5 confronterende inzichten

 Eind vorig jaar waren de Visionplanner klantendagen. We ontvingen meer dan 800 gebruikers en bespraken onze toekomstvisie. Daarnaast presenteerden we waar we de afgelopen periode aan gewerkt hebben. Functionaliteiten die je de komende tijd zal kunnen gaan gebruiken.

We legden onze gebruikers ook een aantal vragen voor. Uit de resultaten daarvan haal ik vijf confronterende inzichten en conclusies. Vanzelfsprekend zal dit niet voor alle kantoren gelden. Zie het als een spiegel die je voorgehouden wordt.

Heb je het wel op orde? Mooi! Ga zo door.

Herken je je in 1 of meerdere inzichten? Werk aan de winkel. Als je daarbij hulp nodig hebt, denk ik graag met je mee. 

1. Je werkt de administratie bij. En dan?

95 procent van alle administraties wordt op kwartaalbasis bijgewerkt, al is het maar voor de BTW. 50 procent van alle administraties wordt zelfs compleet bijgewerkt ieder kwartaal.

En dan? Wat doe je dan? Ja, de BTW aangifte. Maar er is zoveel meer. Je hebt tijd, zorg en aandacht besteed aan een juiste administratie. Houd je dan vervolgens waardevolle informatie achter voor de ondernemer? Daar ligt een kans! Uit de reactie van de kantoren blijkt dat het merendeel van alle kantoren (54%) slechts 25% van hun klanten een dashboard aanbiedt. Dat betekent dat vrijwel alle administraties zijn bijgewerkt op kwartaalbasis maar slechts een klein deel van de ondernemers inzicht krijgt in het functioneren van hun organisatie.

Daar ligt niet alleen een advieskans maar mogelijk zelfs een plicht. Je wilt toch dat je klanten weten wat er speelt en waar ze op in moeten spelen. Ze hebben jou nodig voor duiding en advies. Vraag je klanten maar eens of ze de jaarrekening willen inruilen voor kwartaalcijfers.

Laat zien wat je allemaal doet voor de ondernemer! Ga met je klant in gesprek wat het inzicht hem te zeggen heeft. Een groenteboer legt toch ook niet zijn lekkerste en mooiste appels in het magazijn tot de klant er om vraagt. Wees trots en verras de ondernemer met inzicht zodat hij meer grip en daardoor meer rendement krijgt.

2. Je onderscheidt je niet met de jaarrekening

Onderscheidend zijn met de jaarrekening. Klinkt bijzonder is het niet? Uit het onderzoek wat we deden onder accountants blijkt dat 52% aangeeft zich niet te kunnen onderscheiden met de jaarrekening. Al jaren wordt geroepen dat de jaarrekening een commodity is. Dat wordt hier bevestigd.

Dan is het vreemd dat het merendeel van de (schaarse!) tijd opgaat aan het maken van dit product -  wat geen onderscheidend vermogen heeft. Als je hier over nadenkt wil je toch geen seconde meer in de jaarrekening investeren dan wat strikt nodig is om aan de wet te voldoen? Toch ligt bij veel kantoren de focus nog steeds op het proces rond de jaarrekening. Zou het niet mooi zijn als we die focus verleggen naar betrouwbare stuurinformatie die het hele jaar door beschikbaar is? Kan je je daarmee onderscheiden? Zeker! Het is een mooi uitgangspunt om je te toegevoegde waarde te onderstrepen tijdens een gesprek met de ondernemer.

Ben je toch van mening dat jij je kan onderscheiden met je jaarrekening? Ik ben benieuwd hoe. Is jouw jaarrekening mooier? Dikker? Duurder? Afgezien van of dat het geval is (ik geloof je wel); ben ik erg benieuwd of je klant dat ook belangrijk vindt. Je klant denkt immers niet in bestede uren en een mooi rapport. Het enige onderscheid wat je wat mij betreft kan maken is de aandacht die je hebt voor de klant tijdens het bespreken van de cijfers. Maak je van het bespreken van de cijfers er een feestje van voor de ondernemer? Hang slingers op en verras de ondernemer eens met kwartaal/maandcijfers. Wie weet mag je vaker feest komen vieren.

3. Efficiency of klantrelatie?

Meer dan 60 procent van de respondenten ziet Visionplanner meer als middel voor je efficiency en minder als middel in de klantrelatie. De vraag is echter wat je drijft. Als het goed is, is dat het belang van je klant. Relatie dus. Visionplanner helpt je met beide, door slimme processen en standaarden (checklists, presentaties, financieel verslag). Door standaardiseren creëer je kwaliteit en tijdswinst die je omzet in aandacht voor de klant. Waarmee Visionplanner de tool wordt voor de klantrelatie omdat je ook je proces beter en efficiënter inricht.

Probeer de komende periode de klant meer centraal te stellen tijdens het gesprek. Dan wordt onderscheiden ook makkelijker.

4. Afboeken op de klant of op de relatie?

Je boekt nog wel veel af. 41% van de respondenten boekt meer af dan 5%. Bovendien denk ik dat veel kantoren niet exact op de hoogte zijn van het daadwerkelijke percentage. De uren waar het meest op afgeboekt wordt zijn de adviesuren. Als het advies al niet in reguliere uren wordt gegeven. Hierin is communicatie het sleutelwoord.

Afboeken duidt op een inefficiënt proces of onduidelijkheid rond de facturatie. Zorg dat je proces duidelijk en overzichtelijk is. Dan weet je waar je afboekt. Een gestandaardiseerd proces helpt daarbij. Veel kantoren laten het proces afhangen van de klant maar brengen inefficiëntie (afboeken) niet in rekening bij de klant vanwege de gemaakte prijsafspraken. Een relatie die geld kost moet indirect wel veel opleveren om het interessant te houden. Weten je klanten ook dat je af moet boeken op hen? Ga het gesprek niet uit de weg en communiceer duidelijker vooraf. Je hebt toch je werk gedaan voor de klant? Of wist je klant niet dat je voor hem aan de gang was en wat het je aan tijd kost? Dan is het goed dat hij het gaat weten.

5. Gelijkblijvende omzet?

Van de respondenten gaf 40% aan dat de omzet het afgelopen jaar gelijk is gebleven. Omzet aanwas door nieuwe klanten mocht niet mee worden gerekend. De vraag is echter of het rendement wel gestegen is. Een hoger rendement kan door een efficiënter ingericht proces.

Ik vind het zorgelijk dat er niet meer omzetstijging is vanuit bestaande klanten. Dat betekent dat er ondanks de economische hoogconjunctuur niet meer advies wordt gegeven. Daar waar de meeste ondernemers in deze tijd druk in de weer zijn met hun expansiedrift. Dat betekent dat ze je niet nodig hebben bij hun groeiplannen of dat je de signalen voor advies niet herkent.

Zorg dat je weet wat er speelt bij de klant. Monitor je klanten gedurende het jaar en informeer naar de doelen van de ondernemer. Dan kan het niet anders dan dat er vragen op komen bij de ondernemer.

Daarbij kun je stellen dat als je niet in staat bent geweest het afgelopen jaar omzet te plussen bij bestaande relaties je een (opportunity) verlies hebt geleden. De uren die je te besteden hebt zijn immers beperkt. Probeer de uren die je steekt in de zaken die moeten voor de ondernemer te minimaliseren zodat je ze in kan ruilen voor waardevollere adviesuren.

Hoewel de praktijk (hopelijk) wat weerbarstiger is dan de uitkomst van de enquête biedt het je wel een spiegel.

Herken je je in 1 of meerdere inzichten? Visionplanner kan je helpen bij een efficiënte en gestandaardiseerd proces. Zien hoe?