Speel mee in de Champions League met je kantoor!

Door Adriaan Heijboer, adviseur bij Visionplanner.

Voetbal en accountancy…wat zijn de raakvlakken? Zijn er eigenlijk überhaupt wel raakvlakken? Jazeker! Kijk maar eens naar de processen. Want of je het nu over een voetbalteam hebt of over een team medewerkers van een accountants- of administratiekantoor, optimale prestaties komen niet vanzelf. Daarvoor moet je meerdere schakelaars op groen zetten. Wil je als kantoor meespelen in de ‘Champions League’? Formeer dan eerst je winning team!

Laten we vanaf de zijlijn eens kijken welke uitdagingen je als accountants- of administratiekantoor hebt om op Champions League-niveau te kunnen spelen. Die uitdagingen liggen op het niveau van het team, coaches, de opstelling, het veld, het spel, het doel en het publiek.

Winning team

Elk voetbalteam bestaat uit unieke spelers. Een winnend team bestaat uit de juiste mix van aanvallers, verdedigers en middenvelders, die ook nog eens uitblinken in hun eigen ‘discipline’. Helaas slagen veel ‘accountantsteams’ er onvoldoende in om genoeg interne diversiteit aan te brengen. Daardoor zie je regelmatig kantoren met een oersterke verdedigingslinie en een zwakke voorhoede. Maar onevenwichtige teams kunnen geen topprestaties leveren, laat staan dat ze supporters uit hun dak kunnen laten gaan van blijdschap. Een krachtig accountantsteam kent daarom een uitstekende balans tussen ‘aanvallers’ en ‘verdedigers’, jong en oud, man en vrouw. Ieders talenten en capaciteiten worden benut en medewerkers worden aangemoedigd om te excelleren op de terreinen waar ze nu al heel goed in zijn. Dit zijn ook kantoren die het besef hebben dat ‘een zesje’ met veel krachtsinspanning hooguit een zeven wordt, maar nooit een negen. Probeer dus van verdedigers geen spitsen te maken. En geef spitsen geen basisplaats achterin.

Coach en opstelling

Elk team heeft een coach nodig om optimaal te kunnen presteren. Waar het in de voetbalwereld wemelt van de verschillende soorten (assistent-)trainers en ondersteunende fysiotherapeuten, wordt het op veel accountantskantoren toch een beetje stil langs de lijn. De diversiteit aan ‘coaches’ is daar beduidend minder. Onduidelijk is soms wie de eindverantwoordelijkheid heeft en welke kant het allemaal op moet. Te weinig sturing, te weinig coaching op de man. Daarnaast speelt de opstelling een belangrijke rol. Voetballers spelen vanuit een overdachte opstelling, maar accountantsteams spelen regelmatig vooral op hun eigen speelhelft met een overdosis verdedigers. De vraag is dus: heeft jullie team wel een krachtige opstelling? En weet je dat zeker?

Het veld op (organisatiestructuur)

Profvoetballers laten voetballen in een weiland zonder lijnen werkt niet. Er is een goed onderhouden speelveld nodig, met een duidelijke structuur en belijning. Dat is nodig om spelers hun positie te laten innemen binnen de afgesproken opstelling. Elke speler kent zijn positie en taak binnen de lijnen. Accountantskantoren moeten vergelijkbare lijnen uitzetten – op hoofdniveau. Pas als die structuur staat, kunnen spelers meer vrij spel krijgen – lees: meer creativiteit aanwenden. Zijn die lijnen fuzzy of afwezig? Dan kies je als kantoor bewust dan wel onbewust voor onrust, frictie en onzekerheid.

Spel en doel

Bij voetbal is het de bedoeling om te scoren door de bal over te spelen. Goed en tijdig overspelen binnen je accountantsteam zorgt voor extra meerwaarde (entertainment) voor je klant. Het overspelen zorgt voor bundeling van alle kwaliteit op een kantoor. De vraag is daarmee: overtuig jij je bestaande en nieuwe klanten met attractief ‘voetbal’? Bereik jij je klant met concrete tips en tricks waar hij of zij mee kan scoren? Winnen doe je door meer te scoren dan je tegenstander. Dat doel hebben voetballers en accountants- en administratiekantoren met elkaar gemeen. Hoe je als team op elkaar inspeelt, bepaalt uiteindelijk het resultaat.

Zie het doel van je klant

Maar weten al je collega’s wel wat het collectieve doel is? Het gaat om meerwaarde creëren, niet om meer van hetzelfde. Vergelijk het met een afgeladen stadion, omdat twee goede teams het duel met elkaar aangaan. De supporters komen voor doelpunten, acties, overtredingen, etc. Ze komen omdat ze verwachten dat er iets gebeurt! En dan even terug naar de kantoorpraktijk: je klant moet echt iets aan je product of dienst hebben, het moet hem iets brengen. Daarom hoort een jaarrekening ook geen doel op zich te zijn. Dat is namelijk een laagfrequent product met een retrospectief karakter. Een product dat je klant niet helpt om realtime bij te sturen en de vinger aan de pols te houden. Je gaat pas scoren als je ziet wat het doel van je klant is: realtime grip op zijn business – door realtime grip op zijn cijfers – en daardoor weten waar hij naartoe wil. Kortom, tune in op meerwaarde. Win the game!

Kun je je – alhoewel ik aardig heb gegeneraliseerd – vinden in deze vergelijking? Aarzel dan niet, maar neem contact met me op om hierover te sparren. adriaanheijboer@visionplanner.com