Niet alleen rapportages, maar ook financieel advies

Door: Natasha Smit, freelance journalist en klant van boekhoudkantoor Bookd. Mede mogelijk gemaakt door Visionplanner.

Met de rapportage software van Visionplanner helpt Adriaan Heijboer accountants en boekhouders om hun financiële cijfers sneller en meer geautomatiseerd te verwerken. Met de software hebben ondernemers ten alle tijden inzicht in hun cijfers en kunnen zij hun bedrijf beter aansturen. De cijfers worden automatisch verwerkt, waardoor de accountant meer tijd overhoudt om zijn klanten financieel advies te geven.

Adriaan, wat is jouw functie bij Visionplanner?

"Ik help accountants en administratiekantoren met het gebruik van Visionplanner als accountmanager. Ik adviseer hoe zij Visionplanner in kunnen zetten om hun doelen te behalen, minder tijd kwijt zijn aan de standaard processen en meer tijd kunnen besteden aan hun klanten. Dan zijn zij beter in staat om hun kennis met hun klanten te delen. Mijn doel is om de accountants en administratiekantoren meer waarde te laten creëren.

Iedereen heeft last van de waan van de dag, van de dagelijkse zaken die moeten gebeuren. Met Visionplanner helpen we accountants en administratiekantoren om die verplichte zaken te automatiseren of versnellen. Vaak gaat er veel tijd in zulke verplichte zaken zitten, zoals de btw-aangifte, het maken van jaarrekeningen en het doen van andere aangiften. Dat zijn zaken die niet direct waarde opleveren voor ondernemers, maar het moet wel gebeuren. Dat soort processen willen we automatiseren, zodat er tijd vrijkomt voor accountants om echt waarde te leveren aan hun klanten: om inzichten en kennis te delen. Zo kunnen wij ondernemers helpen om toekomstgericht te ondernemen en niet alleen maar terug te kijken naar het verleden."

Hoe gaat Visionplanner in de praktijk te werk?

"We koppelen de boekhouding van ondernemers vanuit de administratiepakketten aan Visionplanner. Met onze software kun je als financieel specialist rapportages en jaarrekeningen maken. Als je naar het dashboard kijkt, dan zie je de output van een geautomatiseerd proces. Het is een manier om jouw boekhouding inzichtelijk te maken en van daaruit verder vooruit te kijken middels een begroting of een liquiditeitsprognose."

Waarom zou ik als ondernemer Visionplanner willen gebruiken?

"Ondernemers die bezig zijn met hun cijfers, inzicht hebben in hun bedrijf en sturen op die inzichten, presteren beter dan ondernemers die dat niet doen. Met deze software krijg je inzicht over hoe je ervoor staat, wat je marges zijn, wat je kostprijs is, waar je uitschieters zitten en waar je risico’s zitten voor de toekomst. Je kunt onze software vergelijken met een digitaal kasboek of huishoudboek voor je bedrijf. Wij zorgen ervoor dat de ondernemer inzicht heeft, waardoor hij grip heeft op zijn rendement. Daarom moet je Visionplanner willen gebruiken."

Toekomst: ook fiscaal advies

"Op dit moment geven we vooral financiële inzichten, maar in de toekomst willen we dat ook fiscaal insteken. Dan kunnen we ook voorspellen wat je aan btw en inkomstenbelasting moet betalen. De meeste ondernemers vinden het lastig als ze denken dat ze veel verdiend hebben en daarna toch ineens een klap aan belasting moeten betalen. Dan is het fijn als de software met je meedenkt.

Het inscannen van bonnen doen we niet, omdat wij denken dat dat niet lang meer gebeurt. Alles wordt binnenkort digitaal en dan is het inscannen van bonnen niet meer nodig. Je ziet dat veel accountants en administratiekantoren nog veel bezig zijn met het verwerken van data. Als voorbeeld het verwerken van bonnen, facturen en documenten en met het maken van jaarrekeningen. Uiteindelijk gaat het erom dat je die data niet alleen verwerkt, maar ook gaat analyseren. Dan kun je als financieel specialist veel meer waarde bieden aan de klant. Met Visionplanner geven we de accountant handvatten om financiële adviezen en inzichten aan zijn klanten geven."

Wanneer is het bedrijf Visionplanner gestart?

"In 1996 zijn een paar jonge accountants gestart met het bedrijf. Met Excel wilden zij rapportages maken van een tussentijdse prestatie van bedrijven. Als bedrijf wil je tussentijds kunnen bijsturen en niet alleen afhankelijk zijn van de jaarrekening die je aan het einde van het jaar krijgt. Zo zijn we begonnen met het maken van tussentijdse rapportages. Door de technologische ontwikkeling is er nu veel meer mogelijk.

Eerst was het alleen rapporteren, we gaven enkel de cijfers weer. De laatste tijd houden we ons meer bezig met het proces hoe de cijfers tot stand komen en hoe we die cijfers kunnen verbeteren met het oog op tijdigheid, juistheid en volledigheid."

Wat is er zo bijzonder aan jullie bedrijf?

"We werken volledig in de cloud. We hebben een database in de cloud, dat betekent dat er geen data verloren gaat. We kunnen de data gewoon weer hergebruiken en hebben altijd actuele inzichten. Op basis van die bak met data kunnen we kijken waar de mogelijkheden liggen en hoe fouten ontstaan. Je hebt geen stapel papier meer en kan alles met één druk op de knop inzien. Je kunt er altijd bij, waar je ook bent. Het grote voordeel van die grote bak met data is dat je anonieme dwars doorsnedes en analyses kunt maken die je als vergelijkingsmateriaal kan aanbieden voor de ondernemer."

Wat is jullie grootste struikelblok als ondernemer?

"Soms hebben we gave ideeën, maar moeten we nog wachten op de techniek. De technologische mogelijkheden en de capaciteit beperken ons soms in wat we kunnen doen. We hebben 4.000 kantoren die van onze software gebruik maken en ze hebben verschillende wensen over wat ze met Visionplanner willen. Wij kunnen helaas niet alles en moeten een afweging maken over wat we wel of niet gaan maken. Daarbij kost het natuurlijk tijd om een idee concreet te maken. Het realiseren van een idee kost immers meer tijd dan het komen met een nieuw idee.

Mijn grootste uitdaging is om kantoren te motiveren om zo goed en snel mogelijk de administratie van hun klanten te verwerken. Bij steeds meer kantoren wordt de administratie automatisch verwerkt. Visionplanner is geen boekhoudpakket. Het boekhoudpakket is de motor en de administratie moet eerst in de motor zitten, voordat het in Visionplanner kan worden verwerkt. Ondernemers moeten hun bonnen dus op tijd verwerken voordat dit proces in gang kan worden gezet.

De houding van sommige kantoren kan ook een uitdaging zijn. Veel kantoren kampen met onderbezetting en dan is het heel moeilijk om de verplichte dagelijkse zaken te overstijgen en verder vooruit te kijken. Daarbij speelt het ook een rol dat sommige kantoren een vasthoudende mening hebben als het gaat om het verstrekken van cijfers aan de klant en staan niet altijd open voor verandering. Met Visionplanner krijg je de kans om het verwerken van de administratie te veranderen, maar dan moet je daar wel voor open staan."

Spreadsheetridders

"Regelmatig kom ik nog echte spreadsheetridders tegen. Zij zien digitalisering als een bedreiging en niet als een kans. Digitalisering geeft je de kans om niet alleen met boekhouding bezig te zijn, maar ook met het analyseren van cijfers en het nagaan van kansen op fiscaal en financieel vlak om te kijken wat er allemaal mogelijk is met jouw onderneming. De accountant moet daarin een sparringpartner worden. Hij is de specialist en kan ondernemers op dit vlak het beste adviseren.

Als een accountant 50 bedrijven heeft die hij adviseert, dan is het zonde om met iedere klant afzonderlijk afspraken te maken en per persoon te bedenken hoe hij of zij verder komt. Veel accountants zijn zo dienstverlenend dat ze niet meer streng durven te zijn. Van een sparringpartner mag je echter verwachten dat hij incasseert, maar ook kan uitdelen. Hij moet soms ook harde adviezen durven geven."

Op welke manier is jullie software in de loop der jaren veranderd?

"We komen iedere maand met nieuwe software, met nieuwe onderdelen. Ons bedrijf is ook veranderd. Aanvankelijk maakten we vooral rapportage software voor ondernemers. Dat doen we nu nog steeds, maar Visionplanner kun je nu ook als gereedschap gebruiken om de ondernemer te helpen sturen, inzicht te geven en om adviezen te geven. De processen rondom de boekhouding worden geautomatiseerd en dat geeft zowel de accountant als administratiekantoren de mogelijkheid meer van zichzelf te laten zien. Accountants hebben zoveel kennis en die kennis moeten ze delen, ze moeten achter de boeken vandaan."

Wat zou je nog willen veranderen in de toekomst?

"Heel veel. Mijn ideale toekomstbeeld is dat alles geautomatiseerd verloopt, dat de facturen automatisch worden verwerkt en de boekhouding automatisch gaat. Dan heeft de accountant alleen nog een technische medewerker in dienst die het boekhoudingsproces naloopt voor als er iets misgaat. Als alle processen op het administratiekantoor automatisch lopen, dan heeft de specialist meer tijd om met de klant door te brengen en financieel advies te geven. Dan zijn de administratieprocessen enkel nog een formaliteit en kosten die bijna geen tijd.

En al die uren die dan vrijkomen, kan de financieel specialist dan steken in het geven van advies aan ondernemers. Ik hoor vaak dat alles maar goedkoper moet, ook in de boekhouding. MKB Nederland heeft de taak om er voor te zorgen dat zijn accountant het proces rondom de jaarrekening strak regelt. Maar geef de accountant de kans om de tijd die door die automatisering vrij komt, terug te verdienen met het geven van financiële adviezen.

We moeten niet mee in de race to the bottom. Op de korte termijn is dat misschien goedkoper, maar op de lange termijn heb je behoefte aan mensen die je scherp houden. Aan een goede accountant die je een scherp, financieel advies geeft."