5 verrassende resultaten uit de werkprogramma-functionaliteit.

Administratie- en accountantskantoren lijken zich steeds meer te focussen op de inrichting van interne processen. Niet alleen omdat dit tot consistente (en voorspelbare) kwaliteit leidt maar ook omdat het schaalbaarder is. Belangrijke onderdelen van processen zijn vervat in werkinstructies of werkprogramma’s of checklists. En een werkprogramma lijkt basaal, maar als het een paar honderd keer per jaar wordt uitgevoerd, wordt het ineens interessant om er goed naar te kijken.

Visionplanner biedt in haar administratiedossier ook een werkprogramma-functionaliteit. Om deze optimaal te laten functioneren, kijken we met regelmaat naar hoe die wordt gebruikt. Hieronder lees je een aantal observaties die je wellicht helpen om je eigen processen te optimaliseren.

Voor deze analyse hebben we een deelverzameling van 450.000 vragen geanalyseerd. Een groot gedeelte van de vragen komen uit werkprogramma’s die worden gebruikt voor BTW aangiftes, tussentijdse cijfers en samenstelwaardigheid. Daarnaast bevat de populatie ook checklists voor compliance of adviesopdrachten. Dit is echter (nog wel) de minderheid van de vragen.

Hier vind je de vijf meest in het oog springende resultaten van onze analyse

1. Omvang

Een gemiddelde checklist heeft 31 beantwoorde vragen van gemiddeld 38 vragen. De lengte van een checklist kan oplopen tot bijna 90 vragen. Dit zijn de aantallen nadat Visionplanner de niet relevante vragen voor je heeft verwijderd. Of dit veel of weinig, valt eigenlijk moeilijk te zeggen. Wel is het duidelijk dat checklists voor samenstelwaardigheid in de regel meer vragen hebben dan die voor tussentijdse cijfers.

2. Frequentie

Ongeveer de helft van de checklistvragen heeft betrekking op het hele jaar. De andere helft wordt uitgevoerd in checklists die per maand (40%) of kwartaal (9%) worden uitgevoerd. Deze verdeling zou te maken kunnen hebben met een seizoenspatroon maar wellicht is het ook een reflectie van de hogere frequentie waarmee kantoren hun tussentijdse cijfers beschikbaar stellen.

3. Automatische beantwoording van vragen

Ongeveer 8.000 vragen zijn automatisch beantwoord. Deze feature is medio december geïntroduceerd en sindsdien is bijna 9% van de vragen automatisch beantwoord. Een substantiële tijdsbesparing dus.

4. First time right

Bij 68% van de checklists hebben we vastgesteld dat deze in één dag worden afgehandeld. In 19% van de gevallen is dat twee dagen. De rest van de checklists wordt dus in 3 of meer dagen afgerond. Gezien het feit dat elke keer dat een dossier opnieuw wordt geopend, leidt tot ineffiency, lijkt mij dit een vrij hoog percentage.

5. Doorlooptijd

Een belangrijke indicator voor efficiency is doorlooptijd. We hebben gekeken naar het verschil tussen de tijd waarop de eerste vraag en de laatste vraag werden beantwoord (alleen voor checklists die volledig en op één dag zijn afgerond). De uitkomsten variëren enorm. De snelste checklist is in 13 seconden afgerond terwijl de langzaamste checklist ruim zes uur heeft opengestaan. Of daar ook zo lang aan is gewerkt is helaas niet meetbaar. We denken echter wel dat dit belangrijke indicatoren voor focus en efficiency zijn.

Tot zover.

We blijven werken aan deze analyses zodat we het product kunnen blijven verbeteren. Ben je ook gebruiker van het administratiedossier en wil je graag weten hoe dit voor jouw kantoor uitwerkt, laat het mij dan weten via jorisjoppe@visionplanner.com

Maak je nog geen gebruik van het Visionplanner Administratiedossier?

We hebben een whitepaper opgesteld waarin we de toegevoegde waarde belichten van het administratiekantoor voor de verschillende rollen binnen een accountantskantoor.