Jaarrekening samenstellen? Reken af met deze 9 efficiency-killers!

Het samenstellen van de jaarrekening zorgt geregeld voor stressmomenten. De administratie die incompleet is, ondernemers die niet bereikbaar zijn om ontbrekende informatie aan te leveren. En dan is er nog de btw-aangifte die de werkdruk een extra zetje geeft. Arjan van Beek heeft 9 efficiency-killers op een rij gezet. Die zijn met de juiste ondersteuning eenvoudig te vermijden. Zo verlaag je de werkdruk en vergroot je het werkplezier. 

Killer 1: Dossier-tegenvallers

Hoeveel tijd gaat er verloren bij de opbouw van de dossiers? In theorie staan alle stukken die je nodig hebt voor het samenstellen van de jaarrekening voor je klaar. In praktijk is de klant te laat met aanleveren en blijkt je data versnipperd over verschillende systemen te staan. Dat kan anders. Met een goed opgezette en veilig gedeelde werkomgeving staat alle over het jaar verzamelde informatie op de juiste plaats. Er gaat geen tijd verloren aan het bij elkaar zoeken van de gegevens, reeds gecontroleerde cijfers zijn eenvoudig te verwerken en informatie die mist, is sneller toe te voegen en kan direct mee in het controleproces. 

Killer 2: Regelgevingsangst 

Jaar op jaar neemt de wet- en regelgeving voor accountants toe. Het is een uitdaging om bij te blijven. Mensen raken bijna verlamd van angst om fouten te maken die naar voren komen als de jaarrekening wordt getoetst. Dat is niet nodig. Software die het samenstellen van de jaarrekening goed ondersteunt, kijkt met je mee. Waar mogelijk wordt vanuit de toepassing gecontroleerd of zaken op de juiste manier zijn ingevuld en of er niets ontbreekt. De beste oplossingen integreren regelgeving in een eigen bibliotheek zodat je de wetteksten vanuit jouw eigen omgeving kunt raadplegen. 

Killer 3: Onnodig werk 

In het kielzog van Killer 2 sluipt onnodig werk mee. De ergste variant doet zich voor bij kantoren die niet in het jaar aan het jaar werken. Die doen al het werk van het voorgaande jaar voor de jaarrekening nog eens dunnetjes over. In de drukste periode van het jaar! Minder erg, maar nog steeds inefficiënt, zijn werkprogramma’s en checklists met overbodige vragen. Een goede oplossing laat je met eigen werkprogramma’s werken en zorgt dat overbodige vragen achterwege blijven. 

Killer 4: Karige koppelingen

Om de jaarrekening samen te stellen, is een koppeling met het boekhoudpakket van de klant onmisbaar. Toch gaat er nog te veel tijd verloren als kantoren werken met een systeem dat niet met alle boekhoudpakketten kan koppelen. Dat is niet meer van deze tijd. Online jaarrekeningsoftware moet kunnen koppelen met alle relevante boekhoudpakketten. 

Killer 5: Slechte security 

Bij slechte security denk je aan datalekken en aanvallen van computercriminelen. Vooropgesteld: daar moet je natuurlijk goed tegen beschermd worden. Maar hoeveel tijd kost jouw security je? Kunnen jouw mensen onderling overleggen en zijn je klanten nog wel naar behoren te bereiken? Goede security beschermt tegen ongewenste handelingen zonder het echte werk te onderbreken. 

Killer 6: Alles moet Q1 gebeuren

In januari is er bij te veel kantoren meer te doen dan op de te-doen-lijsten past. Die druk loopt door tot en met mei. Dan is het iets rustiger. In oktober en december zijn er traditioneel pieken als de uiterste deponeringstermijnen naderen. Die piekdrukte kan omlaag. Met online jaarrekeningsoftware gebruik je controles die je over de loop van het jaar uitvoert om de jaarrekening samen te stellen. Je hoeft niet alles meer in Q1 te doen, maar spreid je activiteiten uit over het jaar.

Killer 7: Iedere klant wil iets anders

De ene jaarrekening is de andere niet. Middelgrote rechtspersonen hebben andere wensen en eisen dan hun kleine tegenhangers. Voor je het weet, heb je voor iedere klant een eigen werkwijze. Dat kan efficiënter. Kies liever voor een oplossing waarin de werkprocessen zich laten schalen naar de wens van de klant. Je blijft met één oplossing op dezelfde manier werken, wat de klant ook wil. 

Killer 8: Oneerlijke werkverdeling

Als je niet ziet wie wat doet, is het moeilijk om werk eerlijk te verdelen. Ga je samenwerken vanuit één omgeving, dan kun je beter overzicht houden op wie welke taken uitvoert. Dat maakt het eenvoudiger om het werk eerlijk te verdelen. 

Killer 9: Geen statusupdates 

Iedereen wil in januari weten wanneer de jaarrekening klaar is. Met online jaarrekeningsoftware zie je wat de status van verschillende lopende samensteldossiers is en kun je beter inschatten hoe lang het nog duurt. Minstens zo handig: omdat je de cijfers het hele jaar door bijhoudt, kunnen jouw klanten een aantal beslissingen ook nemen zonder de jaarrekening af te wachten. 

De grootste efficiencykiller?

We noemen hier 9 efficiency-killers, maar eigenlijk is er maar één echte efficiency-killer: Compilation niet gebruiken. Vanuit één omgeving bedien je met Compilation al je klanten (van groot tot klein), je verhoogt de kwaliteit van je dienstverlening én verlaagt de werkdruk in jouw kantoor. Wil je echt efficiënt werken, dan is het tijd om over te stappen.

Bezoek de productpagina en bekijk hoe Visionplanner Compilation jouw kantoor kan ondersteunen.