Ik wil niet zulke lange dagen maken

Lange dagen maken als accountant? Dat kan ook anders!

Al een aantal jaar zijn twee dingen waar: de vraag naar accountantsdiensten is te hoog en het aantal accountants is te laag. De oplossing voor veel kantoren bestaat uit ‘schouders eronder en doorwerken’. Kortom: lange dagen maken. Kan dat niet anders? Wij denken van wel.

Dat je jezelf als accountant nooit hoeft te vervelen, weten we allemaal. Maar de maand januari staat op eenzame hoogte qua drukte. Dat is het moment dat de jaarafsluitingen afgerond moeten worden en gelijktijdig de btw-aangiften over periode vier van het jaar ervoor moeten worden ingediend. Daar komt bovenop dat iedereen vanaf januari (het liefste gisteren al) de jaarrekening wil ontvangen. De druk blijft gemiddeld genomen op de ketel tot ergens eind mei de laatste grote stukken de deur uit zijn.

Hoge werkdruk

De hoge werkdruk in combinatie met te weinig personeel heeft gevolgen. Het verloop is hoger dan vroeger en risico’s op beroepsziekten zoals burn-out stijgen. Deze  problematiek speelt zowel bij de Big 4 als bij kleine en middelgrote kantoren. En de druk neemt ook niet af. Dit jaar komen daar ook nog de NOW 5 en 6 berekeningen bij. Die moeten uiterlijk 2 juni aangevraagd worden. Corona is wat dat betreft nog helemaal niet voorbij.

Verzet meer werk met minder mensen

Voor wie zich afvraagt of het mogelijk is om - met de mensen die er zijn - al dit werk goed af te ronden (zonder in te boeten aan kwaliteit), hebben wij goed nieuws. Dat kan! We zijn als beroepsgroep nog iets te trouw aan onze vaste manieren van werken en controleren. Dat betekent dat mogelijkheden om slimmer te werken nog onbenut blijven. De beste manier om tijd terug te winnen is om ‘in het jaar, aan het jaar’ te gaan werken. Je kunt dan met minder mensen en in kortere tijd, kwalitatief hoogwaardiger werk leveren.

In het jaar, aan het jaar werken

Binnen deze methodiek zet je traditioneel projectmatig uitgevoerde taken om in procesmatig uitgevoerde taken. Je verricht over de loop van het jaar handelingen zodanig, dat de administratie samenstelwaardig is. In plaats van het samensteldossier met een schone lei als project te openen en daarbij je eigen werk over dat boekjaar dunnetjes over te doen, is het veel eenvoudiger om de uitkomst van processen over dat jaar samen te brengen en alleen waar afwijkingen zijn grondig te controleren.

Checklists

Visionplanner ondersteunt deze manier van werken. Onze oplossing ligt als een schil over de boekhoudsoftware heen. Jouw mensen krijgen - afhankelijk van het proces dat ze uitvoeren - een slimme checklist met controlepunten die nagelopen moeten worden. Zijn alle vragen naar tevredenheid beantwoord? Dan is dat deel van de administratie doorlopen.

Intelligent vragensysteem

We voegen daar een intelligent te filteren vragensysteem aan toe. Alle vragen waar het antwoord ‘ja’ op is, hoeven niet opnieuw beantwoord te worden. Ook worden vooraf controles uitgevoerd. Je kan daarmee onder meer zaken die vooraf afgesproken zijn, direct afwerken. Blijft de marge afwijking binnen de afgesproken vijf procent? Dan hoef jij daar niet naar te kijken. Andere vragen zijn sinds kort conditioneel te stellen; deze komen bijvoorbeeld alleen naar voren op basis van een ‘nee’ of ‘niet van toepassing’ op een andere vraag. Daardoor zijn checklists nog beter klantspecifiek te maken.

Dashboards

Naast checklists en slimme vragen komen de resultaten van controles met Visionplanner terug in dashboards. Die zijn voorzien van de laatste cijfers rondom een onderneming. Jouw klanten kunnen ze gebruiken om de stand van zaken in de gaten te houden en jouw mensen voeren ze op om advies met cijfers te onderbouwen.

Altijd op de hoogte

Naast deze twee belangrijke taken, geven de dashboards je ook meer tijd om de jaarrekening op te stellen. Jouw klanten kunnen alle informatie die ze nodig hebben het hele jaar door direct uit dashboards halen. De jaarrekening hebben ze niet nodig om financieel inzicht te verkrijgen. Omdat je in het jaar, aan het jaar werkt, weten jouw klanten ook zeker dat de cijfers in de dashboards courant zijn.

Eenvoudig aan de slag met Visionplanner

Eigenlijk is en maar één reden te bedenken om niet over te stappen op Visionplanner: je hebt te weinig tijd voor de implementatie van nieuwe software. Goed nieuws: er is nauwelijks implementatietijd nodig. Om met Visionplanner aan de slag te gaan hoef  je alleen een account te openen. Wij bieden een basistraining, dashboardtraining en jaarrekeningtraining aan voor wie het nodig heeft. Jij maakt de instellingen die je nodig hebt voor jouw klanten en je kan ermee aan de slag.

Haal de druk van je organisatie af

Met Visionplanner haal je de druk van je organisatie af. Jouw mensen kunnen hun taken sneller uitvoeren. Die taken worden ook nog eens interessanter omdat het saaie standaardwerk automatisch wordt uitgevoerd. Dat brengt de rust terug op kantoor. De tijd die je wint, kun je deels benutten om minder lange dagen te maken. Een ander deel geeft je ruimte om de klant weer bij te staan met advies op maat. Redenen genoeg om over te stappen. 

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw kantoor? Neem contact op en wij laten het je graag zien.