Hoe start ik met dashboards

Steeds meer accountants- en administratiekantoren gebruiken dashboards om ondernemers gedurende het jaar de juiste financiële inzichten te geven zodat zij tijdig kunnen bijsturen. Werk je nog niet met dashboards en vraag je je af welke KPI’s je daarin zou willen opnemen? Lees dan snel verder. Dit blog geeft je alle antwoorden.

Welke dashboards zijn er?

Hoewel efficiency en snelheid grote voordelen zijn van het werken met dashboards, bestaat er niet zoiets als one size fits all. Je hebt immers kleine, middelgrote en grote ondernemingen in allerlei sectoren en met elk hun eigen specifieke wensen. 

Gelukkig biedt Visionplanner een uitgebreide bibliotheek met standaarddashboards. Je vindt daar ook branche-specifieke dashboards, ontwikkeld met experts uit de sector en voorzien van benchmarks om prestaties te kunnen vergelijken.

Als je met dashboards start, is onze tip: begin niet te groot. Kies een dashboard uit de bibliotheek en pas die aan met functionaliteiten die voor jouw kantoor of klant relevant zijn. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig kostenplaatsen, prognoses en begrotingen toevoegen. Je werkt dan met een 80% standaard dashboard, waarbij je de laatste 20% specifiek maakt.

De standaard dashboards hebben onderdelen die voor alle klanten gelden. Denk aan omzet en brutomarge, uitgedrukt in bedragen en percentages. Werk je bijvoorbeeld voor een transportonderneming, dan kun je specifieke data toevoegen, zoals het aantal kilometers of gewerkte uren, de kostprijs en omzet per kilometer en de kostenplaatsen en resultaten per vrachtwagen. Dergelijke formules stel je in zoals je dat ook doet bij Excel.

Daarnaast kun je koppelingen maken met bijvoorbeeld een loonpakket. Daardoor kun je data als omzet per gewerkt uur, per fte of per periode toevoegen aan je dashboard.

Naast standaard dashboards en gemodificeerde dashboards bestaat er ook maatwerk.
Deze dashboards bouw je specifiek voor een bepaalde administratie. Het voordeel is dat deze optimaal op de omvang en karakteristieken van je klant is afgestemd. Nadeel kan zijn dat dit dashboard op zichzelf staat en bijvoorbeeld geen automatische updates krijgt die je andere dashboards wel ontvangen.

Neem je klant mee

Hou er rekening mee dat dashboards niet alleen voor jouw kantoor nieuw zijn, maar ook voor je klanten. Vergeet dus niet hen mee te nemen in de stappen die je zet. Bedenk ook dat het niet in een keer compleet af hoeft te zijn. Het mooie van dashboards is dat je er gaandeweg zaken aan kunt veranderen, net zolang tot het voor jou en je klant optimaal werkt.

Zet bijvoorbeeld niet alleen getallen in je dashboards, maar ook grafieken. Ondernemers vinden dat vaak prettiger om te zien. Vraag feedback aan je klant. Communiceer goed, en niet alleen via de mail. Juist in dit stadium zijn gesprekken belangrijk. Want jouw meerwaarde zit ‘m in de techniek van het dashboard én jouw expertise. Op die manier haal je op termijn ook meer werk uit klanten.

Vraag je klant ook gerust om zelf bepaalde gegevens in te vullen. Zo went hij het snelst aan het dashboard en groei je samen naar een vorm die voor alle partijen het beste werkt.

De praktijk leert dat als je de financiële kant van een onderneming combineert met de organisatorische kant, je de beste inzichten naar boven haalt. Zo geef je echt invulling aan jouw rol als business partner van je klant.

Ondersteuning

Je hebt het al druk genoeg en wilt niet te veel tijd kwijt zijn met het onder de knie krijgen van je dashboards. Daarom helpt Visionplanner je op verschillende manieren. We bieden 
e-learning trainingen, video’s en webinars. Er zijn Customer Support Consultants die je helpen je eerste dashboard in te richten. Kies een onboarding pakket op maat voor jouw situatie en je bent snel aan de slag.

De eerste 3 tot 6 maanden van de onboarding periode heb je toegang tot alle dashboards en licenties. Je kunt dus mooi uitproberen wat voor jouw kantoor werkt. Daarna kies je welk maandelijks abonnement het beste past. Maar ook daarna kun je natuurlijk nog steeds aanpassingen doorvoeren binnen je dashboards.

Optimaliseren

Werken met dashboards betekent voortdurend optimaliseren. Dat doen wij vanuit Visionplanner met updates over bijvoorbeeld wet- en regelgeving. Dat doe jij vanuit je kantoor met klant specifieke functionaliteiten. En dat doe jouw klant vanuit zijn of haar administratieve behoeften.

Kennismaken met dashboards?

Dashboards en KPI’s bieden je vele voordelen. Je hebt sneller de tussentijdse cijfers, waardoor je eerder kunt bijsturen en geen piek hebt tijdens de periode rond de jaarrekening. Dashboards zijn efficiënt waar het kan en diepgaand en uitgebreid waar dat nodig is.

Het loont dus zeker de moeite om eens kennis te maken met de dashboards van Visionplanner. Tijdens een vrijblijvend gesprek met een van onze adviseurs ontdek je wat Visionplanner voor jouw kantoor kan betekenen.

Wil je meer weten over het inzetten van dashboards en het maken van prognoses? Bekijk dan onze webinarserie over dashboards terug via onderstaande button.