(Door Arjan van Beek, Productspecialist bij Visionplanner)

Zo bereik je niks.

Wil je wat bereiken dan zul je doelen moeten stellen. Dat geldt voor alles in het leven. Op het moment van schrijven van deze blog zijn de olympische spelen nog in volle gang. De eerste gouden plakken zijn al verdeeld. De winnaars hebben één ding gemeen. Ze hebben jaren toegewerkt naar dit einddoel en plukken daarvan nu de vruchten. Jij wilt vast ook zo’n winnaar zijn. Daarom geef ik een aantal tips voor een succesvol voortbestaan van je kantoor.

Stel doelen samen met je klanten

Ondernemers die bewust sturen op een begroting zijn succesvoller. Door gerealiseerde resultaten continu af te zetten tegen een begroting blijkt gedurende het jaar al waar actie nodig is om de gestelde doelen te behalen. Veel ondernemers zijn zelf niet in staat om een realistische begroting op te stellen. Nodig daarom je klant uit op kantoor en stel samen een begroting op. Door samen met je klant in gesprek te gaan over zijn doelstellingen ben jij als accountant ook direct op de hoogte van de ambities van je klant. Een typisch geval van een win-win situatie.

Meet de behaalde resultaten

Door gebruik te maken van KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren; een soort ‘rondetijden’) ben je in staat om te meten of de beoogde doelstellingen behaald worden. Ga met je klant in gesprek en kom erachter welke factoren indicatief zijn voor de prestaties van de onderneming. Meten is weten!

Deze KPI’s zijn lang niet altijd financieel van aard. In een goede managementrapportage worden financiële en niet-financiële aspecten bij elkaar gebracht. Een schilder doet het goed als zijn planning vol zit en het rendement per gewerkt uur voldoende is. Een callcenter wil bijhouden wat de conversie is per gebeld uur en de klanttevredenheid. Vaak bepaalt de branche de KPI’s, dus verdiep je hierin. Dan heb je meteen voor al je klanten in eenzelfde segment de rapportage (gebruik een sjabloon).

Planning

Accountants laten zich vaak leiden door de waan van de dag. De jaarrekening moet af en aangiftes moeten op tijd ingediend worden. Daardoor schieten dingen als het maken van een begroting en het maken van afspraak met de klant er snel bij in, want dat zijn geen urgente dingen. Maar ze zijn wel belangrijk. Voor de klant hebben ze meer waarde dan de jaarrekening!

Maak daarom een planning waarin je ruimte vrij houdt voor dit soort zaken. Je klanten zullen het waarderen, ook al is het misschien niet iets waar ze zelf om vragen. Door het maken van een planning maak je ook inzichtelijk hoeveel tijd je precies tekort komt. Wellicht loont het de moeite om een extra assistent aan te nemen voor het productiewerk zodat je specialisten meer toegevoegde waarde kunnen leveren aan je klanten. Begin met 1 specialist hiervoor wekelijks 1 dag vrij te maken. Evalueer na 2 maanden en laat je verrassen!