze applicatie Visionplanner een redelijk beeld van de onderwerpen in een administratie die de meeste aandacht krijgen. Dit kan bijvoorbeeld op basis van logging in de applicatie. Grof gezegd zien we dat bij een efficiënte opdracht de meeste tijd wordt besteed aan (i) het samenstelwaardig maken van de administratie en (ii) het inschatten en beoordelen van significante aangelegenheden of risico’s. Op beide punten hebben we wat interessante inzichten.

Een samenstelwaardige administratie

Een term die ontstaan is met de introductie van risicogericht samenstellen. In Visionplanner valt dit met nadruk buiten het samensteldossier maar daarmee niet minder belangrijk om te beoordelen om vast te stellen of we hier nog wel de goede dingen doen.
De samenstelwaardigheid van een administratie wordt gedocumenteerd in een checklist of standaard werkprogramma. Elke stap in het werkprogramma is gekoppeld aan een post van de jaarrekening. Dat kunnen we vervolgens weer mooi analyseren. Dat leidt tot een aantal interessante observaties:

• Bij wijze van voorbeeld: bijna 10% van de werkzaamheden zijn op de post liquide middelen. Meestal gaat het om basale zaken als aansluitingen en de rekening kruisposten. Gezien het feit dat deze post in de meeste MKB-administraties automatisch wordt verwerkt, lijkt dit erg veel. Wat we niet kunnen meten is of deze werkzaamheden ook tot correcties hebben geleid. Ik schat eerlijk gezegd van niet, dus hier kunnen we denk ik best wel minder werk doen. En als het werk wel noodzakelijk is, dan lijkt me dat onderzocht moet worden hoe je dit soort routinematige controles als een proces kunt organiseren. Dat is over het algemeen efficiënter dan het in elk individueel dossier apart op te pakken.
• Wat we ook zien is bij hoeveel controles in een checklist commentaar wordt toegevoegd. Ook dat geeft een bemoedigend beeld: uit het overgrote deel van de antwoorden kunnen we afleiden dat controles niet tot bevindingen leiden. Veel vragen zijn zo geformuleerd dat een positief antwoord ook betekent dat er geen bevindingen waren. Of dat die er wel waren maar dat geconstateerde fouten zijn gecorrigeerd. In dat laatste geval zou je echter verwachten dat het antwoord positief is maar dat wel is vastgelegd wat het probleem was. En dat dit is opgelost. We zien dat 68% van alle vragen positief wordt beantwoord. In totaal 60% van alle vragen wordt positief beantwoord en krijgt niet eens een toelichting. De opportunist in mij zou zeggen: die administratie was gewoon goed. Die werkzaamheden had je net zo goed niet kunnen doen. Pure tijdswinst dus.

Nou weet ik als geen ander dat accountants (maar ook administratiekantoren) niet zo makkelijk afscheid nemen van werkzaamheden. Want ‘men verwacht dat we vaststellen dat dingen goed zijn’. Klopt helemaal maar dat kan ook door borging in processen en hoeft niet persé achteraf in een checklist. Hier moeten we dus kritisch naar kijken want misschien kunnen we wel afscheid nemen van een substantieel deel van deze werkzaamheden zonder dat de kwaliteit van de cijfers daaronder lijdt.

Risicogericht samenstellen

Hier hebben we minder data tot onze beschikbaar dus heel concreet kan ik het niet maken. We zien dat een samensteldossier gemiddeld 2 of 3 risico’s bevat. Maar wel met uitschieters naar soms wel 10 risico’s. Dat kan best terecht zijn maar misschien was de administratie gewoon – populair gezegd – een bende. Dat moet opgelost worden maar of je dat in een, potentieel aan toetsing onderhevig samensteldossier moet doen (met dure uren van een accountant), lijkt me de vraag.
In veel gevallen lijkt het echter dat elke materiële post als significante aangelegenheid wordt aangemaakt. Dat is lekker grondig maar leidt wel tot excessief veel werk. En of dit uiteindelijk tot een betere jaarrekening leidt, is nog maar de vraag.
Overigens zien we ook hier best een grote homogeniteit in risico’s die worden gedefinieerd. Zo heeft bijna 10% van de risico’s betrekking op continuïteit. Wil je dat dit op een snelle manier wordt afgehandeld, dan kan een standaard procedure absoluut op zijn plaats zijn.

Twee wijze lessen

Ik schrijf je een lange brief, want ik heb geen tijd voor een korte (Blaise Pascal)
Iets minder poëtisch: Wees kritisch op wat je doet. Review werkprogramma’s op effectiviteit en schrap werkzaamheden die nooit tot bevindingen leiden. En als je niet weet welke werkzaamheden effectief zijn, zorg dan dat je dat kunt meten. Dat kost tijd maar zal zich uiteindelijk terug verdienen.

Every project offers an opportunity to reinvent a process (Irvine Welsh)
Als je een werkprogramma of samensteldossier als een mini project ziet, dan zijn er vast elementen daaruit die je als proces beter kunt organiseren. Door kennis te bundelen bij één medewerker of team, werkprocessen te standaardiseren en dit vervolgens op al je klanten los te laten.

Tot slot: kwaliteit en efficiency zijn vaak communicerende vaten. En ik suggereer dan ook zeker niet dat we zomaar minder werk moeten gaan doen maar een goede discussie vanuit een breed perspectief lijkt me op zijn plaats. Als je iets bij kunt dragen aan die discussie, laat het mij dan weten.