8 tips om het ziekteverzuim in je kantoor terug te dringen

Het ziekteverzuim in de financiële dienstverlening blijft stabiel, meldt het CBS. In het eerste kwartaal van 2023 lag het op 3,4%, hetzelfde als in dezelfde periode een jaar geleden. Kan de vlag uit? Zeker niet. In de jaren daarvoor was het verzuimpercentage 2,8%. In de zomerperiode is het bij veel kantoren wat rustiger. Dat is een ideale tijd om te bedenken hoe het verzuim verder omlaag kan. Arjan van Beek geeft 8 tips die je op weg helpen.

1. Maak de administratie up-to-date

Bij veel kantoren geldt nog steeds het principe "u vraagt en wij draaien". De accountant begint pas te werken als de klant iets nodig heeft. Met de moderne tools en technieken van tegenwoordig is het echter gemakkelijk om de administratie bijgewerkt te houden. Zo verlaag je de werkdruk op je mensen. Dat is goed voor de gezondheid.

2. Verschuif eindejaarswerkzaamheden naar voren

Probeer de werkdruk te verlichten door gedurende het jaar al aan de jaarrekening te werken. Huh, denk je wellicht. Maar het is simpel en verlaagt de werkdruk. Door alles up-to-date te houden en tijdens het jaar aan je dossiervorming te werken, kun je aan het eind van het jaar sneller werkzaamheden zoals de jaarrekening afronden. Je hoeft dan niet alle posten na te kijken. In plaats daarvan ga je risicogericht samenstellen en besteed enkel tijd aan de posten die extra aandacht behoeven.

3. Wees kritisch op wat je doet

Natuurlijk wil je jouw klanten optimaal bedienen, maar dat betekent niet dat je alles voor hen moet doen. Moet er een jaarrekening worden opgesteld omdat de wet dit voorschrijft? Prima, maar neem dan alleen verplichte informatie op in het verslag en laat de rest achterwege. Dan wordt de jaarrekening pas echt eenvoudig.

4. Zorg voor de juiste mensen met de juiste taken

Je kunt niet overal goed in zijn, en dat kun je ook niet verwachten van jezelf of collega's. Het sparren met klanten op ondernemersniveau vereist andere vaardigheden dan het uitwerken van een kolommenbalans. Ontdek ieders sterke en zwakke punten, evenals de uitdagingen en valkuilen. Door elkaar echt te leren kennen, kun je inspelen op ieders capaciteiten, vaardigheden en persoonlijkheid en een efficiënt team vormen. Je kunt bijvoorbeeld een persoonlijkheidstest gebruiken om dit te bereiken.

5. Creëer een goede werksfeer

Langdurige stress is fnuikend voor de gezondheid. Uiteraard kan je stress nooit helemaal vermijden. Vooral niet aan het begin van het nieuwe jaar wanneer er veel jaarrekeningen en aangiftes moeten worden gemaakt. Zorg er echter wel voor dat je aan elkaar laat zien dat je klaarstaat voor elkaar, elkaar waardeert en respecteert. Geef voldoende vertrouwen en ruimte om ‘nee’ te kunnen zeggen. ‘Nee’ zeggen is voor veel mensen net zo moeilijk als taken delegeren. Dit geldt met name voor jonge medewerkers die naast hun werk nog studeren, waardoor ze veel druk ervaren. Vooral in het voorjaar, wanneer de werkdruk hoog is. Maak van tevoren een realistische planning om een efficiënte werksfeer te creëren en ervoor te zorgen dat je niet te veel taken hebt, zodat je jouw tijd productief kunt besteden aan jouw prioriteiten. Investeer ook in de onderlinge relaties met collega's. Door elkaar beter te leren kennen en positieve herinneringen samen te maken, versterk je het team.

6. Delegeer

Je kunt niet alles zelf doen, dat is logisch. Toch blijkt delegeren vaak moeilijk te zijn. Delegeren brengt immers risico's met zich mee. Door verantwoordelijkheid te geven, versterk je de teamsfeer en bevorder je de persoonlijke groei van jouw collega's. Collega's zijn niet zonder reden aangenomen; vertrouw erop dat zij gekwalificeerd genoeg zijn om taken goed uit te voeren. Houd rekening met hun vaardigheden en delegeer de juiste taken aan de juiste mensen. Zorg ervoor dat jij niet degene bent die het proces tegenhoudt.

7. Waardeer en beloon

Een eenvoudig "dankjewel" wordt vaak onderschat. Als je waardering krijgt, stimuleert dit om betere en consistente prestaties te leveren. Laat anderen weten dat je hun inzet niet als vanzelfsprekend beschouwt; dit geeft motivatie een boost.

Tip: Je kunt waardering materieel (bijvoorbeeld salarisverhoging of bonus) en immaterieel (complimenten) tonen. Onderzoek toont aan dat een immateriële beloning, zoals complimenten, veel effectiever is.

8. Prioriteer en stel deadlines

Vooral aan het begin van het nieuwe jaar kan de hoeveelheid werk overweldigend zijn. Blijf prioriteiten stellen om te voorkomen dat je gedurende het hele jaar achter de feiten aanloopt. Zorg voor een goede planning en bereid alles op tijd voor. Stel deadlines voor jezelf, collega's en klanten. Verdeel grote opdrachten in kleine taken en geef ze labels als ‘urgent’ of ‘niet urgent’ en ‘belangrijk’ of ‘onbelangrijk’. Volg gewoon jouw planning in de juiste volgorde en delegeer taken wanneer nodig.

Meer tips voor minder ziekteverzuim?

Verhoging van de kwaliteit van de werkzaamheden, verhoogt de klanttevredenheid. We hebben een handig e-boek samengesteld met aandachtspunten om de kwaliteit van de samensteldossiers te vergroten. Hebben? Druk op onderstaande button.