100 argumenten om iets niet te doen.

Het woord ‘evolutie’ is afgeleid van het Latijnse werkwoord evolvere. betekent letterlijk "zich ontrollen". Bij mij geeft dat een gevoel van langzame maar gestage aanpassing aan nieuwe omgevingsfactoren. Niet direct iets dat past bij dit tijdperk van technologische vooruitgang. Dat wordt soms pijnlijk duidelijk bij de implementatie van nieuwe software en het veranderingsproces dat daarbij hoort.

Verandering gaat namelijk niet altijd van harte. 

Het is makkelijk om ‘weerstand tegen verandering’ dan als oorzaak aan te wijzen. Terwijl je had kunnen voorspellen dat medewerkers niet zo goed reageren op dergelijke schokkende wijzigingen in hun werkprocessen. Als je verantwoordelijk bent voor software implementatie, is het dus zaak dat obstakels voor adoptie zoveel mogelijk worden geëlimineerd. Uiteraard zijn de keuze voor de juiste software en bijbehorende training randvoorwaardelijk. Maar nog belangrijker is wellicht om de organisatie warm te maken voor iets nieuws. 

Draagvlak creëren dus. Het zou pretentieus zijn om te veronderstellen dat we weten hoe dat voor jouw organisatie werkt. Ieder team is tenslotte anders en de ene verandering is de andere niet. Een magische knop is er dus niet maar je hebt wel wat gereedschap waar je uit kunt kiezen. 

1. Zo kun je veranderingen koppelen aan een hoger doel van de organisatie - noemt het de missie of, als je Engels interessanter vindt, ‘purpose’. Dat klinkt vaag maar casestudies hebben bewezen dat medewerkers daar vaak bevattelijk voor zijn.
2. Ook participatie is een belangrijk element voor acceptatie. Dat klinkt natuurlijk typisch Nederlands maar ook hier is wel onderzoek naar gedaan. Betrek mensen bij de besluitvorming voor nieuwe applicaties en de kans is groter dat de verandering wordt omarmd. 
3. Als je het allemaal wat minder zweverig aan wilt pakken, kun je natuurlijk ook gewoon communiceren over de voordelen van verandering. Dat kan je natuurlijk in platte euro's of in tijdsbesparing uitdrukken. Sommige mensen zijn daar gevoelig maar rationele argumenten hebben soms verrassend weinig effect. Boze stemmen beweren dat dit komt omdat die euro’s of tijdsbesparing niet op het konto van medewerker zouden komen. Te makkelijk en tegelijkertijd is verandering soms ook in het eigenbelang van de medewerker. In onze sector: als je al jaren facturen met hand zit in te boeken of dagafschriften over zit te typen, doe je er goed aan te veranderen anders bestaat het kantoor straks niet meer. . 
4. En natuurlijk: goed voorbeeld doet volgen. Als medewerkers zien dat het management zelf de verandering niet omarmt, is dat rechtvaardiging voor iedereen om het niet te doen.
5. Je zou het bijna vergeten maar mensen moeten natuurlijk wel de capaciteit hebben om te veranderen. Training lijkt logisch maar daar stopt het niet. Het vermogen om iets nieuws te leren of een routine af te leren, is niet geregeld met een middagje workshoppen of een e-learning. Herhaling en begeleiding lijken hierbij cruciale concepten. 
6. Een open deur maar communicatie is uiteraard cruciaal. Eén keer zenden is echt niet voldoende. Het moet een dialoog zijn die zich niet beperkt tot de noodzaak voor vernieuwing. Breek in de communicatie de verandering op in kleine brokken en probeer die zoveel mogelijk te relateren aan de bestaande situatie. Dan is de kans groter dat de boodschap (op de juiste plek) landt.

Zomaar wat pointers die bijdragen aan effectieve verandering. Grondgedachte is wel dat de impact van iets nieuws zoals software of nieuwe werkprocessen niet onderschat moet worden. Een goed plan helpt bij snellere adoptie en een betere organisatie. 

Uiteraard is acceptatie van software en verandering net zo goed een uitdaging voor softwareleveranciers als voor kantoren. Daarom proberen we daar zo goed mogelijk rekening mee te houden bij de ‘onboarding’ van nieuwe klanten en gebruikers. En als het dan toch niet lukt, kun je altijd nog de deur naar ‘het oude’ dichtzetten. Legacy applicatie? Stekker eruit. Paperless office? Kopieerapparaat weg. Gewoon ‘cold turkey’ - kijken of dat beklijft.

Onboarding Visionplanner

Als je als accountants- of administratiekantoor aan de slag wilt met Visionplanner, start je met een onboardingtraject. De ideale start voor kantoren! Tot nu toe boden we onze nieuwe klanten alleen trainingen aan. We merkten echter dat onze klanten dan nog teveel zelf uit moesten zoeken en te snel afhaakten. Dit past niet bij onze visie. Onze visie is namelijk dat we het kantoorproces willen standaardiseren, zodat er vanuit een efficiënt en overzichtelijk proces gekomen wordt tot goede cijfers. Vanwege het efficiënte werken houden kantoren dan tijd over voor extra dienstverlening aan ondernemers. We nemen je graag bij de hand. Download de brochure voor meer informatie over het Visionplanner onboardingstraject.