Jaarrekening optimaliseren: Arjan's gids in een krappe accountancymarkt

Het groeiende personeelstekort in de accountancysector, versterkt door vergrijzing en dalende aanwas bij opleidingen, zet accountants- en administratiekantoren onder druk. In een markt die om meer accountants vraagt, is efficiëntie cruciaal. Een van de kernprocessen die hierdoor wordt beïnvloed, is het samenstellen van de jaarrekening. Hoe kun je ondanks deze uitdagingen je jaarrekeningproces verbeteren? Arjan van Beek geeft 8 essentiële tips voor optimalisatie.

1. Terug naar de basis

   De jaarrekening is traditioneel het financiële sluitstuk van het boekjaar en vaak het startpunt voor advies. Maar laten we eerlijk zijn, advies over het afgelopen boekjaar had vaak al eerder gegeven kunnen worden. Beschouw de jaarrekening als een verantwoordingsdocument en niet als een adviesstuk.
2. Beperk de inhoud
   
   Veel kantoren zijn gewend om naast de verplichte items ook extra zaken op te nemen in de jaarrekening, zoals kengetallen en resultatenanalyses. Een effectieve manier om je jaarrekening efficiënter te maken, is door je te beperken tot de verplichte informatie. Schrap onnodige toevoegingen en focus op wat echt nodig is.
3. SBR integratie
   
   Voor de uitwisseling van financiële gegevens met instanties zoals de KvK en de belastingdienst is SBR al jaren de standaard. Zorg ervoor dat je software hebt waarin SBR is geïntegreerd. Dit bespaart je tijd omdat je de jaarrekening maar één keer hoeft op te stellen.

4. Alternatieve rapportagevormen

   In situaties waarbij het opstellen van een jaarrekening niet verplicht is, kun je kiezen voor alternatieve rapportagevormen. Denk bijvoorbeeld aan een aangifte-plus rapport voor eenmanszaken en VOF's. Of presenteer de jaarcijfers in een online dashboard voor een snel overzicht.
5. Efficiënt samenwerken 
   
   Goede software kan je helpen om efficiënt samen te werken met collega's en klanten. Dit verkort de doorlooptijd van dossiers en voorkomt dat je steeds opnieuw in de materie moet duiken.

6. First time right 

   Begin pas met het samenstellen van de jaarrekening als alles gereed is. Voorkom dat je het dossier steeds opnieuw moet oppakken. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiënter proces.
7. Kennis van de klant 
   
   Zorg dat je goed op de hoogte bent van je klant. Dit is essentieel voor een efficiënte en risicogerichte aanpak. Houd bedrijfsbeschrijvingen actueel en zorg dat je niet voor verrassingen komt te staan.

8. Wees kritisch 

   Een jaarrekening voor een persoonlijke holding hoeft vaak minder uitgebreid te zijn dan voor een grotere onderneming. Laat de jaarrekening aansluiten op de informatiebehoefte van stakeholders.

Ter afsluiting wil ik een belangrijk advies meegeven aan alle accountants- en administratiekantoren. Het is essentieel om kritisch te blijven op je eigen werkwijzen en routines. Alleen omdat je bepaalde processen al jaren op dezelfde manier uitvoert, betekent dat niet dat dit de meest efficiënte of effectieve manier is.

Laat je uitdagen door partners en tools die je gebruikt. Stel jezelf de vraag: waarom doen we dit zo? Het streven naar uniformiteit, standaardisatie en efficiëntie, mits vaktechnisch verantwoord, kan leiden tot betere resultaten en een soepeler werkproces. Blijf innoveren en jezelf uitdagen voor een toekomstbestendige praktijk.

Kom naar de Compilation Experience

Overstappen op andere jaarrekeningsoftware en opnieuw je processen tegen het licht houden, is een goede stap naar meer tijdwinst. Wij organiseren regelmatig de Compilation Experience op ons kantoor in Veenendaal (uitstekend bereikbaar met de auto en openbaar vervoer). Daar krijg je uitleg van de online jaarrekeningsoftware Visionplanner Compilation en mag je zelf ervaren hoe het werkt. Interessant? Meld je dan aan voor de eerstvolgende bijeenkomst op 16mei