Efficiënt samenstellen

Efficiënt samenstellen is iets waar vrijwel ieder kantoor naar streeft. Ik durft te beweren dat als we in een enquête zouden uitvragen hoe belangrijk efficiënt samenstellen is, op een schaal van 1 tot 5, dat de gemiddelde score een 6 zou zijn. Zo belangrijk vinden we efficiënt samenstellen!

Toch neem ik dit met een korreltje zout. De indruk die ik krijg is namelijk dat kantoren vooral willen blijven doen want ze al jarenlang doen, maar dan sneller. Dat snap ik wel, want dat dat voelt vertrouwd en geeft zekerheid. En laten we eerlijk zijn. Dat kan ook gewoon. De afgelopen jaren hebben we behoorlijk wat van de werkzaamheden op kantoren verder kunnen automatiseren.

Maar ergens gaat dat automatiseren natuurlijk wel een keer ophouden. Naast het automatiseren van werkzaamheden zullen we ook moeten kijken of we het samenstelproces efficiënter kunnen maken. Je kunt je daarbij afvragen of het noodzakelijk is dat we nog steeds hetzelfde doen als twintig jaar geleden. 

Bij veel kantoren is de financiële administratie in grote mate geautomatiseerd. In veel boekhoudpakketten worden automatisch al aansluit controles uitgevoerd. Daardoor is het in veel situaties geoorloofd om te vertrouwen op de kwaliteit van de administratie en bepaalde controles bij het samenstellen van de jaarrekening niet nog een keer extra uit te voeren ‘zodat het maar is vastgelegd’. Bij Visionplanner leggen we de focus op de vastlegging van hetgeen noodzakelijk is, wat resulteert in een flinterdun dossier en een efficiënt samenstelproces.

De jaarrekening kun je ook op die manier bekijken. Wellicht ben je vanuit het verleden gewend om voor alle klanten een rapport op te stellen met uitgebreide toelichting en specificaties van balansposten. Voor een deel van de klanten biedt dat ook het gewenste inzicht. Maar er zijn vast ook klanten die daar helemaal geen waarde aan hechten. Die klanten kun je beter een beknopte jaarrekening geven, aangevuld met een maandelijks dashboard.

De echte tijdsbesparing ga je vooral behalen door je huidige werkzaamheden eens kritisch tegen het licht te houden. Wie echt efficiënt wil samenstellen moet de kunst van het weglaten goed beheersen.

Wil je weten hoe Visionplanner invulling geeft aan efficiënt samenstellen? Download dan onze interactieve brochure: